APUNTES UNIDAD 7 – LECCIÓN 3
1. DESGLOSE DE DOCUMENTOS
La nueva contabilidad en SAP incluye el desglose de documentos, una función que permite abrir las posiciones de un asiento contable según sus características de imputación. Este desglose se realiza exclusivamente en la vista de libro mayor.
2. MOTIVOS PARA EL DESGLOSE DE DOCUMENTO
El segmento, como nueva característica de imputación, permite segmentar balances. Las normas internacionales frecuentemente requieren información desglosada por segmentos. Las empresas pueden personalizar el uso de este campo para satisfacer sus necesidades, como en el caso de una empresa agrícola que asigne segmentos a sus operaciones de agricultura y ganadería.
Es fundamental que cada registro de un documento incluya un segmento para poder generar balances por segmento. Si se opta por balances según otras características, como divisiones o centros de beneficios, estas deben estar presentes en todas las líneas del documento.
Ejemplo de registro de documento de acreedor:
Al registrar una factura de gastos, esta puede asignarse a diferentes cuentas o a una sola cuenta con apertura diferenciada en segmentos o centros de costos. Aunque la factura puede estar asociada a una sola cuenta de gastos, su desglose puede incluir distintas categorías, como gastos de oficina o de viaje, facilitando así el análisis financiero. Sin embargo, el desglose no afecta la cuenta de acreedor ni a las cuentas de impuestos, que solo reflejan el monto total de la factura.
El desglose de documentos en contabilidad se implementa sin alterar el procedimiento de registro. El usuario registra la cuenta de acreedor una sola vez y, al emitir balances, se presenta el saldo correspondiente al segmento específico, sin mostrar la distribución en segmentos.
3. TIPO DE DESGLOSE
El proceso de desglose de documentos se lleva a cabo en tres fases:
- Partición Activa (basada en reglas):
El sistema divide los documentos según reglas de partición que se configuran previamente. Esto asegura que cada transacción se registre en el segmento correcto automáticamente.
- Partición Pasiva:
Durante compensaciones, como pagos, se heredan las características de imputación de las partidas originales. Por ejemplo, si una factura se ha registrado en diferentes segmentos, al realizar el pago, el sistema asignará proporcionalmente el pago a los segmentos correspondientes.
- Compensación de Líneas / Formación de Saldo Cero:
Este concepto asegura que las transacciones en un documento mantengan un equilibrio. Si una característica está configurada para equilibrar cuentas, el sistema generará automáticamente entradas adicionales para garantizar que la suma de las transacciones sea cero. Además, si hay situaciones donde no se puede desglosar una transacción, se debe establecer una constante por defecto para mantener el equilibrio.
La herencia en la contabilidad de documentos asegura que las características de una transacción se transfieran a otras partes relacionadas. Esto significa que si una factura incluye gastos con características específicas, estas se aplicarán automáticamente a las cuentas de acreedor e impuestos.
4. MODO EXPERTO
El Modo Experto, disponible en mySAP ERP 2005, permite a los usuarios revisar y simular transacciones antes de que se finalicen. Sus características incluyen:
- Simulación de Vistas:
Permite visualizar cómo se verá una transacción en las vistas de entrada y de libro mayor antes de contabilizarla.
- Análisis de Errores:
Facilita la identificación y corrección de errores en la asignación de segmentos o centros de costos antes de que se grabe la transacción.
- Datos Detallados de la Partición de Documentos:
Ofrece una vista detallada del desglose de documentos, mostrando cómo se asignarán los gastos a diferentes segmentos o centros de costos.
En resumen, el Modo Experto actúa como una herramienta de diagnóstico que garantiza que las transacciones se registren correctamente, evitando problemas futuros y asegurando precisión en la contabilidad.