✒️SAP BI / BEx Analyzer Por Diego Arevalo Forcado

BEX ANALYZER

1. ¿Qué es un libro de trabajo? Sus ventajas

Un libro de trabajo puede contener resultados de uno o más queries. Las consultas pueden aparecer en varias hojas de trabajo o en una individual.

Un libro de trabajo puede estar formateado según las necesidades del usuarios (logotipos, fuentes, estilos, etc.) y puede contener formato original de excel y otras funciones excel como tablas pivot, filtros.

Cuando un libro de trabajo se graba, también se guarda el status de navegación actual. Esto significa que cuando el usuario alcanza un status de navegación útil, puede querer grabar el libro de trabajo de forma que la próxima vez que se abra el libro de trabajo, lo hará en la misma posición en que se ha cerrado.

El usuario también puede escoger refrescar los datos de forma automática cuando se vuelva a abrir el libro de trabajo o abrir el libro de trabajo con los datos antiguos primero, y refrescar los datos manualmente.

2. Accediendo a BEx Analyzer

Existen diferentes alternativas para acceder a BEx Analyzer, las veremos en detalle a continuación:

- Accediendo desde Inicio -> Todos los programas -> Business Explorer -> Analyzer.

- Ingresando a la transacción RRMX en la caja de diálogo.

Cuando ejecuta por primera vez el BEx Analyzer aparecen dos barras de herramientas. La barra de herramientas análisis contiene todas las funciones utilizadas cuando el usuario está trabajando con los resultados de la consulta en el libro de trabajo.

La caja de herramientas diseño contiene las funciones utilizadas al desarrollar el libro de trabajo.

3. Barra de Herramienta de Análisis

- Botones

* Abrir:

+ Libro de trabajo (workbook) grabado anteriormente: este es un libro de trabajo que contiene uno o más queries y que también puede contener filtros específicos, gráficos y formato. El libro de trabajo también puede estar formado por hojas de trabajo.

+ Libro de trabajo (workbook) nuevo basado en una consulta existente: cuando selecciona esta opción accede a la ventana de diálogo del query y necesita seleccionar un query existente para incrustar en el nuevo libro de trabajo. El libro de trabajo aparecerá con formato BEx Estándar.

También es posible abrir el Query Designer directamente desde el BEx Analyzer. Esto significa que puede crear una consulta nueva o abrir una existente en el modo de actualización para verla o modificarla antes de su utilización en el BEx Analyzer.

+ Buscar en la opción Abrir: utilice esta opción para localizar un libro de trabajo.

+ Historial: esta opción visualizará los últimos 15 libros de trabajo con los que ha trabajado.

+ Favoritos: esta opción visualiza cualquier libro de trabajo que haya añadido a los favoritos. Si observa un libro de trabajo con el que sabe que quiere trabajar habitualmente, puede utilizar la opción "Añadir a favoritos" para que aparezca en este botón a partir de ahora.

+ Roles: un usuario puede estar asignado a uno o más roles por el administrador del sistema. Los libros de trabajo pueden almacenarse frente a los roles. Si el usuario pulsa este botón, verá los roles que tiene asignados y frente a estos roles aparecerán los libros de trabajo asignados.

+ InfoÁreas: es bueno recordar que no necesita seleccionar un BEx Query. Simplemente puede seleccionar cualquier InfoSitio.

Un BEx Query tiene como base reducir los datos que son extraídos del InfoSitio. La opción de seleccionar el InfoSitio directamente en el diálogo Abrir puede provocar que la ejecución sea muy lenta, ya que se extraen todos los datos.

* Grabar: se puede grabar en dos lugares.

+ Favoritos: un libro de trabajo que se grabe aquí solo lo podrá abrir el usuario que lo haya guardado. Se contempla como un conjunto personal de libros de trabajo. Un usuario puede añadir otros libros de trabajo a esta área utilizando las opciones de menú "Añadir a favoritos" en la ventana de diálogo Abrir.

+ Roles: otros usuarios que compartan el mismo rol pueden abrir un libro de trabajo que se haya grabado aquí. Esto es una gran ventaja para poder compartir reportes con personal de una misma área, aunque también puede ser peligroso, porque si las autorizaciones no están bien implementadas, un empleado puede alterar el trabajo de otro.

