¿Qué es un sistema ERP?
1 ¿Qué es un ERP?
Las empresas cuentan con diferentes recursos: humanos, tecnológicos, materiales, financieros e información. A medida que estas crecen, el proceso de control de dichos recursos se hace complicado.
Ante esta circunstancia, la tecnología de la información (TI) ofrece como solución la implementación de los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning o Planeación de Recursos de la Empresa).
=> ERP son sistemas integrales de gestión empresarial que están diseñados para modelar y automatizar los procesos de una empresa (área de finanzas, control comercial, logística, producción, inventario, contabilidad, compras, ventas, recursos humanos, proyectos, etc.).
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El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes de negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, disminución de los costos totales de operación así como un eficiente manejo de información, la cual es unificada y ordenada en un solo lugar de modo que ayude a la toma oportuna de decisiones y acortar los ciclos productivos.
Audio: Los sistemas ERP son una evolución de los sistemas NRP los cuales estaban enfocados únicamente a la planificación de materiales y capacidades productivas.
2 Características de los ERP
Los sistemas ERP no solo sirven para integrar varios departamentos de una empresa. Para verdaderamente ser considerado como ERP, el sistema debe poseer algunas de la siguientes características fundamentales:
- Flexibilidad: un sistema ERP es flexible de tal manera que responde a las constantes transformaciones de las empresas. La tecnología cliente-servidor (un programa cliente realiza peticiones a otro programa, el servidor, que le da la respuesta) permite al sistema ERP operar sobre diferentes bases de datos por las conexiones de bases de datos abiertas, pues es muy probable que el mismo producto migre de un área de producción para otra durante el ciclo total de producción.
- Modularidad: el sistema ERP es un sistema de arquitectura abierta, es decir, puede usar un módulo libremente sin que este afecte a los restantes.
El sistema soporta plataformas múltiples de hardware pues muchas empresas poseen sistemas heterogéneos. Debe también facilitar la expansión y/o adaptabilidad de otros módulos posteriormente.
- Comprensivo: el sistema no debe confinar el espacio físico de la emperesa y debe permitir la conexión con otras entidades pertenecientes al mismo grupo empresarial.
- Selección de diferentes formas de negocio: debe contener una selección de las mejores prácticas de negocios en todo el planeta.
- Simulación de la realidad: debe permitir la simulación de la realidad de la empresa en la computadora. De forma alguna el control del sistema debe estar fuera del proceso y debe ser posible la elaboración de informes para los usuarios que controlan el sistema.
3 El mercado de los ERPs
El mercado ofrece a las empresas opciones que varían no solo en precio sino en integración, plataformas soportadas y funcionalidad.
Antes de iniciar el proceso de selección es muy importante que la empresa tenga muy claro el objetivo por el cual está implantando un ERP y responda a las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es el resultado que se espera?
- ¿De cuánto tiempo dispone la empresa para alcanzar dicho objetivo?
- ¿Quiénes en la empresa conocen más a fondo los procesos?
- ¿Quiénes poseen la autoridad para modificar los procesos de uno u otro departamento?
En el siguiente gráfico podemos apreciar cuáles son los tipos de industrias que más y menos implementan sistemas ERP:
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Entre los ERP más conocidos se encuentran:
- JD Edwards (Estados Unidos)
- Oracle PeopleSoft (Estados Unidos)
- Baan (Holanda)
- SAP R/3 (Alemania)
En el siguiente gráfico se muestra una escala de la presencia en el mercado de los ERPs anteriores:
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4 Beneficios de los sistemas ERP
Varios son los puntos de vista en cuanto a los diferentes beneficios que se esperan en una implementación de un ERP, así como los impactos que este tendrá en la organización.
Es importante mencionar que las diferentes marcas creadoras de software ERP tienen sus beneficios característicos. Sin embargo la mayoría de los ERP tiene en común varios beneficios. Algunos de ellos son:
- Solo un sistema par amenjar muchos de sus procesos comerciales.
- Permiten la integración entre las funciones de las aplicaciones.
- Reducen los costos de la gerencia.
- Incrementan el retorno de la inversión (ROI).
- Son una fuente de infraestructura abierta.
5 Razones por las cuales una empresa desea implementar un ERP
Existen 5 razones por las cuales las empresas desean implementar un sistema ERP:
- Integración de la información financiera: el CEO (Chief Executive Officer) siempre busca tener información financiera. En su búsqueda puede encontrarse con muchas versiones diferentes a la real.
Cada departamento tiene por lo general sus propios números financieros, finanzas tiene su propio juego de números, el área de ventas tiene otra versión y las diferentes unidades comerciales de la empresa pueden tener sus números propios referente a cuando están contribuyendo para la empresa.
Con la implementación de los ERP todos tendrán solo una versión de los números, estando todo unificado.
- Integración de la información de los pedidos de los clientes: con los sistemas ERP es posible centralizar y darle un seguimiento a los pedidos de los clientes, desde que se recibe el pedido hasta que se entrega la mercancía.
Esto en lugar de tener varios sistemas los cuales se encarguen del seguimiento de los pedidos, ya que por lo regular se originan problemas de comunicación entre los sistemas. Con los ERPs esta tarea será más fácil.
- Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturación: los sistemas ERP vienen con los métodos estándares para automatizar algunos de los pasos de un proceso de fabricación. Estandarizar esos procesos y usar un solo sistema informático integrado puede ahorrar tiempo, aumentar la productividad y reducir los costos.
- Minimizar el inventario: los ERPs agilizan el flujo del proceso industrial más fácilmente y mejoran la visibilidad del proceso de cumplimiento de orden por parte de la empresa.
Esto puede originar que los inventarios sean reducidos y ayudar también a los usuarios para que desarrollen mejores planes de entrega con respecto a los pedidos de los clientes. Claro está, que para mejorar realmente el flujo de la cadena de suministro sería necesario implementar un sistema que administre a la misma, sin embargo los ERPs ayudan en gran parte.
- Estandarización de la información de RH (Recursos Humanos): especialmente en compañías con múlt8iples unidades de negocios, RH puede no tener un simple método unificado para seguir el tiempo de los empleados y comunicarse con ellos sobre beneficios y servicios. Un ERP puede encargarse de eso.
6 Desventajas de los ERP
Definitivamente no todo lo que rodea a un ERP es bueno, también tiene sus desventajas:
- Son caros.
- Requieren cambios en la compañía y en los procesos de su instalación.
- Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a ellos.
- Hay pocos expertos en el mercado de ERPs.
Audio: La implementación de un sistema ERP, por lo general es larga y compleja ya que implica rediseñar los esquemas de trabajo. Su implementación es de alto riesgo ya que envuelve tamaño, complejidad, altos costos, un equipo considerable de desarrollo, además de inversión de tiempo. En la mayoría de las empresas se requiere reemplazar la infraestructura existente, lo que implica inversión de capital adicional, especialización y hasta la posibilidad de parar el negocio temporalmente para la implementación. Por otra parte, es importante señalar que el grado de experiencia de los proveedores del producto es un factor importante para el buen funcionamiento del sistema.
Cuando hablamos de sistemas ERPs se nos viene a la mente que estos se utilizan únicamente en mega empresas, pero desde hace unos años las principales empresas desarrolladoras de sistemas ERP han orientado su mirada hacia las pequeñas y medianas empresas (PYMES).
Para poder satisfacer esta amplia brecha del mercado tuvieron que adaptar sus precios a los que una PYME puede pagar.