✒️ABAP / Los sistemas ERP Por Gustavo Rondon Hernandez

1.-¿Qué es un sistema ERP?

La empresas cuentan con diferentes recursos: humanos, tecnológicos, materiales, financieros e información. A medida que estas crecen, el proceso de control de dichos recursos se hace complicado.

Ante esta circunstancia, la tecnología de la información ofrece como solución la implementación de los sistemas ERP(Enterprise Resource Planning o Planeación de Recursos de la Empresa)

ERP: Son sistemas integrales de gestión empresarial que están diseñados para modelar y automatizar los procesos de una empresa (área de finanzas, comercial, logística, producción, etc.).

El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuestas a sus problemas, disminución de los costos totales de operación, así como un eficiente manejo de información, la cual es unificada y ordenada en un solo lugar de modo de permitir la toma oportuna de decisiones y acortando los ciclos productivos.

Los Sistemas ERP son una evolución de los sistemas MRP los cuales estaban enfocados únicamente a la planificación de materiales y capacidades productivas

2.- Las características de los ERP:

Los Sistemas ERP no solo sirven para integrar varios departamentos de una empresa. Para verdaderamente ser considerado ERP el sistema debe poseer alguna de las siguientes características:

• Flexibilidad: un sistema ERP es flexible de tal manera que responde a las constantes transformaciones de las empresas. La tecnología permite al sistema ERP operar sobre diferentes bases de datos por las conexiones de bases de datos abiertas, pues es muy probable que el mismo producto migre de un área de producción para otra durante el ciclo total de producción.

Cuando hablamos de flexibilidad nos referimos a la capacidad que debe tener el sistema de adaptarse a los cambios que surgen en la empresa. El mundo empresarial de hoy está atravesando unos cambios sin precedentes. Asistimos muchas veces a la aparición de nuevas tecnologías que sabemos que van a revolucionar el mundo, no solo el mundo de los negocios si no también el de las comunicaciones, el entretenimiento las relaciones etc. Estas nuevas soluciones que van desde lo que es la inteligencia artificial hasta la internet en las cosas, emergen a un ritmo vertiginoso y obligan a las organizaciones a buscar la flexibilidad optima para adaptarse constantemente al los cambios.

• Modularidad: el sistema ERP es un sistema de arquitectura abierta, es decir, puede usar un módulo libremente sin que este afecte los restantes. El sistema soporta plataformas múltiples de hardware pues muchas empresas posee sistemas heterogéneos. Debe también facilitar la expansión y/o adaptabilidad de otros módulos posteriormente.

Cuando hablamos de modularidad nos referimos a que el sistema debe permitir la implementación de las funcionalidades por módulos es decir; la empresa cliente debe tener la posibilidad de instalar los módulos del sistema que necesita y no instalar módulos del sistema que no va a utilizar; de estas formas surgen muchos beneficios asociados que por un lado la implementación será mucho más rápida y también será mucho más económica ya que solo se implementa lo que se necesita del sistema.

• Comprensivo: el sistema debe estar apto a soportar las diferentes estructuras organizacionales de las empresas, así como una vasta área de negocios.

Cuando decimos que el sistema debe ser comprensivo debemos tener en cuenta que un sistema de ERP se crea pensando en las distintas necesidades de las distintas industrias que van a utilizar el sistema, esta claro que las necesidades de las empresas de servicios tales como: las proveedoras de electricidad, agua y gas son diferentes a las necesidades de los bancos por lo tanto, si ambas industrias van a ser manejadas por el mismo sistema ERP, entonces el sistema debe ser lo suficientemente comprensivo para abarcar tanto las necesidades de información de un negocio como las del otro negocio.

• Conectividad: el sistema no se debe confinar al espacio físico de la empresa y permitir la conexión con otras entidades pertenecientes al mismo grupo empresarial.

Cuando hablamos a cerca de conectividad nos referimos a que el sistema de ERP debe conectarse con el exterior de la empresa, tanto sea para exportar datos como para ingresar datos al sistema. Por otro lado en empresas que poseen diferentes filiales alrededor del mundo es decir; las empresas multinacionales resulta indispensable que el mismo sistema se implemente a nivel global y que las distintas filiales lleven a cabo únicamente los cambios locales propios de cada país conocidos como localizaciones.

• Selección de diferentes formas de negocio: debe contener una selección de las mejores prácticas de negocios en todo el planeta.

