✒️ABAP / Los Agentes y la Estructura Organizativa Por Felipe Estepa Quintero

AGENTES Y ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Que es un agente: Es la persona que ejecuta el trabajo a realizar en el Workflow. Cada Workitem, instancia en tiempo de ejecución de un paso del Workflow, puede ser procesado por el sistema de Workflow, utilizando el usuario WF-BATCH, o por un agente. Los agentes son los encargados de ejecutar tareas que no pueden ejecutarse automáticamente. Una de las tareas más interesantes y normalmente una de las que más tiempo consume es cómo el sistema ha de seleccionar a los agentes correctos para la ejecución de cada Workitem. Desde la perspectiva de negocio, esto no es trivial cuando es un nuevo proceso que no ha sido llevado a cabo por nadie anteriormente.

NOTA: Enviar los workitems a los agentes responsables correspondientes constituye el 50% de la labor de la determinación de responsables, tener una estrategia para mantener la asignación de responsables minimizando el impacto de los cambios organizacionales y las fluctuaciones del personal representa el otro 50%.

Asignación de agentes: El sistema de Workflows deberá trabajar con grupos de agentes para poder determinar los responsables finales de la ejecución de un workitem. Cuando se diseña, implementa y mantiene un Workflow, se debe entender cómo el sistema de Workflow ve estos grupos de agentes. Los grupos pueden solaparse e cruzarsze para poder determinar el agente responsable final.

Grupos de agentes:

• Agentes posibles: Aquellos que están permitidos para ejecutar el trabajo. Siempre se asignan en la tarea según la cual se basarán muchos workitems, pero no un workitem específico. Si un usuario no está en este grupo, no podrá ejecutar la tarea.
• Agentes responsables: Aquellos que se quiere que ejecuten un workitem en particular. Son asignados comúnmente al crear un paso en el Workflow Builder. Pueden ser asignados a través de roles o papeles a nivel de la tarea. Con los roles, los agentes responsables se asignan dinámicamente en tiempo de ejecución. Siempre son agentes posibles.
• Agentes excluidos: Son aquellos que no se quiere que ejecuten un workitem en particular. Siempre se definen en el Workflow Builder al crear un paso para una tarea.

Receptores: Son aquellos que automáticamente reciben un workitem en su inbox cuando el workflow crea el workitem. También son conocidos como agentes seleccionados. Los receptores son: los posibles agentes para una tarea, los restringidos a las lista de agentes responsables para un workitem y los que no son miembros de la lista de agentes excluidos. Hay que tener en cuenta que si no hay agentes posibles, nadie recibirá el workitem y que si no se define un agente responsable en el paso, el sistema buscará la regla por defecto de la tarea, si no hay regla, todos los posibles agentes recibirán el workitem, excluyendo a los agentes excluidos.

Un receptor podrá hacer un reenvío de un workitem a otro usuario. Existen varias posibilidades

• Tarea general (General task): los workitems podrán ser reenviados a cualquier usuario.
• Transmisión general permitida (General forwarding): los workitems podrán ser reenviados a cualquier usuario, pero existe una lista de agentes posibles.
• Transmisión general no permitida (No general forwarding): los workitems solo podrán ser reenviados a los agentes posibles.
• Prohibido transmitir: no está permitido reenviar workitems.

Las posibilidades de reenvío se definen dentro de la tarea, cuando se determinan los agentes posibles.

Otros agentes:

• Agente actual: mientras que un workitem se esté procesando, el agente actual es aquel que esté procesando el workitem. Completado el workitem, el agente actual será el que hay procesado el workitem en último lugar.
• Asignación múltiple: envío de un mismo workitem a varias receptores. Cuando uno de los agentes tome el workitem, éste desaparecerá del inbox del resto. En caso que lo vuelva a dejar sin tomar, volverá a aparecer a todos los usuarios nuevamente.
• Agentes para plazos: aquellos que recibirán un workitem que haya vencido, al que se le fijó un plazo y el plazo fue alcanzado.
• Agentes de notificación: aquellos que recibirán un correo electrónico informándoles que determinado workitem ha sido ejecutado satisfactoriamente.

Estructura organizativa en la asignación de agentes: Cada agente debe tener un user ID de SAP. Cada vez que se asigne un agente posible, responsable o excluido, se estará asignando de manera implícita un usuario SAP.

Mantener usuario por usuario todos los agentes es una tarea excesivamente tediosa, dado que pueden existir múltiples Workflows, múltiples usuarios, etc. No se debe olvidar que los usuarios van cambiando de puesto, van y vienen de la empresa. Siempre que sea posible, se debe mantener la asignación de usuarios a Workflow a través de un plan organizacional o estructura organizativa.

Plan organizacional básico: Consiste en una serie de relaciones, representadas como una estructura organizativa jerárquica entre diferentes elementos organizacionales. Estos elementos son:

• Unidades organizativas: cada una de ellas representa un grupo de personas como un equipo, un departamento, una sección, un área de trabajo, etc.
• Trabajos: describe el rol funcional dentro de la organización.
• Posiciones: representa un lugar a ocupar por una persona. Es un escritorio físico o una vacante.
• Usuarios: usuario SAP que se asigna a la posición.

La mayoría de los objetos organizativos tienen un código, una descripción y un periodo de validez. Por defecto, el periodo de validez se asigna con la fecha del día de la creación del objeto y como fecha de vencimiento será 31 de diciembre de 9999. Este periodo se puede cambiar. Los objetos organizativos y sus relaciones se mantienen a través de las transacciones de gestión organizativa PPOM, PPOMW y PPOCW.

Mantenimiento del plan organizacional básico: Para crear un plan organizacional hay que acceder a la transacción PPOCW y seleccionar una fecha de validez. Aplicar los siguientes pasos:

• Creación de la unidad organizativa: se pulsa el botón crear, se seleccionar unidad organizativa y se indica un código, una descripción y periodo de validez.
• Creación de la función: desde el menú se selecciona “Trata/Crear funciones”. Introducir un código y una descripción.
• Creación de una posición: introducir el código, la descripción, una función y si la posición es o no el máximo responsable de la unidad organizativa. También se puede colocar validez.
• Asignar un usuario: sobre la posición, pulsar el botón asignar. Seleccionar titular y elegir un usuario. Cambiar la descripción de la posición.

NOTA: Cuando se cree por primera vez la estructura organizativa, el sistema solicitará una orden de transporte. Cuando se modifique la estructura, cambiando objetos existentes o creando nuevos, también solicitará una orden de transporte. No obstante, se podrá transportar a otros ambientes toda la estructura organizativa o parte de ella, con la herramienta del sistema que se encuentra en la transacción RE_RHMOBE30.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Francisco Compte Sanchez