La metodología ASAP fue diseñada por SAP para ayudar a los clientes y consultores a hacer una implantación más ágil y de bajo costo
Esta metodología permite:
· Minimizar tiempos entre la instalación y arranque a productivo
· Maximizar los recursos que los clientes y parthers utilizan
· Incorporar un esquema de entrenamiento orientado a los procesos
· Modelos de procedimientos que pueden ser usados en otras implementaciones en el cliente
· Involucrar y lograr una pronta aceptación del sistema por parte de la comunidad de usuarios.
Con la metodología ASAP se contempla 5 Fases y entregables
1. Preparación del proyecto: En esta fase el proyecto se iniciará oficialmente una reunión de lanzamiento en donde las partes involucradas son: el equipo de proyecto, los consultores del implementador y otros miembros claves de la empresa. El equipo de proyecto se entrenará en los fundamentos de SAP ERP y el mapa de procedimientos de ASAP, se revisará el esquema de hardware necesario, se complementará el proyectó de alto nivel destacando la importancia de este con los objetivos de la compañía.
1.1. Interfases de la fase 1
a) Diseño del proyecto (equipo de trabajo, tareas, recursos, tiempo, metodología)
b) Definición de estructuras organizativas
c) Definición de procesos funcionales
d) Definición de datos maestros
2. Documento plano de negocios (Bussines bluesprint) SAP (BBP): Los BBP forman una base muy importante del proyecto y por cada submódulo de FI se realiza un BBPP su propósito es entender, relevar las metas del cliente, la estructura organizacional y determinar los procesos de negocio de alto nivel para plasmarlo en un documento a firmar.
En una reunión ejecutiva se discutirán las metas del grupo y se realizará un plano con el diagrama de la estructura de la empresa además del primer borrador de la definición de los procesos de negocio que se utiliza en la compañía, los dos se presentan en forma escrita y de diagrama para verificar que se entendieron apropiadamente los requerimientos del grupo y que se incluyó a todas las partes involucradas, con la elaboración de planos se finalizara el alcance detallado del proyecto.
3. La realización: Durante esta fase el equipo del proyecto de la empresa y los consultores se preparan para terminar las tareas asignadas. SAP realizará un entrenamiento y se organizará alrededor de procesos de negocios proporcionando un entendimiento de las herramientas y ayudas componentes de referencia del sistema. De igual manera se realizará la integración de sus componentes.
Mientras que el equipo del proyecto está en entrenamiento, los consultores configuran los procesos de negocio definidos en los planos aprobados. El sistema configurado reflejará la organización del cliente y los datos maestro y deberá soportar un flujo totalmente integrado de los procesos del sistema. una revisión de los procesos de negocio de la empresa con el equipo de proyecto y con otros usuarios clave de cada uno de los procesos de negocio permitirá la retro alimentación y confirmación de los BBPS aprobados.
4. Configurar los procesos de negocio definidos. Desarrollar y probar los programas de interface, conversión y los reportes especiales procedimientos de usuarios, escenario de pruebas y perfiles de seguridad. La configuración de cada proceso de negocio será dividida en interacciones o ciclos de flujos de procesos de negocio relacionados. Este enfoque proporciona retro alimentación inmediata, así como el involucramiento de toda la organización a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
La preparación final: El propósito básico de esta fase es terminar las pruebas finales del sistema, entrenar a los usuarios finales y llevar los datos y el sistema a un ambiente productivo. Las pruebas finales al sistema consisten en probar los procedimientos y programas de conversión y reportes especiales para fines legales y fiscales, probar los programas de interface a los sistemas actuales, llevar acabo las pruebas de volumen y estrés, así como las pruebas de aceptación de usuario final.
Para entrenar a los usuarios finales, el equipo de proyecto entrenara usuarios clave utilizando un método de “entrenar al entrenador “. Este método ayudara a ganar la aceptación de los usuarios finales, así como la construcción de una base de conocimiento para soporte propio de los reportes en líneas y futuras mejoras al sistema.
Otro propósito de esta fase es crear una estrategia para la puesta en marcha. Este plan específicamente identifica la estrategia de conversión de datos, procedimientos iniciales de auditoria y una estructura de soporte al equipo del proyecto
Ultimo paso de esta fase es aprobar el sistema y asegurar que el cliente esté listo
Para la puesta en marcha del sistema SAP ERP.
5. El arranque productivo y soporte: inmediatamente después de la puesta en marcha, el sistema deberá ser revisado y afinado para asegurar que el entorno del negocio este completamente soportado. Este proceso involucra no solamente verificar la precisión de las transacciones del negocio si no también y entrevistar informalmente a los usuarios para verificar q sus necesidades hayan sido satisfechas.
El ultimo paso en proceso involucra la medición de los beneficios que brinda le nuevo sistema al negocio.
NOTA: es muy importante conocer todas las faces del proyecto de implementación, igualmente en cada proyecto hay un gerente de proyecto de implementador que guía y coordina los trabajos de los consultores y un gerente de proyecto de parte del cliente que supervisa el proyecto y coordina la tarea con los usuarios claves y otras áreas de la empresa.