Cuando hablamos de la selección de las diferentes formas de negocios nos referimos a que el éxito de una empresa no viene solamente determinado por el capital o por los recursos disponibles aunque lógicamente resultan imprescindibles en cualquier sector, si no también por la opción de buenas prácticas. La capacidad de adaptación de dicho negocio va a ser fundamental para lograr los objetivos establecidos mediante las estrategias determinadas con buenas prácticas empresariales nos referimos a cualquier acción que produce en un determinado período de tiempo o una mejora en un producto, servicio o situación.

• Simulación de la realidad: debe permitir la simulación de la realidad de la empresa en la computadora. De forma alguna el control del sistema debe estar fuera del proceso y debe ser posible la elaboración de informes para los usuarios que controlan el sistema.

Cuando hablamos de simulación de la realidad nos referimos a que la utilización del sistema debe reflejar el día, día de la empresa de modo de que, ambas realidades es decir; el sistema y la empresa funcionen como un todo. De nada sirve contar con un sistema que su utilización le genere a los usuarios una recarga de tiempo en sus funciones si no que necesitamos contar con un sistema que haga que cada tarea se cumpla de forma más eficiente.

3.- El mercado de los ERPs:

El mercado ofrece opciones a las empresas que varían no sólo en precio si no en integración, plataformas soportadas y funcionalidad. Antes de iniciar el proceso de selección es muy importante que la empresa tenga muy claro el objetivo por el cual está implantando un ERP y responde las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el resultado que se espera?
• ¿De cuánto tiempo dispone la empresa para alcanzar dicho objetivo?
• ¿Quiénes en la empresa conocen más a fondo los procesos?
• ¿Quiénes poseen la autoridad para modificar los procesos de uno u otro departamento?

Tipos de industrias que implementan un ERP

• Intermediarios 1%
• Servicios masivos (Utilities) 2%
• Agro 3%
• Proyectos 4%
• Finanzas 4%
• Educación 5%
• Operador Logístico 5%
• Obras/Construcción 7%
• Mayoristas 9%
• Servicios profesionales de consultoría 10%
• Minorista/Retail 12%
• Fabricación 13%
• Fabricación y distribución 25%

Entre los ERP más conocidos y utilizados se encuentran:

• Oracle: De origen estadounidense, posee de varias opciones del mundo de los sistemas ERP, las más reconocidas actualmente son Oracle ERP y Oracle PeopleSoft para la gestión de los recursos humanos y las fianzas.
• JD Edwards: Fue comprada por Oracle, su principal producto es el ERP llamada JD Edwards Enterprise One.
• Sage: Es una empresa de origen inglés, de principal presencia en Europa y América del Norte, ha desarrollado el producto SAGE ERP X3 para las grandes empresas y SAGE Murano para las pymes.
• Infor: Es una empresa global de software ERP en la nube para pymes y grandes empresas.
• SAP: Empresa de origen alemán, es la empresa más conocida dentro del mundo de los sistemas ERP, sus productos son los más utilizados mundialmente, dentro de los que destacamos SAP ERP, S/4HANA y SAP Business One
• Microsoft Dynamics: Es una línea de software ERP Y CRM de propiedad y desarrollado por microsoft.

A continuación, podemos ver una escala de la presencia en el mercado de los ERP mencionados anteriormente:

• SAP 25%
• ORACLE 13%
• SAGE 6%
• INFOR 6%
• MICROSOFT 5%
• KRONOS 2%
• TOTVS 2%
• YON YOU 1%
• UNIT4 1%
• OTHERS 37%

4.- Los beneficios de los sistemas ERP

Varios son los puntos de vista en cuanto a los diferentes beneficios que se esperan en una implementación de un ERP, así como los impactos que este tendrá en la organización.

Es importante mencionar que las diferentes marcas creadoras de de software ERP tiene sus beneficios característicos. Sin embargo, la mayoría de los ERP tienen en común varios beneficios.

El uso de un sistema ERP ayudará a la empresa a:

• Optimizar los procesos: En todas las empresas se desarrollan procesos, como por ejemplo, la elaboración de facturas, que se pueden automatizar y hacer de forma más rápida y sin errores.
• Favorecer el acceso a la información: cuando la información es accesible para los distintos departamentos que intervienen en los procesos empresariales, se eliminan errores y tares duplicadas.
• Tomar decisiones de forma más rápida: el acceso a al información veraz sobre la empresa permitirá tomar decisiones basadas en datos reales.
• Tener un mayor control: en el caso de que se cometa un error, en el sistema ERP, gracias a la trazabilidad, permitirá detectarlo y corregirlo de forma rápida y sencilla.
• Aumentar la seguridad: la información sobre la empresa y sus actividades estará protegida y, además, el programa ERP generará copias de seguridad de forma automática.
• Mejora la atención al cliente: los datos que se obtendrán de cada permitirán dar un mejor servicio y conocer sus necesidades en cada momento.
• Reducción de los costes empresariales: un programa ERP reduce errores y elimina duplicidades, por lo que también se reducen los costes de las organizaciones.
• Aumento de la rentabilidad: Todas las ventajas que hemos detallado anteriormente tienen un ventaja final u objetivo: el aumento de la rentabilidad en la empresa.

