Los Sistemas ERP
1| ¿Qué es un ERP?
Un sistema ERP es una solución tecnológica que permite a las empresas gestionar todos sus procesos clave en una única plataforma
2| Características de los sistemas ERP
° Integración de Procesos
° Base de Datos Única y Centralizada
° Módulos Funcionales
° Automatización de Procesos
° Soporte Multidivisa, Multilenguaje y Multisociedad
° Capacidad Analítica y Reporting:
° Seguridad y Control de Acceso
° Escalabilidad
° Despliegue Flexible
° Cumplimiento Normativo
° Interfaz Amigable y Personalizable
° Conexión con otras plataformas
Dashboards: En SAP BI y SAP BusinessObject es una herramienta de visualización de datos que permite a los usuarios monitorizar y analizar el rendimiento de un negocio de forma rápida y sencilla.
BI: SAP Business Intelligence permite a las empresas sondear las numerosas fuentes de información disponibles en la nueva Economía y convertirlas, rápidamente, en conocimientos reales para tomar decisiones y emprender las acciones necesarias.
IFRS: (International Financial Reporting Standard), son estándares técnicos contables adoptadas por el IASB, institución privada con sede en Londres.
RGPD: Significa Reglamento General de Protección de Datos. Es una normativa europea (UE) que entró en vigor el 25 de mayor de 2018 y establece reglas estrictas sobre cómo las empresas, organizaciones y gobiernos pueden recopilar, almacenar, procesar y proteger los datos personales de los ciudadanos de la Unión Europea.
Factura Electrónica: Es la versión digital de una factura tradicional en papel, que cumple con los mismos requisitos legales, fiscales y contables, pero se genera, envía, recibe y almacena en formato electrónico.
SAP Fiori: Es una familia de aplicaciones que reflejan una nueva forma de trabajo con las soluciones SAP. En este sentido, se habla de una nueva Experiencia de Usuario. La aplicación Fiori siguen el concepto de apps, similar a lo que utilizamos en los smartphone o tablets, en el sentido de que cada una de ellas es muy simple, y está dedicada a una función específica.
CRM: (Customer Relationship Management) Sistemas de gestión para optimizar la relación de una compañía con sus comprador. "CRM" es un acrónimo inglés que significa Customer Relationship Management, y no es mas que un software que nos ayudará en la gestión de las relaciones con nuestros clientes.
IOT: Es un concepto que se refiere a una interconexión digital de objetos cotidianos con internet. En definitiva, la conexión de internet más con objetos que con personas.
Inteligencia Artificial: En ciencias de la computación una máquina <<Inteligente>> ideal es un agente flexible que percibe su entorno y lleva a cabo acciones que maximicen sus posibilidades de éxito en algún objetivo o tarea.
SAP S/4HANA Cloud: Es la versión en la nube del sistema ERP de SAP, que ofrece todas las funciones clave de negocio (finanzas, ventas, compras, producción, etc.) pero sin necesidad de instalarlo en servidores locales.
SAP BTP: Una plataforma empresarial PaaS ( Plataforma como servicio) que proporciona servicios y entornos integrales de desarrollo de aplicaciones, lo que permite construir, ampliar e integrar aplicaciones de negocios en la nube.
SAP analytics cloud: Una plataforma de inteligencia de negocio (BI), análisis predictivo y planificación empresarial en la nube, desarrollada por SAP.
3| Los sistemas ERP más conocidos y utilizados
1. SAP ERP/ SAP S/4HANA (SAP)
Características:
° Uno de los mas completo del mercado.
° Tiene versiones en la nube SaaS y locales (on-premise).
° Ideal para empresas grandes o multinacionales.
SaaS: Software como un Servicio (del inglés: Software as a Service, SaaS), es un modelo de distribución de software donde el soporte lógico y los datos que manejan se alojan en servidores de una compañía de tecnologías de información y comunicación (TIC).
2. Oracle E-Business Suite / Oracle NetSuite / Oracle Fusion ERP (Oracle)
Características:
° Oracle tiene varias soluciones ERP dependiendo del tamaño de empresa.
° NetSuite es ideal para PYMEs y empresas medianas con presencia global.
° Fusion ERP se enfoca en empresas grandes.
PYMEs: Siglas con las que se designa a las pequeñas y medianas empresas. Estamos hablando de una empresa mercantil, industrial o de otro tipo, que tiene un número reducido de empleados y que registra ingresos moderados.
