LECCIÓN 3
FUNCIONALIDAD DEL DESGLOSE DE DOCUMENTOS.
1. DESGLOSE DE DOCUMENTOS.
Con la nueva contabilidad se presenta una nueva funcionalidad que es el desglose de documento (Document Splitting).
El desglose de documento es la apertura de las posiciones que forman un asiento contable según las características de imputación. El desglose de documentos solo ocurre en la vista de libro mayor.
2. MOTIVOS PARA EL DESGLOSE DE DOCUMENTO.
El segmento es una nueva característica de imputación que se puede utilizar que se puede utilizar para segmentar un balance. Muchas de las normas internacionales requieren información aperturada por diferentes segmentos.
Sin embargo, cada empresa le puede dar al campo segmento el sentido que crea oportuno de acuerdo a sus necesidades de información. Por ejemplo, una empresa agrícola ganadera que posee segmentos de negocios bien diferenciados, podría tener un segmento que identifique todas las operaciones derivadas de la agricultura y otro segmento para la ganadería.
Con la nueva contabilidad principal hemos mencionado que se pueden crear balances por segmento, por lo cual es muy importante que cada registro de un documento posea un segmento.
Si se toma la opción de obtener balances por otras características, como división o centros de beneficios, también es importante que dichas características se encuentren en todas las líneas de un documento.
Ejemplo de una registración de documento de acreedor.
Una factura de gastos puede imputarse a diferentes cuentas de gastos o a la misma cuenta de gasto pero tener una apertura diferenciada en cuanto a segmentos o centros de costos.
Al momento de registrar el comprobante solo se realiza la apertura en la cuenta de resultados o pérdidas y ganancias pero no en la cuenta de acreedor ni en las cuentas de impuestos.
El desglose de documentos no debe interrumpir ni alterar el procedimiento operativo de registración de documentos. El usuario solo debe registrar el acreedor una sola vez.
Luego, al emitir balances contables de segmentos, por ejemplo, el segmento A, la cuenta de acreedores debería informar el saldo correspondiente a las contabilizaciones del segmento A. En el ejemplo de la imagen anterior sería 4.760,00 (parte proporcional al segmento A).
Sin embargo, al momento de emitir un listado de partidas individuales de la cuenta del acreedor, solo deberíamos ver cada partida por su importe total y no el desglose según los segmentos imputados.
El usuario, al analizar la cuenta, debe saber que se debe una factura por 11.900,00 sin importar en cuantos segmentos se haya registrado el documento. Es por eso, que el desglose de documentos solo ocurre en la visualización de libro mayor y no en la vista de entrada.
3. TIPO DE DESGLOSE
El proceso de desglose de documentos se divide en tres pasos o instancias:
Ø Partición Activa (basada en reglas):
El sistema realiza una partición de los documentos basado en reglas de partición que se definen por parametrización. Se pueden configurar diferentes reglas de partición dependiendo de la operación contable.
AUDIO ADICIONAL
Cuando imprimimos un libro diario, los asientos que se imprimen se visualizan tal como los vemos en la vista de libro mayor. Si no tenemos activa la funcionalidad de Desglose de documento, la cantidad de líneas de la vista de entrada coincidirán con las líneas de la vista del libro mayor.