Metodología ASAP (Accelerated SAP)
Se refiere a la metodología de implementación de SAP, que tiene por fin último contribuir a la implantación rápida y eficiente del ERP en una organización.
Esta metodología focaliza en las siguientes etapas dentro del proyecto de implementación:
Fase 1- Preparación de proyecto: Plan del proyecto. Entrenamiento del equipo de proyecto en los fundamentos de la nueva herramienta (SAP ERP), conocimiento del procedimiento a seguir para su implementación, relevamiento de recursos necesarios e involucramiento del equipo del proyecto (gerente de proyecto, usuarios clave, área de sistemas, área de desarrollo de rrhh y change, consultores) incluyendo miembros tales como gerencia, sponsors, interesados.
Fase 2- Business Blueprint (BBP): documento (escrito y diagramado) donde se plasman las metas del cliente en relación al producto final que se intenta obtener, los procesos del negocio y la estructura organizacional. Este documento nace luego de haber relevado detalladamente los procesos de negocio impactados por el proyecto y todo lo cual dará lugar a minutas de reunión que alimentarán e irán trazando el BBP.
El BBP señala un hito fundacional para el proyecto, implica la definición del alcance del proyecto: donde quedarán plasmados los objetivos del cliente, es decir el producto que se espera obtener. Por su importancia en la definición del objetivo final a alcanzar, debe ser aprobado y firmado por la gerencia.
El BBP será un plano que grafique el estado futuro que se pretende alcanzar, el detalle de los procesos de negocio a utilizar y la estructura organizativa propia de ese estado futuro.
Normalmente, en función a la complejidad de los procesos de la compañía, pueden existir un BBP por cada proceso de negocio (el que se corresponde con un súbmodulo de FI).
Fase 3- Realización: en esta etapa el equipo del proyecto será entrenado para comprender la herramienta SAP. Los consultores comenzarán la configuración de los procesos de negocio que se hayan definido en el BBP (incluye: organización del cliente, datos maestros debiendo soportar un flujo integrado de los procesos del cliente). En esta instancia es importante la retroalimentación y confirmación por parte de los usuarios clave del cliente, para evitar desvíos respecto de lo trazado en el BBP.
La configuración de los procesos se divide en interacciones de procesos de negocio relacionados (ejemplo: compras (SAP MM) - cuentas a pagar - tesorería (para el flujo hipotético de pago a proveedores); facturación SAP SD) - cuentas por cobrar - tesorería (para un flujo hipotético de cobro de ventas). Estos flujos o ciclos se configuran junto con los reportes de procedimiento, los escenarios de prueba y los perfiles de acceso de acuerdo a roles definidos.
Este trazado de flujos de procesos de negocio entre consultor y equipo de proyecto, permite la definición de escenarios particulares que requieran una parametrización particular.
En paralelo también se desarrollan y prueban interfaces, y reportes especiales (por ejemplo reportes específicos para el área fiscal o legal).
Fase 4- Preparación Final: consistente en el desarrollo y documentación de las pruebas finales (integrales: incluyendo diversos escenarios de negocio, aplicando todas las variables y combinaciones posibles) del sistema para asegurarse que el cliente está listo para la puesta en marcha, entrenamiento de los usuarios finales por parte de los usuarios clave entrenados (entrenar al entrenador), carga de datos maestros iniciales y transporte al ambiente productivo en base a la estrategia de puesta en marcha.
Fase 5- Arranque Productivo y Soporte: inmediatamente después del arranque en producción, el sistema debe ser revisado para asegurar que soporte el /los proceso/s de negocio impactados, adicionalmente debe validarse el cumplimiento del alcance con los usuarios clave y finales.
Como último paso, tendrá lugar la medición de los beneficios que el nuevo sistema reporta al negocio / organización.