ÓRDENES INTERNAS – PRESUPUESTO Y CONTROL DE DISPONIBILIDAD
En la contabilidad de gestión, las órdenes internas no solo permiten registrar y analizar costos, sino que también funcionan como un instrumento clave de control presupuestario. Para ello, SAP incorpora mecanismos de presupuestación y control de disponibilidad, que permiten anticipar, supervisar y limitar el consumo de fondos asociados a una orden.
Gestión de presupuestos en órdenes internas
El sistema contempla distintas clases de presupuesto para las órdenes internas. El presupuesto original corresponde al importe cargado inicialmente al crear la orden. A lo largo del ciclo de vida de la orden, este presupuesto puede modificarse mediante actualizaciones, que reflejan suplementos o ajustes necesarios frente a imprevistos o nuevos requerimientos. El presupuesto definitivo resulta de la suma del presupuesto original más todas las actualizaciones realizadas.
Adicionalmente, SAP permite congelar partidas individuales del presupuesto, evitando que determinados importes sean modificados. También es posible visualizar el detalle de las partidas presupuestarias e incorporar textos explicativos, lo que facilita la documentación y el control del proceso de presupuestación.
Para que una orden interna pueda gestionar presupuesto, es obligatorio que su clase de orden tenga asignado un perfil de presupuesto. Este perfil contiene todos los parámetros necesarios para la presupuestación y el control posterior. Al grabar el presupuesto, el sistema verifica que la suma de los valores anuales coincida con el valor total asignado a la orden.
Perfil de presupuesto
El perfil de presupuesto define cómo se gestiona el presupuesto dentro de una orden interna. A través de este perfil se determina si el control de disponibilidad se activa durante la presupuestación o mediante funciones del menú del módulo. También se define si la verificación de disponibilidad se realiza contra un presupuesto anual o contra el presupuesto total de la orden.
El perfil establece además cómo se tratan las modificaciones del presupuesto en períodos pasados y futuros, el tipo de conversión de moneda cuando el presupuesto se gestiona en una moneda distinta a la local, la cantidad de decimales permitidos y la moneda en la que se controla el presupuesto. Esta moneda puede ser la moneda de la sociedad, la moneda del objeto o una moneda libremente definida.
Control de disponibilidad
El control de disponibilidad es el mecanismo que compara el presupuesto asignado a una orden con los costos reales y los comprometidos imputados a la misma. En las órdenes de gastos generales, los comprometidos representan obligaciones futuras que, a través de eventos empresariales posteriores, se convertirán en costos reales, como ocurre con solicitudes de pedido, órdenes de compra, entradas de mercancía o recepciones de factura.
Dentro del Customizing del perfil de presupuesto se activa el control de disponibilidad y se definen sus parámetros operativos. Entre ellos se establece a qué operaciones se aplica el control, si existen límites de tolerancia y qué clases de coste quedan excluidas del control.
Tolerancias del control de disponibilidad
Las tolerancias determinan cómo debe reaccionar el sistema cuando el consumo de presupuesto supera ciertos umbrales. Es posible definir distintos niveles de tolerancia según el tipo de operación que afecta al presupuesto.
Por ejemplo, si el consumo alcanza un determinado porcentaje por encima del presupuesto, el sistema puede generar un mensaje de advertencia, permitiendo continuar con la operación. Si el exceso supera un nivel mayor, el sistema emite un mensaje de error y bloquea la contabilización o el registro del gasto.
Cuando se configura el envío de advertencias por correo electrónico, es obligatorio definir un responsable del presupuesto. Este responsable se mantiene en tablas de Customizing y puede definirse por clase de orden y clase de objeto. Si existen varios responsables, el sistema envía notificaciones a todos ellos. Para que esta funcionalidad opere correctamente, es necesario que el usuario tenga cargada una dirección de correo válida y que el sistema SAP tenga configurado el servidor de salida de correos.
Arrastre de presupuesto
En muchos casos, parte del presupuesto asignado a una orden interna no se consume dentro del ejercicio. SAP permite transferir este saldo no utilizado al ejercicio siguiente mediante la función de arrastre de presupuesto. El sistema calcula la diferencia entre el presupuesto asignado y los costos reales registrados y transfiere ese importe al nuevo ejercicio.
El programa de arrastre puede ejecutarse más de una vez, trasladando siempre el presupuesto no procesado. También existe la posibilidad de reincorporar saldos a ejercicios anteriores si fuera necesario.
Es importante destacar que los comprometidos no se arrastran automáticamente junto con el presupuesto. Por este motivo, antes de ejecutar el arrastre de presupuesto, debe realizarse el arrastre de comprometidos mediante su programa específico.
Integración con la operativa diaria
Una vez configurado el perfil de presupuesto y el control de disponibilidad, cualquier operación que genere costos reales o comprometidos contra una orden interna será verificada automáticamente contra el presupuesto. Si una operación, como la creación de un pedido de compra, supera los límites definidos, el sistema aplicará las reglas de tolerancia configuradas, emitiendo advertencias o bloqueando la operación según corresponda.
De esta manera, la presupuestación y el control de disponibilidad se convierten en herramientas preventivas que permiten anticipar desvíos y asegurar el uso controlado de los fondos dentro de la contabilidad de gestión.