* Refrescar/Pausar actualización automática

Si un usuario quiere introducir una serie de filtros, no es suficiente que la consulta se actualice automáticamente cada vez que se introduzca un filtro, especialmente si la actualización ha tardado en completarse.

Es posible detener una actualización automática de la ejecución y conmutar al modo de actualización manual, lo que significa que el usuario puede introducir una serie de filtros y que cuando estén listos, pulsa el botón Actualizar de la caja de herramientas para desencadenar la actualización. Esto significar que el procesador OLAP puede procesar todos los filtros en un solo paso.

El icono de actualizar aparece ligeramente diferente, dependiendo de si el libro de trabajo está en el modo automático de actualización o en el modo manual. Para pasar del modo automático a manual, simplemente pulse el botón de Actualizar en la caja de herramientas del análisis.

* Valor de variable de modificación

Cuando un libro de trabajo que contiene una o más variables está abierto, éstas se deben completar. Existen varias posibilidades relacionadas con el procesamiento de variables en los libros de trabajo.

Las parametrizaciones predefinidas del libro de trabajo harán aparecer el diálogo de variables, de manera que el usuario pueda introducir los valores requeridos. El diálogo contiene funciones que sirven para ayudar al usuario en la selección de valores.

+ Variantes: una variante BEx es una colección de valores de variable que anteriormente se han grabado para poder ser llamados fácilmente otra vez. Una variable puede ser útil cuando se necesitan las colecciones habituales de valores de variable.

Esto evita que el usuario tenga que introducir los valores cada vez; simplemente debe buscar en la lista desplegable Variantes disponibles para seleccionar la variante apropiada. Para grabar una nueva variante seleccione el botón Grabar variante e indique un nombre para la variante.

+ Personalización de variables: un usuario puede seleccionar grabar los valores de variables en una lista personal. Esto significa que en vez de presentarla con un gran número de valores de variables irrelevantes, el usuario simplemente ve los valores que usa habitualmente, lo cual le ahorra tiempo cuando debe seleccionar variables.

Para grabar valores en una lista personal pulse el botón Personalizar variables. Los valores introducidos en los campos de selección de variables se añadirán a la lista del usuario. Para llamar la lista personal, simplemente pulse el botón Variables personalizadas.

+ Empezar con estos valores la próxima vez: si esta casilla está seleccionada, la próxima vez se abrirá el libro de trabajo utilizando los valores de variable de la ventana de diálogo.

También es posible abrir el libro de trabajo sin que aparezca la ventana de diálogo de las variables. Se utilizarán los últimos valores de las variables que se han introducido. Si el usuario decide modificar los valores de las variables, sólo debe pulsar el botón Modificar variables en la caja de herramientas del análisis.

La acción predeterminada es que el diálogo de las variables no se muestre en el libro de trabajo que se abre. Si decide que quiere ver el diálogo de las variables cuando se abra el libro de trabajo, debe acceder al botón Parametrizaciones de la caja de herramientas de diseño, seleccionar la casilla marcada Procesar variables en el libro de trabajo que se abra.

* Parametrizaciones globales

Las parametrizaciones globales le permiten definir el entorno en que se procesarán todos los libros de trabajo. Las parametrizaciones se organizan de la siguiente manera a través de etiquetas:

+ Comportamiento

. Visualizar el nombre del sistema en el historial local: algunas veces es útil identificar la fuente del informe (y, por lo tanto, los datos) antes de abrirlo.

. Entrada al sistema con GUI vinculada: si el usuario ya ha entrado en el sistema SAP BI, esta parametrización significa que la misma ID de usuario se utiliza para lanzar el BEx Analyzer. Si prefiere indicar los detalles de acceso cada vez que se lance el Analyzer, no seleccione esta casilla.

. Iniciar la versión legado del RRMX: RRMX es el código de transacción utilizado para iniciar el BEx Analyzer desde el SAP GUI. El BEx contiene una versión BW 3.x de las herramientas así como de la versión del NetWeaver BI 2004s. Puede seleccionar iniciar la versión BW3.x anterior del BEx Analyzer desde RRMX, seleccionando esta casilla.

. Iniciar el Analyzer cada vez que se inicie Excel: puede seleccionar iniciar las funciones del BEx Analyzer cuando se inicie el Excel.