✒️ABAP / Los Agentes y la Estructura Organizativa Por Josep Lopez Moyano

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ABAP Los Agentes y la Estructura Organizativa

ABAP Los Agentes y la Estructura Organizativa

¿QUE ES UN AGENTE?

Es la persona que ejecuta el trabajo a realizar en el WorkFlow

Cada workitem puede ser procesado por:

El sistema de Workflow, utilizando el usuario WF-BATCH.

Un agente.

Los agentes son los encargados de ejecutar tareas

Una de las tareas más interesantes y normalmente una de la que más tiempo consume en el momento de definir un Workflow es como el sistema ha de seleccionar a los agentes correctos para la ejecución de cada workitem.

Enviar los workitems a los agentes responsables es el 50% del trabajo

El otro 50% es tener la estructura bien organizada para minimizar los problemas de cambios de puesto.

ASIGNACION DE AGENTES

El sistema de Workflows deberá trabajar con grupos de agentes para poder determinar los responsables finales de la ejecución de un WorkItem.

Los grupos de agentes son:

Agentes posibles: tiene permiso para ejecutar el trabajo. Siempre se asignan en la tarea según la cual se basaran muchos worktimes pero no un workitem especifico en sí mismo. Se puede marcar una tarea como general para que todos los usuarios sean posibles agentes. Si una persona no está en agente posible no podrá ejecutar la tarea.

Agentes Responsables: son los que queremos que ejecuten un wokitem en particular. Son asignados al crear un paso en el Workflow builder. También puede ser asignados a través de roles o papeles a nivel de tarea. Con los roles los agentes responsables se asignan dinámicamente en tiempo de ejecución. Siempre son agentes posibles.

Agentes excluidos: son aquellos que NO queremos que ejecute un workitem “en particular” siempre se definen en el Workflow builder al crear un paso para una tarea

Estos grupos pueden solaparse e “interseccionarse” para poder determinar el agente responsable final.

RECEPTORES

Son aquellos que automáticamente reciben un worktiem en su inbox cunado el WorkFlow crea el worktime. Conocidos también como agentes “seleccionados”.

Son:

Los posibles agentes para una tarea.

Restringidos a la lisa de agentes responsables para un workitem.

No son miembros de la lista de agentes excluidos

A tener en cuenta:

Si no hay agentes posibles NADIE recibirá el workitem

Si no se define un agente responsable en el paso, el sistema buscará la regla por defecto de la tarea, si no hay regla todos los posibles agentes recibirán el workitem (excluyendo los excluidos)

Un recpetor podrá hacer un re-envío de un workitem a otro usuario. Existen varias posibilidades:

TAREA GENERAL (GENERAL TASK): podrán ser re-enviados a cualquier usuario.

TRANSMISION GENERAL PERMETIDA (General Forwarding): podrán ser re-enviados a cualquier usuario (pero existe una lista de agentes posibles).

TRANSMISIO GENERAL NO PERMITIDA (No General Forwarding): solo podrán ser re-enviados a los agentes posibles.

PROHIBIDO TRANSMITIR: no está permitido re-enviar.

Estas posibilidades se definen dentro de las tareas, cuando se determinana los agentes posibles.

OTROS AGENTES

Agente actual: es aquel que está procesando el workitem (lo tiene tomado). Una vez completado, el agente actual será el que haya procesado el workitem en último lugar.

Asignación múltiple: Cuando un mismo workitem se envía a varios receptores. Cuando uno de los agentes tome el workitem, este desaparecerá del inbox del resto y en caso que lo vuelva a dejar sin tomar, volverá a aparecer a todos los usuarios nuevamente.

Agentes para Plazos: son aquellos que recibirán un workitem que haya vencido, es decir que se le fijó un plazo y el plazo se alcanzó.

Agentes de Notificación: son aquello que recibirán un correo electrónico informándoles que determinado workitem ha sido ejecutado satisfactoriamente.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA EN LA ASIGNACION DE AGENTES

Casa agente en el sistema de Workflows debe tener un user ID de SAP

Cada vez que se asigne a un agente posible, responsable o excluido estaremos asignados de manera implícita en usuario SAP.

Mantener usuario por usuario todos los agentes es una tarea excesivamente tedioso dad que pueden existir múltiples Workflows, múltiples usuarios, etc.

No debemos olvidar que los usuarios son personas y como tal van cambiando de puesto.

Siempre que sea posible debemos mantener la asignación de usuarios a workflow a través de un plan organizacional o estructura organizativa

PLAN ORGANIZACIONAL BAISCO

Consiste en una serie de relaciones representadas como una estructura organizativa jerárquica entre diferentes elementos tales como:

Unidades Organizativas: grupo de personas, un grupo, departamento, equipo, etc.

Trabajos: un rol funcional dentro de una organización

Posiciones: lugar que ocupa una persona

Usuarios: el usuario SAP.

La mayoría de objetos organizativos tienen un código, una descripción y un periodo de validez. Por defecto el periodo de validez se asigna al día de creación y vencimiento 31/12/9999, pero se puede cambiar.

TRANSACCIONES DE GESTION ORGANIZATIVA: PPOM,PPOMW y PPOCW

MANTENIMIENTO DEL PLAN ORGANIZACIONAL BASICO

Para crear un Plan o Estructura organizativa ingresamos en la transacción PPOCW y seleccionamos una fecha de validez.

Luego haremos esto:

CREACION DE LA UNIDAD ORGANIZATIVA: pulsamos el botón crear, seleccionamos la unidad organizativa e indicamos un código, descripción y periodo de validez.

CREACION DE LAFUNCION: desde el menú TRATAR /CREAR FUNCIONES , poner código y descripción.

CREACION DE UNA POSICION: código, descripción, una función y si la posición es o no el máximo responsable de la unidad organizativa. También se puede poner validez.

ASIGNAR UN USUARIO: nos ponemos sobre la posición y botón derecho ASIGNAR. Luego seleccionamos titular y elegimos un usuario.

Cuando se cree la primera vez la estructura se creara un orden de transporte, cuando se modifique también se genera una orden de transporte.

El sistema nos da una herramienta para transportar a otras ambientes toda la estructura organizativa o parte de ella mediante la transacción RE_RHMOBE30

 

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Sobre el autor

Publicación académica de Josep Antoni Lopez Moyano, en su ámbito de estudios para el Curso SAP ABAP Avanzado.

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