LECCION 4: ¿QUÉ ES UN SISTEMA ERP?
1) ¿Qué es un ERP (Planeación de los recursos de la Empresa)?
Las empresas cuentan con diferentes recursos: humanos, tecnológicos, materiales, financieros e información. A medida que estas crecen, el proceso de control de dichos recursos se hace complicado.
Ante esta circunstancia, la tecnología de la información (TI) ofrece como solución la implementación de los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning o Planeación de Recursos de la Empresa).
ERP
Sistemas integrales de gestión empresarial, diseñados para modelar y automatizar los procesos de una empresa:
• Finanzas
• Comercial
• Logística
• Producción, etc.
Propósito de un ERP
• Otorgar apoyo a los clientes del negocio.
• Rápida respuesta a los problemas.
• Disminución de costos de operación.
• Eficiente manejo de información (unificada y ordenada).
• Apoyo en la toma de decisiones.
• Acorta los ciclos productivos.
AUDIO: Los sistemas ERP son una evolución de los sistemas MRP los cuales estaban enfocados únicamente a la planificación de materiales y capacidades productivas.
2) Característica de los ERP
Los sistemas ERP no solo sirven para integrar varios departamentos de una empresa. Para verdaderamente ser considerado ERP, el sistema debe poseer algunas de las siguientes características fundamentales:
• Flexibilidad: Responde a las contantes transformación de las empresas. La tecnología cliente -servidor (Consiste básicamente en un programa cliente que realiza peticiones a otro programa, el servidor, que le da respuesta) permite al sistema ERP operar sobre diferentes bases de datos por las conexiones de bases de datos abiertas, pues es muy probable que el mismo producto migre de un área de producción para otra durante el ciclo total de producción.
• Modularidad: Sistema de arquitectura abierta, puede usar un módulo libremente sin que afecte a los restantes.
El sistema soporta plataformas múltiples de hardware pues muchas empresas poseen sistemas heterogéneos. Debe también facilitar la expansión y/o adaptabilidad de otros módulos posteriormente.
• Comprensivo: Puede soportar las diferentes estructuras organizativas, así como una vasta área de negocios.
• Conectividad: Permite la conexión con otras entidades pertenecientes al mismo grupo empresarial.
• Selección de diferentes formas de negocio: Debe contener las mejores prácticas de negocio en todo el planeta.
• Simulación de la realidad: Permite la simulación de la realidad de la empresa en la computadora, el control del sistema debe estar fuera del proceso, generar informes para los usuarios que controlan el sistema.
3) El Mercado del ERP
Diversidad de sistemas ERP varían: precio, integración, plataformas soportadas y funcionalidad.
Las empresas deben de tener en claro el objetivo de la implementación el cual responderá las siguientes preguntas:
• ¿Cuál es el resultado que se espera?
• ¿De cuánto tiempo dispone la empresa para alcanzar dicho objetivo?
• ¿Quiénes en la empresa conocen más a fondo los procesos?
• ¿Quiénes poseen la autoridad de modificar los procesos de uno u otro departamento?
Las industrias que más implementan un ERP: Fabricación, Minorista/Retail, Servicios profesionales y consultoría, Mayorista.
ERP más conocidos:
• JD Edwars (Estados Unidos)
• Oracle PeopleSoft (Estados Unidos)
• Baan (Holanda)
• R/3 (Alemania)
4) Beneficios de los sistemas ERP
• Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales.
• Permiten la integración entre las funciones de las aplicaciones.
• Reducen los costos de las gerencias.
• Incrementan el retorno de la inversión (ROI).
• Son una fuente de Infraestructura abierta.
5) Razones por las cuales una empresa desea implementar un ERP
• Integración de la información financiera: El CEO siempre busca tener información financiera, El sistema ERP le permitirá una sola versión de los números, todo estará unificado.
• Integración de la información de los pedidos de los clientes: El sistema ERP centraliza y da un seguimiento a los pedidos, desde la solicitud del pedido hasta la entrega de la mercancía.
• Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturación: EL sistema ERP provee métodos estándares de para automatizar algunos de los procesos de fabricación, permitiendo ahorra tiempo, aumentar la productividad y reducir costos.
• Minimizar el inventario: Al mejorar los procesos de cumplimiento de los pedidos por parte de la empresa, origina que los inventarios sean reducidos y ayuda a los usuarios para que mejoren sus planes de entrega de los pedidos de los clientes.
• Estandarización de la información de RH (Recursos Humanos): especialmente en compañías con múltiples unidades de negocios (es una unidad organizativa dentro de la empresa, sobre la cual actúa una persona responsable con la intención de canalizar las ventas óptimas y obtener beneficios. Es una unidad operativa que agrupa productos o servicios diferenciados, vendidos a un conjunto definido de clientes y que al mismo tiempo enfrenta a un grupo determinado de competidores. También llamadas Unidades Estratégicas de Negocio UEN), RH puede no tener un simple método unificado, para seguir el tiempo de los empleados y comunicarse con ellos sobre beneficios y servicios. Un ERP puede encargarse de eso.
6) Desventaja de los ERP
• Son caros.
• Requieren cambios en la compañía y en los procesos para su instalación.
• Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a ellos.
• Hay pocos expertos en el mercado en ERPs.
AUDIO: La implementación de un sistema ERP es larga y compleja, ya que implica rediseñar los esquemas de trabajo, su implementación es de alto riesgo, ya que envuelve complejidad, tamaño, altos costos, un equipo de desarrollo, además de inversión de tiempo. En las mayorías de las empresas se requiere reemplazar la infraestructura existente, lo que implica inversión de capital adicional, especialización y hasta la posibilidad de parar el negocio temporalmente para la implementación, por otra parte es importante señalar que el grado de experiencia de los proveedores del producto es un factor importante para el buen funcionamiento del sistema.
Cuando hablamos de sistemas ERPs se nos viene a la mente que estos se utilizan únicamente en mega empresas, pero desde unos años que las principales empresas desarrolladoras de sistemas ERP orientaron su mirada hacia las pequeñas y medianas empresas PYMES.