3. Microsoft Dynamics 365 (Microsoft)
Características:
° Está basado en la nube y permite mucha flexibilidad.
° Incluye módulos como ventas, CRM, finanzas, operaciones, etc.
° Excelente integración con otras herramientas Microsoft (Office 365, Azure, etc.).
4. Sage ERP (Sage Group)
Características:
° Fácil de usar y económico comparado con SAP u Oracle.
° Ofrece diferentes versiones según el tamaño de empresa.
5. Kingdee / Yonyou (Empresas Chinas)
Características:
° Muy usados en China y Países asiáticos.
° Tienen versiones tanto para pequeñas como grandes empresas.
6. Odoo (Open Source)
Características:
° Es un ERP modulas, lo que significa que podemos elegir solo los módulos que necesitamos.
° Tiene versión gratuita (open source) y versiones de pago con más funciones.
7. Epicor ERP
Características:
° Enfocado principalmente en empresas industriales y manufactureras.
° Disponible en modalidad cloud o local.
Participación estimada de mercado de los ERP más utilizados (2024)
- SAP S/4HANA = 18%
- Oracle ERP Cloud = 15%
- Microsoft Dynamics 365 = 13%
- Infor CloudSuite = 10%
- NetSuite = 9%
- Odoo = 8%
- Workday = 7%
- Epicor ERP = 6%
- Sage X3 = 5%
- IFS Cloud = 4%
4| Las industrias que más implementan sistemas ERP
Son aquellas que requieren una gestión integrada y eficiente de múltiples procesos internos, como producción, inventario, finanzas, recursos humanos, cadena de suministro, entre otros.
1. Manufactura / Producción
° La planificación de la producción
° La gestión de inventarios
° La cadena de suministro
° La calidad y el cumplimiento normativo
° Los costos y los márgenes
10 empresas manufactureras o de producción más importantes del mundo que son:
° Apple
° Toyota Group
° Volkswagen Group
° Samsung Electronics = Este no usa el sistema SAP S/4HANA
° Foxconn
° Mercedes-Benz Group
° Cardinal Health
° China Railway and Engineering Group
° Huawei
° Ford
2. Distribución y Logística
° Inventarios en tiempo real
° Compras y las ventas
° La flota y el transporte
° Los pedidos y las entregas
3. Retail / Comercio minorista
° Ventas multicanal
° Gestión de inventarios
° Las relaciones con proveedores
° Los puntos de venta (POS)
° El análisis de clientes y precios
4. Servicios públicos (energía, agua, gas)
° Los activos fijos y el mantenimiento
° Las operaciones reguladas
° Los recursos humanos y la nómina
° La facturación y los servicios al cliente
5. Salud y farmacéutica
° Procesos regulatorios
° Almacenamiento y distribución de medicamentos
° Equipos médicos
° Personal sanitario
° Cumplimiento legal tal como FDA, GMP
FDA: Es una agencia Federal del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos (HHS) encargada de proteger y promover la salud pública a través de la regulación y supervisión de: Alimentos Medicamentos (tanto recetados como de venta libre).
GMP: Significa Good Manufacturing Practice, en español: Buenas Prácticas de Manufactura. Son un conjunto de normas y directrices que establecen cómo deben fabricarse, controlarse y garantizarse la calidad de los productos en industrias como: Farmacéutica.
6. Construcción e ingeniería
° Gestión de proyectos
° Contabilidad por proyectos
° Recursos humanos
° Adquisiciones
7. Sector financiero y bancario
° Contabilidad avanzada
° Gestión de activos
° Cumplimiento (compliance)
° Reporting financiero
8 Educación
° Recursos financieros
° Recursos humanos
° Infraestructura
° Estudiantes y matrículas
¿Por qué estas industrias necesitan ERP?
Ayudan a centralizar datos, automatizar procesos, reducir errores y mejorar la toma de decisiones.
5| Las desventajas de implementar un sistema ERP
Aunque implementar un sistema ERP ofrece muchos beneficios, también conlleva riesgos y desventajas, especialmente si no se planifica y ejecuta correctamente.
1. Altos costos iniciales
° Licencias del Software
° Infraestructura tecnológica (servidores, nube)
° Capacitación
° Consultoría externa
° Personal interno dedicado al proyecto
2. Tiempo prolongado de implementación
Dependiendo del tamaño de la empresa y la complejidad del sistema, puede durar meses o inclusos años.
3. Resistencia al cambio por parte del personal
Cambiar a un nuevo sistema implica aprender nuevas formas de trabajar.
