UNIDAD 3. EL CIERRE DE PERIODO Y LAS ORDENES INTERNAS
LECCION 4. CUSTOMIZING DE OPERACIONES DE CIERRE DE ORDENES Y GESTIÓN DE COMPROMETIDOS.
1. Comprometidos.
Los comprometidos se refieren a los costos de materiales y servicios solicitados o pedidos que generaran un costo en el futuro. Cuando se registran los comprometidos y los costos reales, se pueden comparar los fondos imputados a los costos planificados o presupuestados para determinar la disponibilidad de los fondos.
Para que puedan gestionarse los comprometidos es necesario que en la configuración de la Sociedad CO y la clase de orden tengan marcado el checkbox de gestión de comprometidos, adicionalmente en el registro maestro la orden debe contener un estatus que permita la operación de registro de comprometidos.
Las operaciones de comprometidos pueden derivar de operaciones del módulo logístico de materiales (MM), por ejemplo, cuando en una solicitud de pedido o en una orden de compra se registra contra una orden interna de gastos generales, en ese momento se registra un comprometido.
Por otro lado, los comprometidos también pueden provenir de la contabilidad interna o de gestión (CO), ya que se pueden cargar manualmente introduciendo un comprometido de fondos en la contabilidad interna, que representan costos pendientes que no han sido registrados por compras o que no están activos.
El sistema permite distinguir el origen del comprometido, sea una solicitud de pedido, un pedido, comprometido cargado manualmente desde CO, etc.
2. Arrastre de Comprometidos.
Como parte del proceso de cierre del ejercicio, es posible realizar el arrastre de valores de comprometidos abiertos al primer periodo del ejercicio siguiente. Durante el proceso los documentos tratados por el arrastre de comprometidos no se bloquean para la edición durante el tratamiento, por cuestiones de rendimiento, es por ello que no es posible tratar pedidos de ejercicios anteriores mientras el programa esté en funcionamiento, puesto que esta situación puede generar la cancelación del proceso de actualización.
3. Proceso de cierre de órdenes CO.
Describe las contabilizaciones periódicas que pueden cargarse dentro de las ordenes de gastos generales en el cierre de un periodo.
4. Procesos de Cierre: Gastos Generales.
Los gastos generales se imputan a los respectivos objetos mediante el método de cálculo de costes de recargos, que consiste en la aplicación de un porcentaje o importe fijo por cantidad a un costo base especificado. La base de aplicación del recargo son los saldos contabilizados en las ordenes en ciertas clases de costos definidas en el customizing. Este proceso de recargo de gastos generales puede aplicarse tanto a lo costos reales como los costos plan, o bien los comprometidos.
Mediante el esquema de cálculo de recargos se define la forma en la que se aplican los recargos de gastos generales, este esquema combina tres elementos centrales para la determinación del cálculo:
ü Base de cálculo: especifica la base de la clase de costo a la que se aplica el recargo del gasto general, de igual manera se puede limitar la base mediante la identificación del origen de la clase de coste. El campo origen subdivide la clase de coste por otro criterio.
ü Importe de recargo: permite definir el importe que se aplicara en el registro de los gastos generales, este puede ser:
o Enfoque del recargo de gastos generales porcentual: identifica las clases de coste base y se aplica un porcentaje a los costos contabilizados en dichas clases de coste, dicho coste calculado se agrega como recargo.
o Enfoque del recargo de gastos generales por cantidad: especifica la aplicabilidad del importe del costo de gastos generales por unidad de cantidad contabilizada en las clases de coste de la base de cálculo, en este caso las unidades de medida deben registrase en la Contabilidad interna.
Los recargos se pueden diferenciar en sus valores según el centro, la sociedad, el centro de beneficio, centro de coste, clase de orden, etc.
La clase de recargo identifica si el cálculo de los recargos se refiere a datos reales, de planificación o de comprometidos.
ü Clase de abono: mediante esta se definen los objetos en los que se produce el crédito o el abono (centro de costo u orden de CO) para compensar el cargo que se debita en la orden de gastos generales, también puede especificar la clase de costo que se utilizara para contabilizar los respectivos recargos.
