✒️SAP FI / Introducción a la nueva contabilidad Por Cesar Tapias Gomez

Introducción a la Nueva Contabilidad

Se hará una descripción de lo que hace la nueva contabilidad general

1. Introducción

La nueva contabilidad se incorpora en la versión 5.0 de SAP, por lo tanto, todo lo que hemos visto hasta ahora lo hemos hecho en la nueva versión.

Desde el momento en que se comienza a trabajar con la nueva contabilidad es más fácil entender algunos de los cambios al no conocer cómo funcionaba la contabilidad clásica.

Por ejemplo, muchas rutas del menú de customizing cambian cuando se activa la nueva contabilidad, sin embargo, a lo largo de todas las unidades siempre hemos trabajado con las rutas nuevas.

No obstante, hay cambios muy importantes con esta nueva funcionalidad y en esta unidad nos enfocaremos a conocer las principales ventajas de la nueva contabilidad.

Audio Tip: la nueva contabilidad principal o NEW GL fue incorporada la versión 5.0 de SAP en el año 2004, luego en el 2005 sale una nueva versión de SAP la 6.0, que mejoraba sustancialmente la versión anterior desde ese momento hasta ahora no han salido nuevas versiones de SAP sino que son actualizaciones de la versión 6 estas actualizaciones las encontraremos como 6.01, 6.02 y así sucesivamente. Actualmente se encuentra en vigencia la versión 6.05 cada una de estas actualizaciones posee mejoras y nuevas funcionalidades y muchas tienen que ver con NEW GL, cuando hablamos de mejoras nos referimos a mejoras en los programas y en modo funcionalidades es probable que aparezcan nuevas transacciones a medida que se vaya migrando a las nuevas versiones de SAP.

2. Ventajas de la Nueva Contabilidad Principal en SAP ERP

Ø Amplia estructura de datos

Ø Múltiples Ledgers

Ø Balances Contables por cualquier característica

Ø Informes Legales y de Gestión

Ø Desglose de documentos para obtener balances por características

Ø Reconciliación online entre FI y CO

Ø Transparencia y uniformidad

Ø Aceleración de cierres de periodos

A pesar de todas las nuevas funciones, el entorno para el registro de datos y contabilizaciones son prácticamente idénticas a las de la versión anterior.

3. Características

Con la nueva contabilidad general, SAP proporciona una manera para mejorar considerablemente la calidad de datos FI en la gestión financiera.

Antes de SAP ERP, los clientes SAP debían instalar y operar distintos componentes para intentar cumplir con los requisitos y los estándares internacionales en su totalidad (o requerimientos específicos del sector).

Además, una solución unificada ayudaría a mejorar los tiempos de cierre.

Cada vez más proveedores de servicio (en el sector público, sector de seguros y de medios, por ejemplo) demandan balances basados en un criterio adicional, como asignación, fondo o sector.

La creciente importancia de las normas IFRS y US GAAP como principios de contabilidad aumenta la necesidad de mejorar la calidad de reportes de segmento, o de mejorar la asignación y evaluación de la contabilización datos.

4. Tablas Nuevas

Con la nueva contabilidad principal se habilita una nueva tabla de totales. Los balances que se emiten por el sistema se realizan leyendo la tabla de totales.

Las tablas de totales agrupan la información de partidas contabilizadas sumarizadas por diferentes características. Por ejemplo: por periodo / cuenta de mayor / división / sociedad.

La nueva contabilidad principal proporciona una nueva tabla de totales denominada FAGLFLEXT. La antigua tabla de totales es conocida como GLT0.

La tabla de totales de la Nueva contabilidad del libro mayor (FAGLFLEXT) actualiza más entidades que las que podía actualizar la tabla de totales clásica (GLT0).

Algunos ejemplos de los nuevos campos estándar son:

Ø Centro de costo

Ø Centro de beneficio

Ø Segmento

Ø Área funcional

La tabla de totales FAGLFLEXT se puede ampliar con campos adicionales, tanto campos SAP predefinidos como campos definidos por el cliente completamente nuevos. Para añadir campos de cliente a la tabla de totales FAGLFLEXT, primero hay que añadirlos al bloque de imputación (=> Función: Editar bloque de imputación).

