La metodología ASAP
1. La metodología de implementación Accelerated SAP (ASAP)
La metodología de implementación ASAP, fue diseñada por SAP para ayudar a sus clientes y partners (consultoras) a realizar una implementación rápida y de bajo costo.
La metodología ASAP permite:
- Minimizar el tiempo requerido entre la instalación y el arranque productivo
- Maximizar la utilización de los recursos de los clientes y de los partners
- Incorporar un esquema de entrenamiento orientado a procesos
- Obtener resultados en un “modelo de procedimientos” que puede ser usado en otras implementaciones en el cliente
- Involucrar y lograr una pronta aceptación del sistema por parte de la comunidad de usuarios
La metodología ASAP contempla las siguientes fases y entregables
- Preparación del Proyecto
- Diseño del Proyecto (equipos de trabajo, tareas, recursos, tiempo, metodología)
- Definición de Estructuras Organizativas
- Definición de Procesos Funcionales
- Definición de Datos Maestros
- Documento Plano de Negocios (Business blueprit)
- Realización
- Parametrización del Sistema
- Sistema configurado aprobado
- Preparación Final
- Usuarios entrenados y sistema productivo preparado
- Arranque Productivo y Soporte
- Ingreso en Productivo
- Temas pendientes cerrados
Fase I: La preparación del proyecto
Durante esta fase:
· El equipo de proyecto se entrenará en los fundamentos de SAP ERP y en el mapa de procedimientos de ASAP
· Se completará el plan de proyecto de alto nivel y se revisará el esquema del hardware necesario
· Se da inicio oficial al proyecto con una reunión de lanzamiento, con la participación no solo del equipo del proyecto y los consultores del implementador, sino también con la participación de otros miembros claves de la empresa
Fase II: Los planos del negocio (Bussiness Blueprint)
· El propósito de esta fase es, entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocios que son necesarios para cumplir las mismas
· Se discuten las metas del grupo, la estructura organizacional y los procesos de negocios de alto nivel. Esto se realiza en una Reunión de Revisión Ejecutiva
· Durante Reuniones de Trabajo de revisión se discuten otros requerimientos más detallados y relacionados con cada proceso
· Se prepara un “Plano de negocio” del estado futuro, que tiene como objetivo verificar que se entendieron apropiadamente los requerimientos del grupo y que fueron incluidos todos los involucrados en el proceso. Este documento es presentado a los ejecutivos de la compañía para su aprobación
· El “Plano de negocio”, consistirá en; un diagrama de la estructura de la empresa y el primer borrador de la definición de los procesos de negocios que se utilizaran en la compañía; los dos se presentan en forma escrita y de diagrama
· Habitualmente se prepara un “Plano de Negocio o Bussiness Blueprint” por cada submódulo de FI, ya que en cada uno de ellos participan diferentes usuarios y pueden participar mas de un consultor FI
Fase III: La realización
Durante esta fase:
· El equipo del proyecto de la empresa asistirá al entrenamiento SAP. Este entrenamiento se organiza alrededor de los procesos de negocios y proporcionará un entendimiento de las herramientas y ayudas de referencia del sistema; de igual manera, se realizará la integración de sus componentes
· Los consultores configuran los procesos de negocios definidos en los “Planos Aprobados”, en el Sistema.
El sistema configurado reflejará la organización del cliente y los datos maestros y deberá soportar un flujo totalmente integrado de los procesos del sistema.
La configuración de cada proceso de negocio será dividida en interacciones o ciclos de flujos de procesos de negocios relacionados. Los ciclos no sólo proporcionaran indicadores para el equipo del proyecto, sino que también proveen puntos claves para probar y simular partes específicas del proceso global de negocios. Este enfoque proporciona retroalimentación inmediata, así como el involucramiento de toda la organización a lo largo del ciclo de vida del proyecto
Los flujos de procesos de negocios son configurados juntamente con el desarrollo de reportes, procedimientos de usuarios, escenarios de prueba y perfiles de seguridad
Fase IV: La preparación final
El propósito básico de la fase de Preparación Final es:
· Terminar las pruebas finales del sistema, las cuales consisten en probar los procedimientos y programas de conversión y reportes especiales para fines legales y fiscales, probar los programas de interface a los sistemas actuales, llevar a cabo las pruebas de volumen y estrés, así como las pruebas de aceptación del usuario final
· Entrenar a los usuarios finales. El equipo de proyecto entrenará a Usuarios Claves, utilizando un método de “entrenar al entrenador”. Este método ayudará a ganar la aceptación de los usuarios finales, así como la construcción de una base de conocimientos para soporte propio de los reportes en línea y futuras mejoras al sistema
· Llevar los datos y el sistema a un ambiente productivo. Se requiere aprobar el sistema y asegurar que el cliente esté listo para la puesta en marcha del Sistema SAP ERP
Fase V: El arranque productivo y soporte
En esta etapa:
· El sistema deberá ser revisado y afinado para asegurar que el entorno del negocio está completamente soportado. Este proceso involucra no solamente verificar la precisión de las transacciones del negocio, sino también, entrevistar informalmente a los usuarios para verificar que sus necesidades hayan sido satisfechas
· El último paso en el proceso involucra la medición de los beneficios que brinda el nuevo sistema al negocio