5.- Las razones por las cuales una empresa desea implementar un ERP

Existen 5 razones por la cuales las empresas desean implementar un sistema ERP:

• Integración de la información financiera: el CEO (Chief Executive Officer) siempre busca tener información financiera. En su búsqueda puede encontrarse con muchas versiones diferentes a la real.

Cada departamento tiene por lo general sus propios números financieros, finanzas su propio juego de números, el área de ventas tiene otra versión y las diferentes unidades comerciales de la empresa pueden tener sus números propios referente a cuanto están contribuyendo para la empresa. Con la implementación de los ERP todos tendrán solo una versión de los números, con esto no habrá vuelta de hojas, todo estará, unificado.

• Integración de la información los pedidos de los clientes: con los sistemas ERP es posible centralizar y darle un seguimiento a los pedidos de los clientes, desde que se recibe el pedido hasta que se entrega la mercancía. Esto en lugar de tener varios sistemas los cuales se encarguen del seguimiento de los pedidos, ya que por lo regular se originan problemas de comunicación entre los sistemas. Con los ERPs esta tarea será más fácil.
• Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturación: los sistemas ERP vienen con los métodos estándares para automatizar algunos de los pasos de un proceso de fabricación. Estandarizar esos procesos y usar un solo sistema informático, integrado puede ahorrar tiempo, aumentar la productividad, y reducir los costos.
• Minimizar el inventario: Los ERPs agilizan el flujo del proceso industrial más fácilmente, y mejoran la visibilidad del proceso de cumplimiento de orden por parte de la empresa. Eso puede originar que los inventarios sean reducidos y ayudar también a los usuarios para que desarrollen mejores planes de entrega con respecto a los pedidos de los clientes. Claro está, que, para mejorar realmente el flujo de la cadena de suministro, sería necesario implementar un sistema que administre a la misma, sin embargo, los ERPs ayudan en gran parte.
• Estandarización de la información de RH (Recursos Humanos): especialmente en compañías con múltiples unidades de negocios, RH puede no tener un simple método unificado, para seguir el tiempo de los empleados y comunicarse con ellos sobre beneficios y servicios. Un ERP puede encargarse de eso.

6.- Las desventajas de los ERP

Definitivamente no todo lo que rodea a un ERP es bueno, también tienen sus desventajas.

Afortunadamente son más las ventajas de un ERP que sus desventajas, sin embargo es necesario tener en cuenta las posibles incidencias que se pueden presentar al poner en marcha este tipo de sistemas en una organización.

Estas son las principales desventajas de los ERP:

• Resistencia al cambio

Involucrar al personal en el uso de esta herramienta puede resultar un tato difícil al comienzo de su implantación. Es posible que algunos empleados resulten un tanto reacios a ejecutar el sistema y prefieran seguir llevando a cabo sus tareas por el método convencional. Este aspecto puede disminuir la eficacia del ERP si se presenta resistencia por parte de los departamentos compartir la información mientras se adaptan a la nueva cultura de trabajo.

• Los beneficios no son inmediatos

En vista de que la migración de la información y las tareas necesitan tiempo de ejecución debe entenderse que los beneficios de usar esta herramienta empezarán a ser notable con el paso del tiempo. Es vital la ejecución de las aplicaciones para empezar a gozar de sus ventajas.

• La ejecución depende del talento

El uso y manejo del Software ERP dependerá de los empleados, por lo tanto, la educación disposición y capacitación de los trabajadores influyen al momento de ejecutar correctamente el ERP. Educar al talento humano que va a interactuar con las aplicaciones y motivarlos a disfrutar de los beneficios de este nuevo modelo de trabajo es vital para que la empresa vea los frutos de la inversión y es indispensable para que el trabajador se sienta comprometido con su responsabilidad.

• Los costos son altos

Suelen tener un costo elevado, requieren un equipo considerable de desarrollo, además de tiempo.

En la mayoría de las empresas, se requiere reemplazar la infraestructura existente, lo que implica invertir capital adicional, especialización y dependiendo del proveedor en ocasiones se hace necesario parar el negocio temporalmente para la implementación.

• La implementación por lo general es un tanto larga y en ocasiones compleja, ya que implica rediseñar los esquemas y procesos de trabajo.

