✒️ABAP / Introducción a los sistemas de Workflow Por Cristian Arteaga Diaz

INTRODUCCION A LOS SISTEMAS DE WORKFLOW – LECCION 6-1

¿QUE ES EL WORKFLOW?

Es una herramienta que permite la implementación técnica de procesos de negocios

Los sistemas de workflow permiten dar soporte y agilizar el proceso de negocio ganando tiempo. Permite a la gente involucrada llevar a cabo procesos de negocios complejos independientemente del tiempo y el lugar

En el sistema SAP, el sistema de workflow se integra completamente con las funciones de negocios a través de su Business objects (BOR: Business Object Repository – Transacción SW01)

Adicionalmente el sistema de workflow de SAP permite su integración con la gestión organizacional lo que permite relacionar personas o estructuras organizativas a la tarea del workflow, el sistema workflow cubre todos los aspectos del proceso

è à El flojo (actividad) à la gente (organización) à los efectos (información) à à

Las siguientes características son comunes a todos los workflow

- Incluyen un numero finito de actividades

- Las actividades siempre se llevan a cabo de la misma manera

- Involucran a diferentes personas y departamentos

- Requieren un alto grado de coordinación

¿QUE NO ES UN WORKFLOW?

- Un sistema de gestión de documentos

- Un sistema de email

- Un sistema de distribución de datos entre sistemas (para ello workflow utiliza ALE, EDI, WebForms-XML, etc.)

- Una transacción para secuenciar pantallas

- Administración de datos temporales

- Una herramienta que se utilice para realizar funciones no existentes en el sistema (si no se puede ejecutar la función manualmente en el sistema, entonces el sistema de workflow tampoco lo hara)

VENTAJAS DE UTILIZAR UN SISTEMA DE WORKFLOW

Para los usuarios

- Tan pronto como una tarea aparezca se le enviara electrónicamente a su bandeja de entrada o Inbox

- La información, explicaciones e instrucciones se envían todas juntas en un mismo documento

- Permite escalar trabajos automáticamente y determinar los responsables y superiores directamente utilizando la estructura organizativa

Para la empresa

- Aumenta la productividad

- Agiliza los procesos

- Aumenta la satisfacción de los clientes (mejores flujos de información, mayor rapidez en responder)

Terminologia Workflow

Los siguientes términos son fundamentales en los sistemas de workflow

- Workflow à paso à tarea

- Papel à agentes

- Business Object àevento

- Business Workplace à actividad

¿en qué orden?

- El workflow controla el flujo del proceso

- Consiste en un conjunto de pasos

- Puede ser lanzado mediante eventos

Cada workflow se compone de una serie de pasos enlazados. Cada paso tiene un tipo y un símbolo propio para que sea más fácil de leer. Cada paso del workflow procesa datos que se van pasando de step a step a través de contenedores (bindings entre container).

BINDINGS, es un juego de reglas que define cuales son los datos que se pasaran y a que parte del proceso dentro de una workflow

Un workflow se activa mediante uno o más eventos, el evento depende del workflow y debe estar activamente relacionado o el

TRANSACCION SWDD, el workflow se crea y modela mediante el workflow buider transacción SWDD

¿Qué es actividad / tarea?

- Una actividad puede ser: ejecutar una transacción, ejecutar un reporte, ejecutar un modulo de funciones, ejecutar una tarea en un sistema remoto, modificar un documento local, etc.

- Generación y envio de documentos

- Toma de decisiones

- Control de flujo

NOTA, en tiempo de ejecución da actividad o tarea de denominada workitem y le indica al responsable lo que debe hacer, así como también la información necesaria para ejecutar la actividad

¿con que objeto? Business object

Los objetos consisten en un conjunto de información relacionada que puede ser accedida mediante una clave o conjunto de claves

Los objetos se crean en tiempo de ejecución y son instancias específicas de un tipo de objetos definido previamente al cual se le ha asignado valores

Los componentes de un objetos son

- ATRIBUTOS, son los campos que identifican el objeto

- METODOS, indican operaciones que se pueden aplicar sobre el objeto

- EVENTOS, indican cambio de estado en el objeto, impreso, liberado, creado, eliminado, etc.

