✒️SAP CO / La metodología ASAP Por Jorlys Alvarado Morales
La metodología ASAP
Unidad 1: Introducción a la Parametrización y Tips para el Consultor SAP.
Lección 6/8: Metodología ASAP
Tema 1: Definición de la Metodología ASAP
Nuevo Concepto: La metodología de implementación Accelerated SAP (ASAP) fue diseñada por SAP para ayudar a sus clientes a realizar una implementación rápida y exitosa. Es una metodología por fases, orientada a procesos y es el paraguas de herramientas de SAP. La misma fue diseñada para optimizar los proyectos de implementación y minimizar los riesgos.
ASAP sigue un proceso específico, apoyando a los equipos de proyectos con modelos, herramientas, cuestionarios y listas de control que incluyen técnicas y aceleradores.
Tema 2: Composición de la Metodología ASAP
ASAP está compuesto por una Metodología (Roadmap), que consta de un conjunto de Herramientas y una Base de Datos de Conocimiento que garantiza la eficiencia de la implementación. Las herramientas incluyen facilidades para la Gerencia del Proyecto, cuestionarios para ayudar a definir los requerimientos de los procesos, listas de verificación de cumplimiento de las actividades por fase y otros documentos pre configurados denominados Aceleradores. Los aceleradores pueden ser archivos de Microsoft Project, Word, Excel y PowerPoint.
En Resumen: Los aceleradores son puntos de partida que ayudan a la implementación del ERP, no significa que se deban utilizar al pie de la letra. Hay negocios particulares que se deben seguir pasos que SAP provee en las soluciones a medida.
Tema 3: Fases y Entregables de la Metodología ASAP
La Metodología ASAP contempla las siguientes fases y entregables:
A. FASE I. Preparación del Proyecto
· El equipo del proyecto se entrenará en los fundamentos de SAP ERP y en el mapa de procedimientos de ASAP. Se complementará el plan del proyecto de alto nivel y se revisará el esquema de hardware necesario.
· El proyecto se iniciará oficialmente con una reunión de lanzamiento. Dicha reunión incluirá al equipo del proyecto, consultores y miembros clave de la empresa. El objetivo es dar comienzo al proyecto oficialmente destacando la importancia de éste y su aportación a los objetivos futuros de la empresa.
B. FASE II. Planos del Negocio (Business Blueprint):
· El propósito en esta etapa es entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplir las mismas. En una reunión de Revisión Ejecutiva, se discutirán las metas del grupo, la estructura organizacional y los procesos de negocio de alto nivel. Las reuniones de revisión ejecutiva y de los procesos de negocio serán conducidas por los consultores que realizan la implementación.
· Para confirmar que se entienden los requerimientos y que todo lo necesario ha de ser considerado durante la ejecución del proyecto, se preparará un Plano del estado futuro y será presentado a los ejecutivos de la empresa para su aprobación.
· El plano consistirá en un diagrama de la estructura de la empresa, además del primer borrador de la definición de los procesos de negocio que se utilizará en su compañía; los dos se presentarán de forma escrita y de diagrama. Con la elaboración de los Planos se finalizará el alcance detallado del Proyecto.
C. FASE III. Realización
· El equipo de del proyecto de la empresa y los consultores se separan para culminar las actividades asignadas.
· El equipo del proyecto de la empresa asistirá al entrenamiento de SAP de nivel 1 y 2.
· Entrenamiento Nivel 2: el equipo comenzará a modelar el sistema SAP ERP basándose en los requerimientos del caso de la compañía, entenderán las herramientas y ayudas de referencia del sistema y realizarán la integración de sus componentes.
· Entrenamiento Nivel 3: el equipo adquirirá conocimiento en tópicos detallados dentro de los procesos de negocio.
· En paralelo, los consultores estarán realizando los procesos de implementación y configuración del sistema definido en el plano de aprobación. El sistema configurado reflejará la organización de la empresa, y los catálogos maestros (conjunto de datos maestros a transportar y reflejar en la implementación como clientes, proveedores, deudores, acreedores, etc.). Asimismo el sistema deberá soportar un flujo totalmente integrado de los procesos de la empresa.
· Definición: El Proceso de Negocio Medular consta de las tareas troncales y principales de la compañía u organización. Sin el correcto funcionamiento de las mismas en el ERP, ninguna otra actividad se podrá llevar a cabo.
· La configuración de cada proceso de negocio modular será dividida en interacciones o ciclos de flujos de procesos de negocios relacionados. Los flujos de procesos son configurados en conjunto con el desarrollo de reportes, procedimientos de usuarios, escenarios de prueba y perfiles de seguridad.
· El enfoque en ciclos proporciona retroalimentación inmediata, así como el involucrar a toda la organización a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
· Durante los ciclos, el equipo trabajará en conjunto con los consultores para definir escenarios específicos de negocio y condiciones de excepción. El equipo de proyecto del cliente completará el entrenamiento detallado de Nivel 3 durante los ciclos.
· Como una actividad paralela, son desarrollados y aprobados los programas de interfase y conversión, así como los reportes especiales.
D. FASE IV. Preparación Final
· El objetivo de esta fase es terminar las prueba finales del sistema, entrenar a los usuarios finales y llevar a los datos el sistema y el sistema a un ambiente de producción.
· Para entrenar a los usuarios finales, el equipo de proyecto entrenará usuarios clave utilizando el método de entrenar al entrenador.
· El último paso en esta fase es aprobar el sistema y asegurar que el cliente esté listo para la puesta en marcha del Sistema SAP ERP.
E. FASE V. Arranque Productivo y Soporte:
· El sistema deberá ser revisado y ajustado con el fin de asegurar que el entorno del negocio está completamente integrado. Este proceso involucra el verificar la precisión de las transacciones del negocio y entrevistas informales a los usuarios para verificar si en efecto se ha cumplido a cabalidad con las necesidades y requerimientos previamente establecidos.
· A su vez, este proceso involucra el medir los beneficios obtenidos por el nuevo sistema implementado en el negocio.
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Sobre el autor
Publicación académica de Jorlys I. Alvarado Morales, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP CO Nivel Avanzado.
SAP Senior
Jorlys I. Alvarado Morales
Puerto Rico - Legajo: TF80U
✒️Autor de: 6 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de Jorlys Alvarado
Disponibilidad Laboral: PartTime