La implementación de un sistema ERP por lo general es larga y compleja, ya que implica rediseñar los esquemas y procesos de trabajo, su implementación es de alto riesgo ya que envuelve complejidad tamaño, altos costos, un equipo considerable de desarrollo además de inversión de tiempos, en la mayoría de las empresas se requiere reemplazar la infraestructura existente lo que implica inversión de capital adicional, especialización y hasta la posibilidad de parar el negocio temporalmente para la implementación, por otra parte es importante señalar que el grado de experiencia de los proveedores del producto es un factor importante para el buen funcionamiento del sistema.

Cuando hablaos de ERPs se nos viene a la mente que estos se utilizan únicamente en mega empresas, pero desde unos años que las principales empresas desarrolladoras de sistemas ERP orientaron su mirada hacia las pequeñas y medianas empresas PYMES. Para poder satisfacer esta amplia brecha del mercado tuvieron que adaptar sus precios a los que una pequeña y mediana empresa puede pagar.

El futuro de los sistemas ERP de cara al futuro el mercado de los sistemas ERP no muestra signos de desaceleración según diferentes firmas de análisis financieros internacional. El mercado global de los sistemas ERP crecerá a pasos agigantados en los próximos cinco años, este crecimiento se basa en varios aspectos entre los cuales se encuentra: La integración en la nube de los sistemas ERP, las medidas de seguridad de datos mejoras, y la integración de tecnologías de última generación como lo son: el Machine Learnig, la inteligencia artificial y la blockchaim, teniendo en cuenta estos tres puntos podemos mencionar cinco aspectos claves que marcarán el mercado de los sistemas ERP en corto plazo.

• Todo está en la nube: existen hoy en día tres opciones a la hora de implementar un sistema ERP on premise que significa que todo el sistema incluida la base de datos se encuentra almacenado en centros de cómputos de la empresa el cual debe disponer del hardware necesario, luego tenemos la opción clon en donde el sistema ERP se instala y se administra en los servidores de un proveedor de esta forma disminuyen enormemente los tiempos de implementación y la otra opción disponible es la híbrida que es parte on premise y parte cloud está opción mixta combina las dos anteriores. La opción cloud viene creciendo año a año lo que en un principio era visto con recelo por las empresas ya que debían darle el control de sus sistemas y sus datos a un tercero, entonces eso que antes era visto con recelo hoy en día es aceptado ya que como contrapartida de las empresas esta modalidad aceleraron su proyecto de implementación e integración las empresas se están dando cuenta que ofrece las mejores soluciones a los desafíos actuales dada la rapidez con que las empresas modernas tienden a crecer el sistema en la nube ayuda a las empresas a enfrentar este crecimiento y mejorar el rendimiento como resultado el mercado del ERP basado en la nube o cloud no se va a convertir en la opción predeterminada para las empresas grandes o que buscan crecer y modernizar los procesos de negocios en un entorno cada vez más competitivo.
• Inteligencia artificial y Machine Learning: no es una sorpresa que la inteligencia artificial y las capacidades de aprendizaje automático estén configurados para desempeñar un rol clave en el futuro de los sistemas ERP, estas herramientas ofrecen una gran variedad de beneficios en particular la capacidad de automatizar procesos, aumentar la eficiencia, generar ideas y mejorar la toma de decisiones por ejemplo: la inteligencia artificial puede ahorrar a las empresas gran cantidad de tiempo al sacar a la luz cualquier anomalía en los datos de la empresa en lugar de que los empleados tengan que pasar por los informes. Otro avance que la inteligencia artificial ayuda a identificar posibles problemas antes de que ocurra lo que evitará el tiempo de inactividad y generará ahorro de tiempo y dinero a esto se le suma el uso de drones se se están convirtiendo en útiles herramientas de gestión de inventarios de almacén dentro de las grandes plantas de fabricación simplemente lee los datos de la etiqueta recién adjuntas a las maquinas y envían esta información a los sistemas ERP conectados en donde las herramientas de inteligencia artificial generan informe sobre todo tipo de cuestiones desde los niveles de inventario hasta los programas de mantenimiento, finalmente la inteligencia artificial puede permitir que el personal tome decisiones más inteligentes relacionadas con operaciones de logística y de fabricación. En lugar de reemplazarlos las herramientas Machine Learning de inteligencia artificial apoyarán a los humanos en su rol al proporcionar niveles de inteligencia y conocimientos sin paralelo con todo esto en mente la integración de las herramientas de aprendizaje automático e inteligencia artificial con el Software ERP se acelerará cada vez más a medidas que las empresas interioricen en la rama de beneficios que ofrece.
• El mercado del ERP en la cresta de la ola: con internet en las cosas y OT sin signos de desaceleración los fabricantes vs invertir en soluciones periféricas que complementen al ERP para mejorar y ampliar sus sistemas centrales y aumentar su productividad en los próximos años esto va a simplificar la comunicación entre el número cada vez más grande de dispositivos y ayudará a la interpretación de los datos que se recopilan. Al vincular soluciones periféricas a dispositivos y productos conectados a internet los datos de internet en las cosas se pueden canalizar automáticamente al sistema ERP principal esto a su vez proporciona a las empresas una mejor supervisión de las operaciones desde su cadena de suministros y acelera el proceso de toma de decisiones también puede mejorar la inteligencia de negocios haciendo el traslado al ex computing. Las empresas pueden monitorear las operaciones de las máquinas desde cualquier lugar del mundo y realizar análisis en tiempo real para, rastrear el mantenimiento y minimizar las interrupciones esta información ayuda a los gerentes a tomar mejores decisiones tácticas y les permite saber que esta pasando en toda la cadena de suministro además de estos beneficios las soluciones periféricas basadas en internet de las cosas continuarán siendo más accesibles que impulsar a los fabricantes a implementar estas tecnologías en los próximos años, aquellos que no lo hagan se verán en una situación de desventajas frente a sus competidores.
• Datos por todas partes: Los datos se han convertido en uno de los activos más valiosos para las empresas independientemente de su sector por lo tanto; contar con un sistema ERP que este basado en datos y que ofrezca la capacidad de acceder, analizar los datos de una manera en que los empleados puedan entender será más importante que nunca, recolectar grandes volúmenes de datos ya no es suficiente las empresas deben poder utilizar estos datos de la manera correcta si desean capitalizar los beneficios operativos que tienen el potencial de proporcionar por ejemplo: al utilizar herramientas de análisis conectadas a sus sistemas de ERP las empresas pueden hacer predicciones y pronósticos de sus estrategias comerciales futuras y satisfagan las necesidades de los clientes aprovechar los datos también es esencial para identificar cualquier proceso ineficiente algo que están haciendo más las empresas en los próximos años el uso de datos para mejorar los procesos internos va a ser clave para mantenerse por delante de los competidores y garantizar niveles óptimos de productividad las organizaciones no solo están reconectando datos a través de sus sistemas de ERP si no que los van a utilizar para impulsar sus operaciones. Responder a los cambios del mercado y quizás lo más importante responder a una estrategia futura, la categorización de los datos también cobrará aun más importancia ya que comprender de donde provienen y como utilizarlos va ayudar a generar confianza en la toma decisiones basadas en hechos.