5. Procesos de Cierre: Liquidación.
Las ordenes internas definidas como de gastos generales tienen la particularidad de servir de colectores intermedios de costos además de ayudar en la planificación, el control y los tratamientos de informes. Cuando los saldos de estas se traspasan de un destino (orden) a otro objeto se denomina Liquidación.
El procesamiento de la liquidación puede realizarse en forma manual o colectiva.
En dicho proceso todos o parte de los costos contabilizados en una orden se imputan a uno o más receptores, que pueden ser Centros de coste, orden, elemento PEP, Objeto PA, Pedido de cliente, Activo Fijo, Cuenta Mayor, etc., en estos dos últimos casos la liquidación es externa, donde Gestión Financiera se actualiza mediante este proceso de liquidación, en los casos restantes constituye una liquidación interna en la Contabilidad interna o de gestión.
Las contabilizaciones de compensación que abonan la orden se generan automáticamente.
6. Procesos de Cierre: Liquidación (2)
Es importante tener claro el destino de los saldos que se desean liquidar de una orden. Existen dos procedimientos para definir la liquidación:
ü Básica: permite liquidar el 100% de los costos en un centro de coste o en una cuenta mayor mediante una clase de coste. Los datos se contabilizan en el cierre del periodo del registro maestro de la orden.
ü Ampliada: permite crear normas de liquidación propias en el maestro de la orden, las cuales se utilizan para:
o liquidar costos en uno o más receptores y autorizar una gran variedad de receptores (elementos PEP, objetos PA, etc.)
o especificar la partición de los costos a través de normas de reparto.
En la liquidación ampliada el proceso de liquidación toma control mediante la asignación de ciertos parámetros de liquidación ubicados en el registro maestro de la orden, estos parámetros pueden ser incluidos en el perfil de liquidación.
En el perfil de liquidación se definen los valores de propuesta para la liquidación, Este perfil se obtiene en el momento de la creación de la orden interna debido a que se asigna a la clase de orden CO. Estos parámetros no son definitivos sino son valores propuestos que luego pueden modificarse.
Para ambos casos de liquidación básica o ampliada se debe tener como mínimo un perfil asignado a las clases de orden. Es recomendable tener un perfil de liquidación para cada objetivo, uno para activos fijos, uno para centros de costos, otro para cuentas de mayor, otro para elementos PEP, Etc. Los perfiles de liquidación se asignan a las clases de órdenes, hay ciertas clases de órdenes, en especial las órdenes de fabricación, como colectores de costos de producto, que solo permiten como destino de liquidación objetos del tipo material.
7. Procesos de Cierre: Liquidación: Parámetros en Customizing
El perfil de liquidación ejerce el control central para la ejecución del proceso de liquidación. El mismo se asigna a una clase de orden permitiendo que el registro maestro derive los parámetros que contienen el perfil.
El perfil de liquidación contiene las siguientes funciones:
ü Determina si es necesaria una liquidación mediante el establecimiento de unos requisitos para liquidación de costes.
ü Especifica los receptores que se encuentran como válidos y los que propone el maestro de la orden para el receptor (destinatarios de liquidación validos).
ü Fija los indicadores de liquidación, entre los que se incluyen los métodos válidos para repartir los costes (métodos de distribución validos: porcentajes, números de equivalencia, importes).
ü Define los parámetros de gestión de documentos.
ü Identifica los valores propuestos de liquidación en el registro maestro de la orden. Propone el esquema de imputación (clase de coste original-> clase de coste de liquidación), el esquema de la cuenta de resultados (clase de coste-> campos de valor PA) y el esquema de orígenes (para liquidación mediante clase de coste).
El esquema de imputación es el elemento que controla la imputación de las clases de costes, originales a las clases de coste de liquidación, también es posible realizar una liquidación con la clase de costo original.
El esquema de transferencia de la cuenta de resultados (PA) controla la asignación de clases de coste a los campos de valor en la cuenta de resultados analítica. Esta solo se utiliza si se liquidan ordenes CO directamente en la cuenta de resultados.
