Unidad 7: New GL - Nueva Contabilidad de Libro General
Lección 3: Funcionalidad Del Desglose de Documentos
Desglose de Documentos
El desglose de documento es la apertura de las posiciones que forman un asiento contable según las características de imputación. El desglose de documentos solo ocurre en la vista de libro mayor.
El desglose de documento es la apertura de las posiciones que forman un asiento contable según las
características de imputación. El desglose de documentos solo ocurre en la vista de libro mayor.
Motivos para el desglose de documento
El segmento es una nueva característica de imputación que se puede utilizar para segmentar un balance. Muchas de las normas internacionales requieren información aperturada por diferentes segmentos.
Sin embargo cada empresa le puede dar al campo segmento el sentido que crea oportuno de acuerdo a sus necesidades de información. Por ejemplo, una empresa agrícola ganadera que posee segmentos de negocios bien diferenciados, podría tener un segmento que identifique todas las operaciones derivadas de la agricultura y otro segmento para la ganadería.
Con la nueva contabilidad principal hemos mencionado que se pueden crear balances por segmento, por lo cual es muy importante que cada registro de un documento posea un segmento.
Si se toma la opción de obtener balances por otras características, como división o centros de beneficios, también es importante que dichas características se encuentren en todas las líneas de un documento.
Ejemplo de una registración de documento de acreedor:
Una factura de gastos puede imputarse a diferentes cuentas de gastos o a la misma cuenta de gasto pero tener una apertura diferenciada en cuanto segmentos o centros de costos.
Al momento de registrar el comprobante solo se realiza la apertura en la cuenta de resultados pero no en la cuenta de acreedor ni en las cuentas de impuestos.
El desglose de documentos no debe interrumpir ni alterar el procedimiento operativo de registración de documentos.
El usuario solo debe registrar el acreedor una sola vez.
Luego, al emitir balances contables de segmentos, por ejemplo el segmento A, la cuenta de acreedores debería informar el saldo correspondiente a las contabilizaciones del segmento A. En el ejemplo de la imagen anterior sería 4.640,00 (parteproporcional al segmento A).
Sin embargo, al momento de emitir un listado de partidas individuales de la cuenta del acreedor, solo deberíamos ver cada partida por su importe total y no el desglose según los segmentos imputados.
El usuario, al analizar la cuenta, debe saber que se debe una factura por 11.600,00 sin importar en cuantos segmentos se haya registrado el documento.
Es por esto, que el desglose de documentos solo ocurre en la visualización de libro mayor y no en la vista de entrada.
Tipo de desglose
El proceso de desglose de documentos se divide en tres pasos o instancias:
Partición Activa (basada en reglas):
- El sistema realiza una partición de los documentos basado en reglas de partición que se definen por parametrización.
- Se pueden configurar diferentes reglas de partición dependiendo de la operación contable
Partición Pasiva:
Durante una compensación, como por ejemplo un pago, se heredan de las partidas originales las características de imputación para realizar el desglose de documentos.
Si pagamos la factura del ejemplo anterior, las cuentas de banco se desglosarán dependiendo de los segmentos en los cuales se haya registrado la factura que se esta cancelando.
Compensación de Líneas / Formación de Saldo cero:
Si alguna de las características se ha configurado como característica para obtener balance entonces el sistema creará líneas de compensación para que dentro de un mismo documento la característica posea saldo cero.
En caso de que algo no pueda desglosarse o determinarse el objeto que corresponde también se debe configurar una constante por defecto para que se complete de igual manera la partición.
Existe un elemento denominado Herencia que también se puede configurar en la partición de documentos.
Por ejemplo si se contabiliza una factura de acreedor con una única posición con características, ésta característica se proyecta en las líneas de acreedor e impuestos.
Modo Experto
A partir de la versión mySAP ERP 2005, no sólo puede simular la vista de entrada sino también la vista de libro mayor antes de la contabilización.
Con el modo experto se puede analizar con anterioridad a grabar el documento cualquier error que derivaría en una cancelación de la contabilización.
Así puede utilizar el modo de experto para ver los datos detallados de la partición de documentos.