UNIDAD 2. LAS UNIDADES ORGANIZATIVAS Y LOS DATOS MAESTROS
LECCION 1. LOS COMPONENTES DE LA CONTABILIDAD INTERNA
1. La Gestión Financiera frente a la Contabilidad Interna
En el sistema SAP las finanzas abarcan una serie de funcionalidades que permiten cubrir las principales funciones y procesos empresariales asociados a las Finanzas de los negocios, apalancada en la siguiente arquitectura:
· SAP Financial Supply Management (TR): su objetivo principal es apoyar las actividades relacionadas a la gestión de caja, la gestión de tesorería (fondos, divisas, derivados y valores), los préstamos y la gestión de riesgos del mercado.
· Gestión Financiera (FI): comprende la gestión del libro mayor, el procesamiento de deudores y acreedores y la contabilidad de activos fijos.
· Gestión de Inversiones (FI IM) permite efectuar planificaciones, inversiones y procesos financieros de inversión.
· Contabilidad Interna (CO): proporciona una gama de herramientas utilizadas en la preparación de datos de gestión para el análisis empresarial y la toma de decisiones de gestión.
2. Comparación de la Gestión Financiera frente a la Contabilidad Interna
La Contabilidad interna o de Gestión comprende todas las funciones requeridas para llevar a cabo un Control de Costos e Ingresos en forma precisa y eficaz, esta agrupa todos los aspectos del Controlling de gestión, con énfasis en la recopilación de la información significativa para la empresa.
La Contabilidad interna o de gestión se encarga de la contabilidad para el control de ingresos, costos y de algunas valoraciones que afectan los resultados de la empresa. Esta es más flexible en cuanto a la necesidad de información los reportes cuyos usuarios principales son internos. Mientras que la Contabilidad Financiera abarca la gestión financiera de la compañía y generalmente sus reportes deben cumplir y dar respuesta a unos requisitos legales y estándares de presentación, los cuales son utilizados en la preparación de los informes externos solicitados por auditores o entes externos, tales como el balance y estado de resultados.
3. La necesidad de Gestión de Informes
La necesidad de información financiera requerida tanto por clientes internos y externos, en la mayoría de los casos proviene de datos subyacentes y relevantes para las dos áreas, sin embargo, se presentan en formas distintas y atienden necesidades diferentes.
Es así como la Gestión Financiera demanda una serie de informes con fines externos como el Balance General y el Estado de Resultados o Estado de Pérdidas y Ganancias, el Flujo de Caja, entre otros. Por otro lado, los informes de finanzas internas pueden estructurarse en forma individualizada, por ejemplo, un reporte comparativo de costos reales versus planificado de un departamento específico para un determinado periodo.
4. Los cuatro componentes de la Contabilidad Interna
La arquitectura de la Contabilidad de gestión o interna comprende varios componentes que intercambian datos de costo, volúmenes de actividad, etc. mediante un flujo de información. Es así como los costos se pueden transferir como imputación de gastos generales a una orden de fabricación, o bien se pueden cargar como costos de personal a una orden con base a horas de trabajo multiplicado por la tarifa por hora determinada.
De igual forma, los costos pueden pasar de Controlling de gastos generales (CO-OM) y de Controlling de costos (CO-PC) a la cuenta de Resultados (CO-PA), en donde junto a los ingresos o ganancias muestra el resultado operativo que permite determinar el rendimiento de los diferentes departamentos o segmentos de la empresa.
También es posible que otros programas y aplicaciones SAP puedan contabilizar Costos o ingresos en la Contabilidad interna, por ejemplo, las contabilizaciones en una cuenta de gastos en FI, puede a su vez generar contabilizaciones e CO-OM, al mismo tiempo el módulo FI puede contabilizar ingresos en CO-PA.
En este orden de ideas, los flujos de costos también se producen entre FI CO-PC al cargarse los costos de materias primas requeridos en el proceso de producción, al mismo tiempo ocurre un flujo inverso hacia FI cuando los costos de fabricación se activan como producto elaborado se activan o como trabajo en proceso (WIP- Work In Process).
Así mismo los módulos de Recursos Humanos (HCM) y Logística (MM, SD, PP) de SAP se integran con CO en los procesos logísticos de aprovisionamiento, fabricación, almacenamiento y ventas.
