1 | ¿Qué es un sistema ERP?
Primero lo primero, ERP significa Enterprise Resource Planning (Planeación de Recursos de la Empresa) y estos son sistemas que integran la administración, modelado y automatización de diversos procesos de una empresa (Financieras, comerciales, logísticas, productivas, etc.).
La implementación de los ERPs busca darle rápidamente respuestas a los clientes del negocio; disminuir los costos en general; recolectar, ordenar y manipular eficientemente la información relevante (y así facilitar la toma de decisiones).
Todo esto es provisto por un sistema de organización que origina como evolución de los MRP, los cuales tienen el mismo modus operandi de los ERP pero con un enfoque exclusivo a los materiales y capacidades productivas.
2 | Las características de los ERP
Los ERP en gran parte son definidos por dos características: Flexibilidad y adaptabilidad.
Hay propiedades típicas en los ERP, las cuales existen con las dos características previamente dichas en mente. Estas propiedades se pueden resumir de la siguiente forma:
- Flexible: Tiene que ser capaz de cambiar constantemente, y en nuestro caso tiene que ser capaz de operar sobre diferentes bases de datos para poder lograr una trazabilidad completa.
- Modular: El sistema ERP es de arquitectura abierta, por lo tanto se pueden usar sus módulos libremente ya que estos no deberían afectar a los otros módulos. Adicionalmente, el sistema soporta varias plataformas de hardware ya que varias empresas tienen sistemas heterogéneos.
- Comprensivo: El sistema tiene que ser capaz de trabajar con las diferentes estructuras de organización de diferentes empresas.
- Conectividad: El sistema tiene que ser capaz de conectarse y operar con otras entidades físicamente remotas a la empresa.
- Selección de diferentes formas de negocio: Nuestro sistema debería estar preparado para trabajar con las mejores prácticas de negocios a nivel internacional.
- Simulación de la realidad: Tiene que ser capaz de simular la realidad de la empresa de forma paralela a su administración y tiene que tener la posibilidad de generar informes para los operadores del sistema.
3 | El mercado de los ERP
La complejidad y tamaño de los ERP nos trajo una buena cantidad de diversidad. Podemos encontrar una gran variedad de precios, profundidad de integración, plataformas soportadas y funcionalidades. Por lo tanto es idóneo que la empresa ya haya respondido las siguientes preguntas antes de elegir un ERP:
- ¿Qué resultado se está buscando?
- ¿Cuánto tiempo disponible hay para alcanzar el resultado?
- ¿Quiénes en la empresa conocen más a fondo los procesos?
- ¿Quiénes tienen la autoridad para modificar los procesos de los departamentos?
Algo que ya deberíamos ir teniendo en cuenta es que la empresa que busque un ERP muy probablemente sea perteneciente a una de las siguientes industrias:
- Fabricación y distribución (25%)
- Fabricación (13%)
- Minorista/Retail (12%)
- Servicios profesionales y consultoría (10%)
- Mayorista (9%)
- Otra industria (31%)
Adicionalmente, el ERP que se va a implementar será (probablemente) uno de los siguientes:
- SAP
- Oracle
- Sage
- Infor
- Microsoft Dynamics
- JD Edwards
4 | Los beneficios de los sistemas ERP
Aunque las ofertas de cada marca de ERP demuestren beneficios característicos la mayoría tienen un conjunto común de beneficios, los cuales son su ayuda a:
- Optimizar los procesos: Usualmente automatizando tareas sencillas, como lo es elaborar facturas.
- Favorecer el acceso a la información: Centraliza la información para evitar los errores y las tareas duplicadas que tienden a darse cuando dos o más departamentos están trabajando en proximidad.
- Tomar decisiones rápidamente: El ERP recolectará y organizará información en tiempo real que se puede usar para hacer decisiones rápidas e informadas.
- Tener un mayor control: Por la trazabilidad que los ERP implementan, los errores serán detectados y corregidos de forma rápida y sencilla.
- Aumentar la seguridad: La información recolectada por el ERP está protegida y además se le realizan copias de seguridad automáticamente.
- Mejorar la atención al cliente: Ya que los datos adquiridos por cada cliente permitirá personalizar el servicio.
