- La estructura de balance:
La estructura de balances nos sirven para diagramar la forma en la que deseamos que se visualicen los balances.
Se pueden crear diversas estructuras de balances dependiendo de la necesidad de visualizar informacion. por ejemplo, podemos tener una estructura para balances de emision, otra estrucura para auditoria, una estructura para usos internos, ect.
Cada estructura nos servira para exponer un balance de saldo de una manera diferente.
La estructura de balance permite configurar el formato del informe y se debe determinar lo siguiente:
- Las posiciones que se deben incluir y la secuencia y jerarquia de dichas posiciones.
- El texto que describe las posiciones
- Los planes de cuentas y las cuentas individuales relevantes para el informe
- Los totales que se deben visualizar.
Nota: El sistema estandar contiene estructura de balance de muestra que pueden servir como modelo para crear las propias estructuras.
Para crear una estructura de balance debemos acceder al customizing.
TRANSACCION OB58-IMG-GESTION FINANCIERA NUEVO- CONTABILIDAD PRINCIPAL NUEVO- DATOS MAESTROS- CUENTAS DE MAYOR- DEFINR ESTRUCTURA BALANCE /PYG
Nos encontraremos con la lista de estructuras existente en SAP.
Presionando el icono Entradas Nuevas, ingresamos los datos para una estructura:
- Clave: Se debe crear una clave alfanumerica de hasta 4 digitos para identificar
- Denominacion: Texto descriptivo que refleja el contenido o la utilizacion de la estructura de balance.
- Idioma; La calve de idioma indica el idioma en que sera visualizados los textos.
- Posicion automatica: determina si en la definicion de la estructura de balance, las claves de posiciones las adjudica automaticamente el sistema o lo hace manualmente el usuario:
- Adjudicacion automatica: En la adjudicacion automatica, el sistema otorga las claves correlativamente empezando por 1, con esta parametrizacion, las claves no son visibles al momento de actualizar y visualizar las posiciones.
- Adjudicacion manual: En la adjudicacion manual debe introducir una clave al crear posiciones de balance, esta clave debe ser univoca dentro de la estructura de balance.
NOTA: se denomina posicion a cada uno de los nodos de una estructura balance.
- Plan de cuentas: Puede crearse una estructura que sea valida solo para un plan de cuentas, si este campo se deja vacio la estructura se podra utilizar con distintos planes de cuentas.
- Crear niveles de jerarquia:
Cada estructura debe tener las siguientes posiciones:
- Activos.
- Pasivos.
- Beneficios.
- Gastos
- Resultados de perdidas y ganancias (Resultado del ejercicio).
- Cuentas no asignadas.
El informe muestra las cuentas que no se han asignado a una posicion en la estructura de balance /PYG bajo la posicion cuentas no asignadas.
Con el boton crear posiciones debemos crear cada uno de los nodos que contendra la estructura de balance.
Una estructura de balance puede contener hasta un maximo de 20 niveles de jerarquia, En cada uno de los niveles se puede:
- Asignar nuevas posiciones o niveles: El sistema puede calcular un total / sub total para cada posicion que se visualiza al ejecutar un balance.
- Asignar textos a cada posicion. los textos corresponden a los titulos de inicio y fin del grupo o nivel.
- Asignar las cuentas cuyo saldo y nombre de cuenta deben listarse en los niveles mas bajos.
Cuando se llega el ultimo nivel de las posiciones de jerarquia se debe asignar las cuentas de mayor que correspondan a dicho nivel de jerarquia. Las cuentas se pueden ingresar en modo de lista o un rago.
Se puede utilizar la asignacion a un nivel de la estructura para determinar en que casos el saldo de una cuenta debe aparecer en una posicion especifica.
- Si una cuenta tiene saldo deudor puede mostrarse en un nodo de la estructura y si tiene saldo acreedor se puede mostrar en un grupo o nodo distinto, para realizar esta parametrizacion debemos marcar D o H (Debe y haber respectivamente).
- Notas al balance contable:
Las cuenta de resultados del ejercicio solo esta determinada por las cuentas asignadas a las posiciones activos y pasivos. Las cuentas que pertenecen al nodo notas al balance contable o no asignadas no se tienen en cuenta cuando se determina la cuenta de resultados del ejercicio, ni se incluyen en el resultado de perdidas y ganancias. El resultado d e perdidas y ganancias deriva del saldo de todas las demas cuentas.
- La ejecucion del balance:
Hay dos programas para generar balance, uno mas antiguo el programa RFBILA00 y un programa nuevo que es el que se genera con los informes de investigacion.
Vimos las ejecucion de ambos programas en el modulo inicial, en cualquiera de ellos podemos utilizar la estructura de balance que sea necesaria.