5. Los flujos de costos en Contabilidad Interna
El objetivo del módulo de Controlling para Gastos Generales (CO-OM) consiste en lograr imputar esos costos no asignables directamente a productos y servicios de la empresa, según su posibilidad atendiendo a la causa o determinante que lo origina. De esta manera, es factible planificar no solo los costos sino también los gastos que generan las actividades internas, que luego pueden ser utilizadas en el cálculo del precio de las clases de actividad.
Por ejemplo, un grupo de centros de costos proporcionan actividades a otros centros de costos o a las áreas de fabricación de la empresa durante todo el año, el flujo de las actividades con el precio valorado se dirigirá hacia los receptores correspondientes (centro de costos consumidores), al finalizar el periodo se realizará el cálculo de los balances de los objetos de gastos generales y se imputan al controlling de coses del producto o al controlling de ventas y resultados.
El controlling de costos de productos contempla los costos incurridos en mercaderías y servicios (en algunos casos ingresos) y los liquida en FI o en Controlling de ventas y resultados.
El controlling de ventas y resultados se utiliza para la planificación empresarial, su principal objetivo consiste en la determinación del resultado obtenido por las pérdidas y ganancias empresariales, para lo cual se utilizan dos vistas: la vista externa del mercado con la cual se analizan los objetos PA (cuentas de resultados) y la vista interna de las partes individuales de la empresa responsable del beneficio (Contabilidad de Centros de Beneficio).
6. Tareas normales en Contabilidad Interna
Algunas de las tareas y tipos de análisis que se efectúan dentro de los componentes CO son:
ü Clasificar costos y reconciliar datos: Para ello se utiliza la Contabilidad de Clases de coste que clasifica los costos e ingresos contabilizados en la Contabilidad de gestión o interna y los reconcilia con FI. El Ledger de reconciliación de la Contabilidad de Clases de coste proporciona además funciones de gestión de informes para identificar diferencias de costes e ingresos entre Gestión Financiera y la Contabilidad Interna, así como realizar contabilizaciones de reconciliación con FI de ser necesario.
ü Controlar gastos generales e imputar costes: mediante el Controlling de gastos generales que examina los orígenes de los costos de las distintas áreas funcionales de la empresa, se relacionan los gastos generales con los costos que no tienen una asignación directa con algún producto o servicio, mediante la definición o determinación de la causa que lo origina, una manera de lograr esto es a través de la contabilidad de costos por procesos o el costeo en base a la actividad (ABC).
ü Evaluar el coste de mercancías o servicios: mediante el submódulo Controlling de costes del producto se realiza el cálculo y la evaluación del costo de producción de un producto o los derivados del suministro de un servicio o de ejecución de un proyecto, proporcionando los datos necesarios para el análisis detallado de los procesos que generan valor agregado a la empresa.
ü Analizar la rentabilidad: la contabilidad interna comprende la herramienta de Cuentas de resultados que facilitan el análisis correspondiente, lo cual permite determinar el éxito de la organización según los diferentes segmentos de rentabilidad de los mercados como seria, por producto, clientes, etc., para identificar así tendencias de rentabilidad en un periodo de tiempo evaluado.
ü Analizar el éxito de los centros de beneficio individuales: la contabilidad de centros de beneficio permite analizar el éxito de los centros de beneficio de la empresa mediante una representación del mercado interno de la empresa, en especial si se utilizan varios enfoques de valoración y precios de transferencia.
7. Unidades Organizativas
Sociedad PA: Es el nivel superior de informes en lo que respecta al Controlling de Rentabilidad, Marketing y Ventas, además es la unidad organizativa central de la cuenta de resultados (CO-PA) utilizada para segmentar y estructurar el mercado.
Sociedad CO: todas las operaciones contables internas de la Contabilidad de gestión de una empresa se dan dentro de la estructura de una Sociedad CO, esta determina una unidad cerrada que sirve para calcular los costos. Todas las imputaciones internas están exclusivamente relacionadas con objetos que pertenecen a la misma sociedad CO.
Sociedad FI: son unidades organizativas contables independientes dentro de Gestión Financiera. Estas son más pequeñas y pueden configurarse un grupo de cuentas para cada una con el fin de presentar informes externos que cumplan con normativas legales o fiscales o de presentación, por ejemplo.
División: en Gestión Financiera existe además un nivel organizativo inferior que agrupa las operaciones de un área de gestión dentro de la empresa, de esta manera las operaciones de Gestión Financiera pueden asignarse a una división determinada, pudiéndose crear balances internos, así como de cuentas de pérdidas y ganancias según las divisiones definidas.
