✒️ABAP / Los sistemas ERP Por Manel Gangolells Isanta

Los sistemas ERP

Aprendizajes de la lección:

• Que es un ERP.
• Cuáles son sus características.
• El mercado de los ERP.
• Beneficios de utilizar un ERP.
• Razones para que una empresa los implemente.
• Ventajas/desventajas que presentan.

1. ¿Qué es un ERP?

• ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema integral para la gestión de los recursos de la empresa (Area finanzas, logistica, producción, etc).
• El propósito de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, disminuir los costes totales de operaciones y tener un eficiente manejo de información de manera unificada y ordenada en un solo lugar.

Nota adicional: Los sistemas ERP son una evolución de los sistemas MRP, estos estaban enfocados únicamente a la planificación de materiales y capacidades productivas.

2. Características de los ERP

Los sistemas ERP no solo sirven para integrar datos de varios departamentos de una empresa, se considera un sistema ERP los sistemas que contengan las siguientes características:

• Flexibilidad: Responde a las constantes transformaciones de las empresas. Los sistemas ERP operan sobre diferentes bases de datos por las conexiones de bases de datos abiertas. Ejemplo de flexibilidad: Capacidad que debe tener el sistema en adaptarse a los cambios que surgen en la empresa.
• Modularidad: Es un sistema de arquitectura abierta, puede usar un módulo libremente sin que este afecte a los restantes. El sistema soporta soportas múltiples de hardware. Debe facilitar la expansión y/o adaptabilidad de otros módulos posteriormente. Ejemplo de modularidad: El sistema debe permitir la implementación de las funcionalidades por módulos, el cliente debe poder instalar solamente los módulos que se necesita, sin necesidad de poner módulos que no se necesitan.
• Comprensivo: Debe estar apto a soportar las diferentes estructuras organizacionales de las empresas. Ejemplo de comprensivo: El sistema debe de ser comprensivo para abarcar la información de diferentes negocios, ya que cada negocio tiene distintas necesidades.
• Conectividad: El sistema debe permitir la conexión con otras entidades del mismo grupo empresarial. Ejemplo conectividad: El sistema ERP debe conectarse con el exterior de la empresa, tanto para exportar como para importar datos al sistema. En caso de empresas multinacionales, es indispensable que el mismo sistema esté implementado en nivel global.
• Selección de diferentes formas de negocio: Debe contener una selección de las mejores prácticas de negocio en todo el planeta. Ejemplo de diferentes formas de negocio: La capacidad de adaptación de un negocio es fundamental para lograr los objetivos establecidos mediante las estrategias determinadas. Las buenas prácticas empresariales se refieren a acciones que producen en un determinado periodo de tiempo una mejora en un producto, servicio o situación.
• Simulación de la realidad: Debe permitir la simulación de la realidad de la empresa en la computadora. El control del sistema debe estar fuera del proceso y debe de ser posible elaborar informes para los usuarios que controlan el sistema. Ejemplo de simulación de la realidad: La utilización del sistema debe reflejar el día a día de la empresa, ambas realidades, tanto el sistema como la empresa funcionen como un todo. Un sistema que su utilización le genere a sus usuarios una recarga de tiempo en sus funciones no sirve para nada, debe de ser eficiente.

3. El mercado de los ERPs

El mercado ofrece opciones que varían no solo en precio sino en integración, plataformas soportadas y funcionalidad. Antes de implementar un ERP hay que tener muy claro el objetivo por el cual se está implantando un ERP y responda las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el resultado que se espera?
• ¿De cuánto tiempo dispone la empresa para alcanzar dicho objetivo?
• ¿Quiénes en la empresa conocen más a fondo los procesos?
• ¿Quiénes poseen la autoridad para modificar los procesos de uno u otro departamento?

ERP más conocidos y más utilizados:

• Oracle ERP y Oracle PeopleSoft.
• JD Edwards Enterprise One (Comprada por Oracle).
• Sage ERP X3 y Sage Murano ERP.
• Infor ERP (en la nube).
• SAP ERP, SAP S/4HANA y SAP Business One (Los productos SAP son los más usados mundialmente).
• Microsoft Dynamics ERP y CRM.

Presencia de mercado de los ERP:

1. SAP con un 25% de presencia.
2. Oracle con un 13% de presencia.
3. SAGE con un 6% de presencia.
4. El 56% restante de presencia está dividido en otros ERP.

4. Los beneficios de los sistemas ERP

Son varios los beneficios y los impactos que tendrán en la organización. Cada software ERP tiene sus beneficios característicos, pero la mayoría de ERP en común tienes los siguientes:

• Optimizar los procesos: Automatizar los procesos, por ejemplo elaboración de facturas.
• Favorecer el acceso a la información: Eliminación de errores y tareas duplicadas, ya que la información es accesible para los distintos departamentos que intervienen en los procesos empresariales.
• Tomar decisiones de forma más rápida: Acceso a la información veraz permite tomar decisiones basadas en datos reales.
• Tener un mayor control: En caso de cometer un error, por la trazabilidad del ERP permitirá detectar y corregir el error de forma rápida y sencilla.
• Aumentar la seguridad: La información sobre la empresa y sus actividades estarán protegidas, además el programa ERP generará copias de seguridad de forma automática.
• Mejorar la atención al cliente: Los datos obtenidos de cada cliente permite dar mejor servicio y conocer mejor sus necesidades.
• Reducción de los costes empresariales: Un programa ERP reduce errores y elimina duplicidades, por lo tanto, reduce los costes de la organización.
• Aumento de la rentabilidad: Todas las ventajas comentadas anteriormente tienen la ventaja final u objetivo: el aumento de la rentabilidad en la empresa.

