Lección 6 Metodología ASAP.
1. ¿Qué es la metología ASAP?
Es la metodología acelerada de implementación SAP. Su objetivo es ayudar a diseñar una estrategia de implementación rápida y de la forma más eficiente posible: optimizar los tiempos, mejorar la conformación de los equipos de trabajos, incrementar la calidad utilizando una herramienta ágil y probada de implementaciones SAP.
Permite una implementación rápida y exitosa, Comprende fases, contiene modelos y herramientas para la implementación y minimiza riesgos.
Siendo estas cinco fases del proyecto:
o Fase 1 Preparación del Proyecto
o Fase 2 Bosquejo (idea) – Blueprint
o Fase 3 Realización
o Fase 4 Preparación Final
o Fase 5 Salida en Vivo y Soporte
Sigue un enfoque paso a paso disciplinado, apoyando a los equipos de proyectos con modelos, herramientas, cuestionarios y listas de control que incluyen técnicas.
2. Composición de la Metodología ASAP: Es unos de los puntos clave de cualquier proyecto de instauración de los productos de SAP para lograr maximizar tiempos, la calidad y la eficiencia del proceso de implementación.
Esta metodología esta compuesta por una metodología (Roadmap), que posee un conjunto de poderosas Herramientas y una Base de Datos de Conocimiento, que garantizan el éxito de la implementación.
El cual incluyen facilidades para la Gerencia de Proyecto, como cuestionarios para ayudar a definir los requerimientos de los diversos procesos, listas de verificación de cumplimiento de las actividades por fase y muchos otros documentos preconfigurados denominados Aceleradores, como archivos Microsoft Proyect, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint.
Estos aceleradores (documentos, formularios y archivos) ASAP los pone a disposición del equipo de implementación, para contar con una base de partida, en la creación de prestaciones, documentos de descripción de procesos, planificación detallada de actividades, aprobación de casos y otra gran cantidad de tareas, minimizando la necesidad de crear estos documentos desde Cero, puesto que ya han sido probados y utilizados en otros proyectos exitosos.
3. Fases y entregables de la Metodología ASAP:
· Fase 1 Preparación del Proyecto: El equipo del proyecto se entrenará en los fundamentos de SAP ERP y en el mapa de procedimientos de ASAP, donde se complementará el plan del proyecto de alto nivel y se revisará el esquema del hardware necesario.
· Fase 2 Planos del Negocio – Blueprint: Es entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplir las mismas. Se genera una reunión ejecutiva en donde se discutirán las metas del grupo, la estructura organizacional y los procesos de negocios de alto nivel y los otros requerimientos mas en detalle se discutirán en reuniones de trabajos de revisión de cada uno de los procesos de negocio.
Las reuniones de revisión ejecutiva y de los procesos de negocio serán conducidas por los consultores que realizan la implementación. Para verificar que se entendieron apropiadamente los requerimientos del grupo y que se incluyo a todos los involucrados en el proyecto, se prepara un plano del estado del futuro y será presentados a sus ejecutivos para la aprobación del mismo.
o Este plano consiste en un diagrama de la estructura de la empresa
· Fase 3 Realización: Durante la fase, el equipo del proyecto de una empresa y los consultores que están a cargo de la implementación se separarán para terminar las actividades asignadas. El equipo del proyecto asistirá al entrenamiento de SAP del nivel 2 y 3, dado que se ha organizado el equipo de proyecto alrededor de los procesos de negocios.
En el entrenamiento de nivel 2 el equipo de proyecto se hará más competente, y comenzará a modelar al sistema SAP ERP con base a los requerimientos del caso de la compañía. También proporcionará un entendimiento de las herramientas y ayudas de referencia del sistema; de igual manera, se realizará la integración de los componentes.
En el entrenamiento nivel 3 ayudara al equipo del proyecto a adquirir conocimientos en tópicos detallados dentro de los procesos de negocio.
Mientas que el equipo de proyecto esta en entrenamiento, los consultores a cargo de la implementación configuran los procesos de negocios en los planos aprobados. Con esto se reflejará en el sistema configurada en la organización del cliente y los catálogos maestros; y deberá soportar el flujo totalmente integrado de los procesos del sistema. Además de una revisión de los procesos de negocio de su empresa; con el equipo del proyecto y con otros usuarios claves de cada uno de lo procesos de negocio permitirá la retroalimentación y confirmación de los planos aprobados.
o Catálogos maestros: Conjunto de datos necesarios a transportar y reflejar en la implementación como ser clientes.
La configuración de cada Proceso de negocio medular será dividida en interacciones o ciclos de flujo de procesos de negocio relacionado. Los flujos de procesos de negocio son configurados juntamente con el desarrollador de reportes, procedimientos de usuarios, escenarios de prueba y perfiles de seguridad.
Los ciclos no solo proporcionan indicadores para el equipo de proyecto, sino también proveen puntos claves para probar y simular partes específicas del proceso global de negocios. Este enfoque proporciona retroalimentación inmediata, así como el involucramiento de toda la organización a lo largo del ciclo del proyecto.
En este Ciclo entre el cliente y los consultores estarán trabajando estrechamente para definir escenarios especificados de Negocios y las condiciones de excepción. Este enfoque cuenta con la máxima transferencia de conocimiento permitiendo al equipo de trabajo repetir la configuración de los procesos medulares del negocio mientras pone apunto el sistema para tomar en cuenta procesos comunes de negocios. El equipo de proyecto del cliente completará el enteramiento detallado en el nivel 3 durante los ciclos. Además, como una Actividad Paralela, son desarrollados y probados los programas de interfase y conversión, así como los reportes especiales.
· Fase 4 Preparación Final: Es terminar pruebas finales del sistema, entrenar a los usuarios finales y llevar a los datos y el sistema a un ambiente productivo. Las pruebas finales al sistema consisten en probar los procedimientos, programas de conversión y reportes especiales para fines legales y fiscales, Probar los programas de interfase a los sistemas actuales, llevar las pruebas de volumen y estrés, así como las pruebas de aceptación del usuario final.
Para entrenar a los usuarios finales, el equipo de proyecto entrenará a los usuarios claves o Key User utilizando el método de Entrenar al Entrenador. Este método ayudara a ganar la aceptación de los usuarios finales, así como la construcción de una base de conocimiento para soporte propio en los reportes en línea y futuras mejoras al sistema. Otro propósito de esta fase en crear una estrategia para la puesta en Marcha, el cual identifica la estrategia de conversión de datos, procedimientos iniciales de auditoria y una estructura al equipo de proyecto.
usuarios claves o Key User (persona que ha trabajado con el consultor, el cual propone las metodologías a utilizar en función de lo que la empresa requiere y realiza las pruebas de los procesos definidos, reportando los problemas a los consultores funcionales)
· Fase 5 Salida en Vivo y Soporte: inmediatamente después de la puesta en marcha, el sistema deberá ser revisado y afinado para asegurar que el entorno del negocio esta completamente soportado. Este proceso involucra no solamente el verificar la precisión de las transacciones del negocio, sino también, entrevistar informalmente a los usuarios para verificar que sus necesidades hayan sido satisfechas.
Este ultimo paso involucra la medición de los Beneficios que brinda el nuevo sistema de negocio.