Centro: es una unidad organizativa del módulo Logístico, en la cual se realiza la fabricación de materiales o mercancías o se suministran servicios. Se utiliza para subdividir una empresa según al criterio de fabricación, aprovisionamiento, mantenimiento y planificación. Es la unidad neurálgica de la Gestión de materiales (MM) en Logística, en la Planificación y Control de la Producción (PP) y en la Comercialización (SD).
8. Configuración de la Sociedad CO
La Sociedad CO tiene como principal objetivo el control y supervisión de los costos de una empresa, por tanto, no es posible asignar costos externos a las sociedades CO.
Toda instalación SAP provee una sociedad 0001 en el mandante, la cual sirve de modelo para la creación y configuración de la Sociedad CO para nuestra empresa, solo se deben copiar y reemplazar los datos genéricos para finalmente generar la sociedad que requerimos.
Cabe destacar que, la información ingresada en la parametrización de la sociedad CO debe reflejar la estructura organizativa del controlling de una empresa.
Una sociedad CO puede tener asignadas varias sociedades FI, la cual a su vez pueden contener diversas monedas, solo debe cumplir como principal requisito que las sociedades FI asignadas a la sociedad CO contengan el mismo plan de cuentas operativo, y que las variantes de ejercicio fiscal de la sociedad FI deben tener la misma cantidad de periodos contables que la sociedad CO.
Finalmente, el indicador de control se puede utilizar para activar o desactivar determinados componentes y funciones de controlling en un año fiscal.
9. Asignación de Unidades Organizativas
Dado que SAP es un ERP integrado requiere que se asignen en forma concurrente y entre sí las unidades organizativas internas y externas entre los distintos componentes. Es por ello que una vez creadas las sociedades PA y CO se debe realizar la asignación entre ellas. Es posible asignar varias Sociedad CO a una Sociedad PA específica para su análisis conjunto en la Sociedad PA.
Según la estructura de la empresa, se pueden vincular la sociedad FI y la Sociedad CO entre sí de diferentes formas:
ü Si las perspectivas de FI y CO son idénticas (1 Soc FI -> 1 Soc CO), se puede asignar una sociedad a una sociedad CO.
ü Si se asignan varias sociedades a una sociedad CO determinada (n Soc FI -> 1 Soc CO), se podrá posteriormente realizar un controlling multisociedad.
Con respecto a las unidades organizativas logísticas, el Centro se asigna a una Sociedad FI y en consecuencia a una Sociedad CO según el nivel de valoración. Cabe destacar que una Sociedad FI puede tener asignado uno, varios o ningún Centro. (0, 1, n Centros -> 1 Soc.FI -> 1 Soc CO)
Una vez realizadas las asignaciones de unidades organizativas solo pueden modificarse si no se han creado datos maestros asociados a las mismas.
10. Asignación
En CO es posible asignar costos a varias sociedades para realizar una contabilidad de costos multisociedad, esto se logra cuando se han asignado múltiples sociedades FI a una sociedad CO. En este caso existen tres monedas disponibles para evaluación:
ü Moneda de la Sociedad CO: En la contabilidad de costes multisociedad, las Sociedades FI y la sociedad CO pueden tener diferentes monedas. En este escenario es posible definir una moneda de Sociedad CO igual a una de las monedas de Sociedad FI, así como también es posible utilizar una moneda adicional y diferente en la Contabilidad Interna.
ü Moneda de la Sociedad: En la contabilidad de costes multisociedad si las Sociedades que se asignaron a la Sociedad CO tienen la misma moneda, se puede definir una moneda de objeto, en caso contrario, la moneda del objeto de imputación siempre será la moneda de la Sociedad.
ü Moneda de la transacción: se refiere a la moneda en la que se contabiliza un documento en la Contabilidad de CO.
El plan de cuentas operativo se utiliza en FI y en la contabilidad de costos e ingresos. En una sociedad FI además del plan de cuentas operativo puede tener un plan de cuentas alternativo o de país con número de cuenta alternativos para cumplir con normas locales.
Las variantes de ejercicio controlan la cantidad de periodos comunes y especiales de un ejercicio fiscal, que pueden o no coincidir con el inicio y fin del año calendario de una sociedad. Para la asignación las variantes de ejercicio de una sociedad CO y de una Sociedad FI deben tener la misma cantidad de periodos contables, sin embargo, los periodos especiales pueden variar.