- Reducción de los costes empresariales: Un ERP reduce errores y elimina duplicidades, por lo que reduce el coste administrativo.
- Aumento de la rentabilidad: Todas las ventajas previamente enlistadas se traducen en un mejor rendimiento financiero para la empresa.
5 | Las razones por las cuales una empresa desea implementar un ERP
Existen 5 razones:
- Integración de la información financiera: Cada departamento de una empresa usualmente maneja sus propias finanzas. Lo cual complica las tareas administrativas por parte del CEO. Un ERP puede centralizar y presentar los números de cada departamento por su cuenta.
- Integración de la información de los pedidos de los clientes: Los sistemas ERP pueden centralizar y efectuar un continuo seguimiento a los pedidos de los clientes, desde que se hace el pedido hasta que el mismo sea entregado.
- Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturación: Los ERP vienen con métodos estándares para automatizar algunos de los pasos de un proceso de fabricación.
- Minimizar el inventario: Los ERP ya van a estar aumentando la velocidad del proceso industrial por su cuenta, lo cual puede minimizar el inventario. Pero la visibilidad que los ERP dan a todo el proceso industrial puede permitir la identificación de problemas en los planes actualmente empleados por los usuarios.
- Estandarización de la información de RH (Recursos humanos): Especialmente en compañías con múltiples unidades de negocios. Un ERP puede crear un método unificado y sencillo para contar el tiempo de los empleados y notificarles sobre sus beneficios y servicios.
6 | Las desventajas de los ERP
- Resistencia al cambio: Al final del día le estamos pidiendo a los empleados que usen una herramienta administrativa que cambia significativamente la forma en la que se organizan. Por lo que varias personas van a ignorar el pedido, seguir con lo estaban haciendo y van a causar incompatibilidades a nivel administrativo.
- Los beneficios no son inmediatos: La migración de datos puede tomar tiempo y encima la naturaleza de la implementación de un ERP tiene beneficios que solo pueden percibirse a largo plazo.
- La ejecución depende del talento: Como cualquier herramienta asignada al usuario, depende de una formación que tendrá que ser provista por la empresa. Adicionalmente la misma tendrá que asegurarse que el usuario vea los frutos de su trabajo para mantenerlo incentivado en el uso del sistema
- Los costos son altos: Los ERP en si son caros; el reemplazo de otra infraestructura toma tiempo y personal especializado, lo cual costará tiempo y recursos; y dependiendo del proveedor puede ser necesario parar temporalmente las actividades del negocio durante la implementación.
- La implementación es larga: Es necesario un rediseño de esquemas y procesos de trabajos durante la implementación de un ERP, esto puede volverse una tarea complicada y larga.
Afortunadamente, los proveedores de ERPs empezaron a dedicar su tiempo a las PyMEs además de las mega empresas. El producto de esto es una variedad de sistemas con diferentes precios (entre otras cosas). Lo cual puede mitigar algunos de los problemas en la lista anterior.
El Futuro de los ERP
Hay 5 cosas que podemos esperar que se desarrollen en el futuro de los ERP:
- Integración con la nube: Los ERP pueden ser aplicados on-premise (Servidor + Base de datos físicamente adentro de algún lugar en la empresa que implementa el ERP), en cloud (Servidor + Base de datos físicamente en algún lugar de una empresa que ofrezca servicios de computación) y híbridos (Cualquier mezcla de las dos previamente descriptas).
- Implementación de las IAs: Podemos esperar que las IA se encarguen de automatizar otras tareas más complicadas en diversas partes del trabajo del ERP que van desde control de anomalías financieras a manipulación de drones (entre otras).
- El época dorada de los ERP: Con el exponencial desarrollo de tecnologías IoT (Internet of Things) se están diseñando más tecnologías y productos periféricos para los ERP con el propósito de aumentar sus capacidades.
- Abundancia de datos: Últimamente los datos se volvieron una de las partes más importantes de los negocios. Ya sea como un producto en sí o como un elemento con información necesaria para mejorar el producto. Los ERP pueden recolectar los datos y pueden gestionar su uso.
- Implementación del blockchain: Esta es una tecnología que en esencia es una base de datos distribuida que es excepcionalmente segura. Se espera que esta tecnología se use para mejorar los sistemas de trazabilidad de los ERP.