4. Complejidad del sistema
Requieren formación continua y, en algunos casos, conocimientos técnicos avanzados.
5. Personalización costosa y limitada
° Muy costoso
° Difícil de mantener en actualizaciones futuras
° Limitado por el proveedor
6. Dependencia del proveedor del ERP
° Aumentos de precios
° Cierre del servicio
° Actualizaciones obligatorias que afectan operaciones
7. Riesgo de errores durante la migración de datos
° Pérdida de información
° Datos duplicados
° Errores en históricos financieros o de inventario
8. Impacto temporal en la productividad
Esto es especialmente cierto si no hay suficiente capacitación o soporte inicial.
9. Posibles problemas de integración
Puede requerirse desarrollo adicional o middleware para conectarlos.
MIDDLEWARE: Es un software de conectividad que ofrece un conjunto de servicios que hacen posible el funcionamiento de aplicaciones distribuidas sobre plataformas heterogéneas.
10. Seguridad y riesgos informáticos
° Brechas de seguridad
° Ataques cibernéticos
° Pérdida de acceso por fallos técnicos
6| Las mejores prácticas para elegir e implementar un sistema ERP
1. Define claramente los objetivos
° ¿Qué problemas queremos resolver?
° ¿Cuáles son las metas a corto y largo plazo?
° ¿Qué procesos internos necesitamos mejorar?
2. Forma un equipo multidisciplinario
° Finanzas
° Ventas
° Compras
° Operaciones / Producción
° Tecnología
° Recursos Humanos
Equipos que debe participar en :
° La selección del sistema ERP
° La definición de requisitos
° Las pruebas y la validación
3. Haz una lista de requerimientos
Lista de Requerimientos Funcionales y Técnicos
Categorías Ejemplos de requerimientos
Módulos Contabilidad, inventario, ventas, recursos humanos
Personalización ¿Puedo crear reportes personalizados?
Integración ¿Se integra con mi CRM actual?
Escalabilidad ¿Permite agregar más usuarios o módulos en el futuro?
Soporte técnico ¿Hay soporte en español y horarios extendidos?
Costos ¿Incluye licencias, capacitación, mantenimiento anual?
4. Evalúa sistemas ERP según tu tamaño y sector
° El tamaño de la empresa: PYME vs Gran Empresa
° El sector industrial: Manufactura, Retail, Salud, etc.
° La ubicación geográfica: Algunos ERPs tienen mejor soporte por región
5. Prueba antes de comprar
° Pide que se prueben escenarios reales de tu negocio
° Involucra al personal que usará el sitema
° Evalúa facilidad de uso, velocidad y claridad
6. Planifica bien la implementación
° Cronograma claro
° Asignación de responsable
° Gestión del cambio (capacitación y comunicación)
° Implementación por fases (más segura)
7. Capacita a tu equipo desde el principio
° Organiza sesiones de entrenamiento
° Designa "usuarios líderes" que apoyen a sus compañeros
° Prepara manuales o videos tutoriales
9. Mide el éxito después del lanzamiento
KPIS_PBI: Los indicadores clave de rendimiento (KPI) en SAP son medidas cuantificables que se utilizan para evaluar el rendimiento de diferentes áreas de negocio dentro de una organización.
° Tiempo promedio de cierre contable
° Número de errores en facturación
° Disponibilidad de inventario
° Satisfacción del cliente interno
9. Elige entre ERP en la nube o local según tus necesidades
Características ERP en la nube ERP local
Costo inicial Más bajo Más alto
Actualizaciones Automáticas Manuales
Acceso Desde cualquier lugar Solo en la oficina
Seguridad Depende del proveedor Control total
Soporte Generalmente incluido Puede ser externo
10. Ten un plan de contingencia
° Tener un plan b en caso de fallos técnicos o resistencia del personal
° Definir quién será responsable de resolver problemas en cada área
° Antes de migrar toda la información, hacer respaldos completos
Conclusión:
¿Cómo evitar los riesgos comunes de un ERP?
° Altos costos: Elige un ERP escalable y en la nuble.
° Resistencia al cambio: Capacita y comunica con anticipación.
° Complejidad del sistema: Prueba antes de comprar y capacita bien.
° Pérdida de productividad: Implementa por fases y sin presión.
° Errores en datos: Limpia y valida los datos antes de migrar.
° Problemas de integración: Asegúrate de que el ERP se conecte con tus sistemas actuales.