Audio Tip: Hasta ahora no hemos visto la tabla de totales vimos en varias oportunidades que la tabla DCEL contiene las partidas individuales es decir cada una de las líneas de un documento. Con la tabla de totales se agrupan esas líneas de acuerdo a los campos clave que posee la tabla, por ejemplo, en la tabla GLT0 eran campos clave la sociedad, el ejercicio, la cuenta, el periodo contable y algunos otros más, estas tablas de totales se utilizan para la emisión de informes de balances y saldos, es por eso que no podemos emitir balances por fechas sino solo por periodos, porque la fecha no es un dato que se encuentre en la tabla de totales . Con la nueva Tabla de totales se agregan nuevos campos clave sobre todo características adicionales esto genera una mayor apertura de la información y nos permite tener disponibles más datos al momento de visualizar un balance.

Resumen de las tablas de totales cuando se utilizan los componentes clásicos:

Ø FI clásico : Tabla GLT0

Ø Ledger de método de costes de ventas: Tabla GLFUNCT

Ø Ledger de reconciliación : Tabla COFIT

Ø Contabilidad de centro de beneficio clásica EC-PCA: Tabla GLPCT

5. Activación de la Nueva Contabilidad

Los clientes que ya contaban con una instalación de SAP previa a la funcionalidad de New GL, pueden optar por implementar la Nueva Contabilidad General. Para ello necesitarán realizar un upgrade técnico para pasar a la nueva versión de SAP y luego deberán llevar adelante un proyecto de migración para pasar de la contabilidad clásica a la nueva contabilidad.

Si se trata de instalaciones nuevas de SAP ERP, versión 6.0, la nueva contabilidad ya se encuentra activada por defecto.

Para activar la Nueva contabilidad del Libro mayor, se debe hacer utilizando la transacción de Customizing FAGL_ACTIVATION.

La activación de la nueva contabilidad del libro mayor realiza un cambio en las rutas de aplicaciones y Customizing de todo el sistema. Con la activación, también se crean varios nodos nuevos disponibles en el menú SAP Easy Access.

Las antiguas rutas de la contabilidad financiera permanecerán inicialmente disponibles. Luego de estar familiarizado con las rutas para la Nueva contabilidad del Libro mayor, se puede ejecutar el programa RFAGL_SWAP_IMG_OLD para ocultar rutas de la contabilidad financiera clásica.

El indicador de activación está definido por mandante cada mandante puede tener su contabilidad principal activa o no.

Audio Tip: La activación de la nueva contabilidad del libro mayor no solo afecta a las entradas del menú, tampoco pueden ejecutarse algunas funciones transacciones clásicas que fueron reemplazadas por nuevas funciones (Ejemplo transacción F.05 programa de valoración de moneda extranjera que fue reemplazada por la transacción FAGL_FC_VAL)

6. Segmentos

En la unidad 1 vimos en las estructuras de FI que contábamos con la sociedad a los fines de emitir balances legales de presentación y además podíamos definir divisiones a los fines de obtener reportes o balances de orden interno independientemente de la sociedad en la que se haya generado el movimiento.

Con la implementación de la nueva contabilidad se habilita un nuevo objeto de imputación que es el segmento.

El segmento es de libre definición, es independiente de la división y ambos pueden utilizarse para obtener balances internos por diversas características.

Transaccion SPRO

IMG => Estructura de la empresa => Definición => Gestión Financiera => Definir Segmento

AudioTip: Cada empresa puede definir para que utilizar el campo segmento, no obstante para entender su funcionalidad les comento un ejemplo, supongamos que se trata de un negocio que posee una serie de locales de comidas rápidas, cada local es una sucursal que posee sus propios centros de costos, por ejemplo , gastos comerciales, administrativos o gastos de producción, un nivel más arriba tenemos los centros de beneficios que contienen los ingresos y los gastos de una sucursal, cada centro de beneficio es una sucursal, el centro de beneficio nos permite ver la rentabilidad de cada una de estas sucursales, un nivel más arriba podemos tener los segmentos donde cada segmento representa un área geográfica por ejemplo cada segmento tiene asignado varios centros de beneficios es decir varias sucursales de esta manera podemos ver balances o informes por segmento y saber si por ejemplo las sucursales de la zona norte son más rentables que las sucursales de la zona sur, la idea es que se arme una estructura con todos estos objetos centros de costos, centros de beneficios y segmentos de manera que nos brinde información para la toma de decisiones.

El campo segmento debe configurarse en el grupo de status campo y en las claves de contabilización como dato opcional u obligatorio para que el campo pueda completarse al momento de registrar un documento.

Existe la posibilidad de deriva