Lección 6: Metodología ASAP
1. ¿Qué es?
La metodología de implementación Accelerated SAP (ASAP) fue diseñada por SAP para ayudar a sus clientes a realizar una implementación rápida y exitosa.
Es una metodología por fases, orientada a procesos y es el paraguas de herramientas SAP. Diseñada para optimizar los proyectos de implementación y minimizar riesgos.
ASAP sigue un enfoque disciplinario, apoyando a los equipos de trabajo con modelos, herramientas, cuestionarios y listas de control que incluyen técnicas y aceleradores
AUDIO TIPS: La metodología ASAP no es la única válida para realizar proyectos de implementación pero es la que SAP recomienda para sus productos.
2. Composición de la Metodología ASAP
La metodología ASAP busca lograr maximizar los tiempos, la calidad y eficiencia del proceso de implementación.
Asap esta compuesta por una metodología (Roadmap), que posee un conjunto de poderosas herramientas y una BD de conocimiento que garantizan el éxito de la implementación.
Las herramientas incluyen:
- facilidades para la gerencia del proyecto
- cuestionarios de ayuda en la definición de requermientos de los procesos.
- listas de verificación del cumplimiento de las actividades por fase.
- muchos otros documentos denominados aceleradores (archivos de word, ppts, project, xls).
Estos aceleradores, ASAP lo pone a disposición del equipo para contar con una base de partida en la creación de presentaciones, documentos de descripción de procesos, planificación detallada de actividades, aprobación de casos y otra gran cantidad de tareas minimizando la necesidad de crear estos docs desde cero, puesto que ya han sido probados y utilizados en otros proyectos exitosos. Estos a pesar de ser el punto de partida en una implementación no significan que deban usarse al pie de la letra. Hay negocios particulares que deben seguir pasos que SAP provee en soluciones a medida.
3. Fases y entregables de la metodología ASAP
I. Preparación del proyecto: durante esta fase el equipo del proyecto se entrenará en los fundamentos de SAP y en el mapa de procedimientos de ASAP, se complementará el plan del proyecto de alto nivel y se revisará el esquema de hw necesario.
El proyecto se inicia oficialmente con una reunión de lanzamiento entre los miembros clave de la empresa. Este arranque prepara un escenario propicio para el proyecto destacando la importancia de este con los objetivos futuros de la compañía.
II. Planos del negocio (Business Blueprint): el propósito es entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplir con las mismas. En una reunión de Revisión ejecutiva, se discutirán las metas del grupo, la estructura organizacional y los procesos del negocio de alto nivel. Otros requerimientos más detallados serán discutidos en otras reuniones para la revisión de procesos de negocio.
Para verificar que se ha entendido los requerimientos del grupo y se incluyó a todos los involucrados en el proyecto se prepara un Plano del estado futuro el cual es presentado a los ejecutivos para la aprobación del mismo.
PLANO= diagrama de la estructura de la empresa primer borrador de la definición de los procesos del negocio usados en su compañía. Finalizando estos planos se finaliza el alcance detallado del proyecto.
III. Realización: en esta fase el equipo de su empresa y los consultores que están a cargo de la implementación se separarán para terminar las actividades asignadas. El equipo del proyecto asistirá al entrenamiento de SAP de nivel 2 y 3. Este entrenamiento es organizado alrededor de los procesos de negocio.
- Entrenamiento Nivel 2: comenzará a modelar al sistema SAP ERP en base a los requerimientos del caso de la compañía. Este entrenamiento también proporcionará un entendimiento de las herramientas y ayudas de referencia del sistema; de igual manera se realizará la integración de sus componentes.
- Entrenamiento Nivel 3: ayudará al equipo del proyecto a adquirir conocimientos en tópicos detallados dentro de los procesos de negocio.
Proceso medular: son las tareas troncales y principales de la compañía u organización, sin que estas funcionen correctamente en el ERP, ninguna otra actividad se podría llevar a cabo.
La configuración de cada proceso medular será dividida en iteraciones o ciclos de flujos de procesos de negocios relacionados.
IV. Preparación Final: su propósito es terminar las pruebas finales del sistema, entrenar a los usuarios finales y llevar a los datos y el sistema a un ambiente productivo.
Un objetivo de esta fase es crear una estrategia para la puesta en marcha. El último paso es aprobar el sistema y asegurar que el cliente este listo para la puesta en marcha del sistema SAP ERP.
V. Arranque en productivo y soporte: Aqui el sistema es revisado y afinado para asegurar que el entorno del negocio esta completamente soportado. Este proceso involucra verificar la precisión de las tx del negocio y también entrevistar informalmente a los usuarios para verificar que sus necesidades hayan sido satisfechas.