LECCIÓN 3
1 - ¿Qué es un ERP?
Las empresas cuentan con diferentes recursos: humanos, tecnológicos, materiales, financieros e información. A medida que estas crecen el proceso de control de dichos recursos se hace complicado. Ante esta circunstancia, la tecnología de información ofrece como solución la implementación de los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning o Planeación de Recursos de la Empresa).
"NOTA: ERP son sistemas integrales de gestión empresarial, que están diseñados para modelar y automatizar los procesos de una empresa (área de finanzas, comercial, logística, producción, etc)".
El proposito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes de negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, disminución de los costos totales de operación así como un eficiente manejo de información, la cual es unificada y ordenada en un solo lugar de modo que permita la toma oportuna de decisiones y acortando los ciclos productivos.
AUDIO TIPS 1: Los sistemas ERP son una evolución de los sistemas MRP los cuales estaban enfocados unicamente a la planificación de materiales y capacidades productivas.
2 - Caracteristicas de los ERP
Los sistemas ERP no solo sirven para integrar varios departamentos de una empresa. Para ser considerado ERP, debe tener las siguientes características fundamentales:
- Flexibilidad: es flexible de tal manera que responde a las constantes transformaciones de la empresa.
- Modularidad: es un sistema de arquitectura abierta, puede utilizar un módulo libremente sin afectar a los restantes.
- Comprensivo: el sistema debe estar apto para soportar las diferentes estructuras organizacionales de las empresas, así como una vasta área de negocios.
- Conectividad: el sistema no se debe confinar al espacio físico de la empresa y permitir la conexión con otras entidades pertenecientes al mismo grupo empresarial.
- Selección de diferentes formas de negocio: debe contener una selección de las mejores prácticas de negocio en todo el planeta.
- Simulación de la realidad: debe permitir la simulación de la realidad de la empresa en la computadora.
3 - El mercado de los ERP
Las opciones no solo varian en precio sino en integración, plataformas soportadas y funcionalidad. Se debe tener claro el objetivo de implementar un sistema ERP, y para eso se deben responder las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es el resultado que se espera?
- ¿De cuanto tiempo dispone la empresa para alcanzar dicho objetivo?
- ¿Quiénes en la empresa conocen más a fondo los procesos?
- ¿Quiénes poseen la autoridad para modificar los procesos de uno u otro departamento?
Entre los ERP más conocidos y más utilizados se encuentran:
- ORACLE
- JD Edwards
- SAGE
- INFOR
- SAP
- Microsoft Dynamics
4 - Beneficios de los sistemas ERP
El uso de un sistema ERP ayudará a la empresa a:
- Optimizar los procesos.
- Favorecer el acceso a la información.
- Tomar decisiones de forma más rápida.
- Tener un mayor control.
- Aumentar la seguridad.
- Mejorar la atención al cliente.
- Reducción de los costos empresariales.
- Aumento de la rentabilidad.
5 - Razones por las cuales una empresa desea implementar un ERP
Existen 5 razones:
- Integración de la información financiera: cada departamento por lo general tiene sus propios números financieros. Con la implementación del ERP todos tendrán una sola versión de los números, con esto todo estará unificado.
- Integración de la información de los pedidos de los clientes: es posible centralizar y darle un seguimiento a los pedidos de los clientes, desde que se recibe el pedido hasta que se entregue la mercancia.
- Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturación: los sistemas ERP vienen con los métodos estándares para automatizar algunos de los pasos de un proceso de fabricación.
- Minimizar el inventario: los ERPs agilizan el flujo del proceso industrial más fácilmente, y mejoran la visibilidad del proceso de cumplimiento de orden por parte de la empresa.
- Estandarización de la información de RH (Recursos Humanos): especialmente en compañias con múltiples unidades de negocios, RH no puede tener un simple método unificado.
6 - Desventajas de los ERP
Estas son las principales desventajas:
- Resistencia al cambio: Es posible que algunos empleados prefieran seguir sus procesos manuales, a tener que hacerlos por la herramienta. Esto disminuye la eficacia del sistema ERP.
- Los beneficios no son inmediatos: Los beneficios son notables con el paso del tiempo por el tema de la migración de datos y entenderse con la herramienta.
- La ejecución depende del talento: El uso y manejo del software depende de los empleados, por lo tanto es importante la educación, disposición y capacitación.
- Los costos son altos: Suele tener un costo elevado, un equipo considerable de desarrollo y mucho tiempo. En algunas empresas se necesita modificar la infraestructura existente.
- La implementación es larga: Es larga y compleja en ocasiones, ya que implica rediseñar esquemas y procesos de trabajo.
AUDIO TIPS 2: La implementación de un sistema ERP por lo regular es larga y compleja ya que implica rediseñar los esquemas de trabajo. Su implementación es de alto riesgo, ya que entre otros puede llegar a necesitar que se pare el negocio mientras se da su implementación. El grado de experiencia de los proveedores del producto es una parte importante para el buen funcionamiento del sistema.
Al hablar de ERP se viene a la mente que solo puede ser para las MEGA empresas, pero desde hace muchos años las desarrolladoras de ERP orientaron su mirada a las pequeñas y medianas empresas PYMES.
VIDEO: El futuro de los sistemas ERP.