5. Razones por las cuales una empresa desea implementar un ERP

Existen 5 razones por las cuales las empresas desean implementar un ERP:

• Integración de la información financiera: El CEO siempre busca información financiera. Con un ERP los números financieros están unificados y todos tienen una sola versión.
• Integración de la información de los pedidos de los clientes: Con el sistema ERP se puede centralizar y darle seguimiento a los pedidos de los clientes, desde la recepción del pedido hasta que se entrega la mercancía.
• Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturación: Los sistemas de ERP vienen con los métodos estándares. Estandarizar esos procesos y usar un solo sistema informático integrado puede ahorrar tiempo, aumentar la productividad y reducir los costos.
• Minimizar el inventario: Los ERP agilizan el flujo de proceso industrial. Eso puede originar que los inventarios sean reducidos y ayudar a los usuarios a que desarrollen mejores planes de entrega con respecto a los pedidos de los clientes.
• Estandarización de la información de RH (Recursos Humanos): Para RH un ERP es un método unificado para seguir el tiempo de los empleados y comunicarse con ellos sobre los beneficios y servicios.

6. Las desventajas de los ERP

Son más las ventajas que rodea un ERP que las desventajas, sin embargo, es necesario conocer las posibles incidencias que se pueden presentar al implementar un sistema ERP en una organización.

Estas son las principales desventajas de un ERP:

• Resistencia al cambio: Impacto para el personal de una empresa para el uso de esta herramienta, al principio puede reducir la eficacia del ERP durante la adaptación.
• Los beneficios no son inmediatos: En vista que la migración de la información y las tareas necesitan tiempo de ejecución, debe entenderse que los beneficios se empezaran a notar con el paso del tiempo.
• La ejecución depende del talento: El uso y manejo del ERP dependerá de los empleados, por lo tanto, influye en la capacidad que tiene cada empleado.
• Los costes son altos: Suelen tener un costo elevado y requieren de un equipo considerable de desarrollo, tambien implica cambios en la infraestructura, lo que implica capital adicional.
• La implementación es larga: La implementación de un ERP es un tanto larga y en ocasiones compleja.

La implementación de un sistema ERP es larga y compleja, es de alto riesgo, ya que envuelve complejidad, tamaño, altos costos, un equipo considerable de desarrollo e inversión de tiempo. En muchas empresas se requiere reemplazar la infraestructura existente, por lo tanto, requiere de una inversión de capital adicional, especialización y hasta la posibilidad de parar el negoció para su implementación. Es importante recalcar que el grado de experiencia de los proveedores del producto es un factor importante para el buen funcionamiento del sistema.

Los sistemas ERP también están presentes en las empresas PYMES, adaptando sus precios, teniendo en cuenta lo que una pequeña y mediana empresa puede pagar.

El futuro de los sistemas ERP

El mercado de los ERP no muestra signos de desaceleración, el mercado crecerá a pasos agigantados en los periodos 2022 - 2026.

Este crecimiento se basa en varios aspectos dentro de los cuales se encuentran:

• La integración en la nube de los sistemas ERP.
• Medidas de seguridad de datos mejoradas.
• La integración de tecnologías de última generación como son el Machine Learning o la IA.

Cinco claves que marcaran el mercado de los ERP en el corto plazo:

• Todo está en la nube: Actualmente, puede instalarse un sistema ERP "on premise", en "cloud" o la opción hibrida/mixta que es una mezcla de "on premise" y de "cloud". En la nube permite acelerar los proyectos de implementación e integración, como resultado el ERP basado en la nube se convertirá en la opción predeterminada ya sean grandes o pequeñas.
• Machine Learning y IA: Estas herramientas ofrecen gran variedad de beneficios, en particular aumentar procesos, aumentar la eficiencia, generar ideas y mejorar la toma de decisiones. En vez de remplazar a los humanos, el "machine learning" y la IA apoyarán a los humanos al proporcionar niveles de inteligencia y conocimientos en paralelo.
• El mercado del ERP en la resta de la ola: Los fabricantes van a invierten en soluciones perifericas que complementen el ERP para mejorar y ampliar sus sistemas centrales y aumentar su productividad en los proximos años.
• Datos por todas partes: Los datos se han convertido en uno de los activos más valiosos para las empresas, independientemente de su sector. Contar con un sistema ERP que esté basado en datos y que ofrezca la capacidad de analizar y presentar los datos de una manera que los empleados puedan entender será más importante que nunca. Aprovechar los datos es esencial para detectar procesos ineficientes, en los próximos años el uso de datos para mejorar los procedimientos internos será cable para mantenerse por delante de los competidores y garantizar niveles óptimos de productividad.
• El Blockchain emerge: Esta es la tecnología que está detrás de los bitcoins, se trata de una base de datos distribuida donde las partes intercambian información eliminando intermediarios para concretar una transacción. En los próximos años surgirán nuevos casos de uso de blockchain para los ERP, especialmente en lo que se refiere a fabricación, la gestión de la cadena de suministro ya está demostrando tener un potencial significativo como aplicación temprana de blockchain ERP debido a la visibilidad y la trazabilidad que proporciona. Al igual que la configuración de pagos automáticos y pagos inteligentes, eliminaran la necesidad de que las empresas envíen facturas y persiguen los cobros, ahorrando un tiempo considerable y asegurando que todos reciben el pago puntualmente.

Conclusiones: El futuro del mercado de los ERP será brillante debido a su potencial para transformar las operaciones comerciales. La pregunta que deben hacerse las empresas no es si están listas para abordar estos desarrollos, sino si pueden permitirse el lujo de no hacerlos.