La Blockchain Emerge: la cadena de bloques es la tecnología que esta detrás de los bitcoins se trata de una base de datos distribuida en donde las partes intercambian información eliminando intermediarios para completar una transacción la blockchain esta generando mucho interés en muchas áreas del software empresarial. La tecnología que tiene que ver con los ERP que no es una excepción en los próximos años van a surgir nuevos casos de uso para aplicar la blockchain a los sistemas ERP, especialmente a los que se refieren a la fabricación la gestión de la cadena de suministros ha demostrado tener un potencial significativo como una de las primeras aplicaciones de la blockchain dentro del mundo de los sistemas ERP debido a que permite agilizar significativamente la operaciones al unir las redes de la cadena de suministros a través de un sistema descentralizado y lo que respecta a la visibilidad de los sistemas ERP que utilizan blockchain pueden permitir a todos los involucrados rastrear el trayecto de un producto desde que se fabrica hasta la estantería del minorista, sin tener que preocuparse por la perdida o la manipulación de los registros. El entorno en el que es más frecuente la aplicación del blockchain en los sistemas ERP es el de los alimentos y bebidas en donde se proporciona una transparencia total respecto a la proveniencia de los productos también se pueden automatizar los procesos de negocios mediante el uso de contratos inteligentes que imponen una relación con código criptográficos al igual que la configuración de pagos automáticos eliminarán la necesidad de que las empresas envíen facturas y persigan los cobros ahorrando un tiempo considerable y asegurando que todos reciban el pago puntualmente todavía estamos en una etapa temprana pero la capacidad de los sistemas ERP que utilizan blockchain para fortalecer la integridad de la automatización de la cadena de suministros ya esta haciéndose evidente lo que ayudará emerger como una opción sumamente atractiva para las empresas.

Conclusiones

El futuro de los sistemas ERP se vislumbra como brillante debido a su potencial para transformar las operaciones comerciales por lo tanto la pregunta que deben hacerse las empresas no es si están listas par abordar estos desarrollos si no más bien si pueden permitirse el lujo de no hacerlo