El esquema de orígenes controla la liquidación en diferentes receptores en función de las clases de coste originales que se hayan contabilizado en la orden.
8. Procesos de Cierre: Liquidación: Actualización de una norma de liquidación
Las normas de reparto se cargan en la pantalla de resumen de las normas de liquidación. La norma de reparto detalla la parte de los costos de la orden que se liquidaran en un receptor especifico.
Dentro de cada registro se define la imputación a un receptor especifico. Las cuotas de los costos que se imputan pueden realizarse en función de: porcentajes, numero de equivalencia e importes fijos.
Las normas de liquidación pueden ser de dos tipos:
ü Con clase de liquidación PER: solo liquida los costes del periodo especificado.
ü Con clase de liquidación global: liquida todos los costos de un objeto remitente en los que se hayan incurrido hasta el periodo de liquidación.
9. Procesos de Cierre: Liquidación: Liquidación de los costes de la orden
Se puede realizar la liquidación de los costos en los receptores utilizando las mismas clases de costos que usaron originalmente, de esta manera es más sencillo identificar los costos e imputaciones a los receptores.
Como alternativa se puede utilizar una clase de coste de liquidación para imputar los costos, con lo cual se pueden determinar fácilmente los costes que se han imputado a los receptores durante el proceso de liquidación de la orden.
En el módulo de Controlling (CO), existen dos categorías de clases de costos de liquidación:
ü La clase de coste de liquidación interna (tipo 21) utilizada cuando la liquidación se efectúa dentro de la Contabilidad interna (CO), por cuanto los receptores son elementos PEP, centros de costes, otra orden, etc.
ü La clase de coste de liquidación externa (tipo 22) utilizada en los casos en que la liquidación es aplicable a un activo fijo o a una cuenta de mayor.
Al momento de ejecutar la liquidación se genera un documento de liquidación, quedando las partidas generales en la orden de gastos generales. Adicionalmente, se genera:
ü Un documento en gestión financiera con los datos correspondientes requeridos por la contabilidad (solo en la liquidación externa).
ü Un documento en CO que incluye solo los datos de contabilidad de costos.
10. Procesos de Cierre: Liquidación: Customizing del esquema de imputación
Dentro del elemento del esquema de imputación se definen las clases de costo origen y la cuenta de liquidación en contra, la cual depende del objeto receptor de la liquidación.
Es recomendable utilizar grupos de clases de costes para definir de una forma correcta los parámetros de liquidación, esto se realiza en el customizing en donde el grupo de clases de costos se enlaza con el esquema de liquidación mediante una “asignación de liquidación”, en cada una de las cuales se establece por clase de receptor si se utilizará la clase de costo original o una de liquidación.
La clase de coste de liquidación tiene la ventaja de reducir el volumen de datos y diferenciar los costos imputados directos en un objeto de los recibidos mediante liquidación.
11. Procesos de Cierre: Liquidación: Customizing del esquema de orígenes
En el esquema de orígenes configurado en el customizing, es posible liquidar clases de coste en los receptores mediante diferentes normas de liquidación, lo que permite dividir y liquidar el cargo total de la orden entre los distintos grupos implicados.
Los cargos a las ordenes se agrupan en el esquema de orígenes de acuerdo a las clases de costes.
En resumen, el esquema de orígenes proporciona una desagregación adicional al momento de imputar la cuenta de liquidación. El dato de la clave de esquema de orígenes se asigna en el dato maestro de a orden o puede ser dado como un parámetro por defecto en el perfil de liquidación.
12. Procesos de Cierre: Liquidación: Customizing del esquema de la cuenta de resultados
El esquema de la cuenta de resultados es similar al del esquema de imputación. Su definición está dada por los intervalos de clases de costos como input y a su vez se definen para estos los objetos de liquidación PA.
El lado de imputación enlaza las clases de coste con los campos de valores de CO-PA, lo cual es relevante si se dispone de ordenes con ingresos que se desean liquidar en CO-PA, utilizando la cuenta de resultados analítica.