En el workflow se utilizan los métodos de los tipos de objetos para modelar las actividades. A su vez se utilizan los eventos de los tipos de objetos para iniciar, finalizar o marcar eventos en el workflow

TRANSACCION SWO1, los tipos de objetos se crean y definen mediante el business object builder transacción SWO1

¿Quién? Determinación agentes

Todas las tareas requieren la definición de agentes posibles, los agentes posibles son todas aquellas personas que pueden recibir esa tarea, excluyendo de esta manera a todos los que nunca la recibirán

TRANSACCION PFAC, los agentes responsables se determinan siempre en tiempo real mediante papeles o roles mediante la transacción PFAC

En un papel se definen ciertos criterios mediante los cuales se deterinara el tiempo real quien es el usuario del sistema responsable por ejecutar la tarea. Existen varios tipos de papeles: por competencias, por funciones, por estructura organizativa o por atributos organizativos

¿Cuándo? Evento

Los eventos informan al workflow que algo ha sucedido. El workflow a su vez puede reaccionar al evento si la relación entre ambos esta actividad

Todas las tareas pueden dejar como resultado uno o más eventos (por ejemplo la tarea probar pedido puede dejar los eventos aprobados, rechazados, modificados).

Los eventos se configuran en los tipos de objetos y puedn generarse por:

- Por programas (mediante funciones específicas de la API de workflow

- Mediante documentos de cambio (change documents)

- Mediante el sistema de mensajes (utilizado en SD y MM)

- Mediante la gestión de status de documentos (utilizado en PP, PM, QM, etc.)

- Mediante el sistema de información de logística (alertas)

- Mediante documentos de cambio de modulo HR

Transacción Descripción

OOAW Evaluation paths

PFAC Create and maintain Rules

PFOM Maintain assignment to SAP organizational objects

PFOS Display assignment to SAP organizational objects

PFSO Organizational environment of a user

PFTC Create and maintain tasks

PPOCW Create organizational plan

PPOMW Maintain organizational plan

PPOSW Display organizational plan

SWDA Workflow Builder (Calls the Workflow Builder inalphanumeric mode)

SWDD Workflow Builder

SWDS Workflow Builder (Selection)

SWDD_CONFIG Workflow configuration

SBWP The Business Workplace

SWDC_DEFINITION Workflow Builder administration data

SWDC_RUNTIME Workflow runtime administration data

SWNCONFIG Extended notifications for business workflow

SWDM Business Workflow Explorer

SWEINST Evaluation and maintenance of instance linkages

SWEINSTVC Evaluation and maintenance of instance linkages

SWE2 Evaluation and maintenance of type linkages

SWE3 Evaluation and maintenance of instance linkages

SWE4 Switch event trace on/off

SWEL Display event trace

RSWELOGD Delete event trace

SWEC Link change documents to events

SWED Assign change document objects to object types

SWEQADM_1 Event queue administration

SWEQBROWSER Administration of event queue browser

SWETYPV Evaluation and maintenance of type linkages

SWI1 Selection report for work items

SWI2_FREQ Work items per task

SWI2_DEAD Work items with monitored deadlines

SWI2_DURA Work items by processing duration

SWI11 Tasks in workflows

SWI13 Task profile

SWI5 Workload analysis

SWL1 Settings for dynamic columns

SWLV Maintain work item views

SWFVISU Parameters for Work Item Visualization in the UWL

SWO1 Business Object Builder

SWO6 Customizing object types

SWR_WEBSERVER Customizing Web server

SWU_CONT_PERSISTENCE Administration of container persistence

SWU_EWCD Wizard for event creation using change documents

SWU_EWLIS Wizard for event creation using the Logistics Information System

SWU_BTE Wizard for event creation using Business Transaction Events

SWU0 Event simulation

SWU2 RFC monitor

SWU3 Automatic Workflow Customizing

SWU4 Consistency check for standard tasks

SWU5 Consistency check for customer tasks

SWU6 Consistency check for workflow tasks

SWU7 Consistency check for workflow templates

SWU8 Switch workflow trace on/off

SWU9 Display workflow trace

SWU10 Delete workflow trace

SWUD Diagnostic tools

SWUE Trigger event

SWUI Start workflows/tasks

SWUS Testing workflows/tasks

SWXML Display XML documents

SWUY Wizard for linking messages to workflows

SWWCOND_INSERT Schedule background job for work item deadline monitoring

SWWCLEAR_INSERT Schedule background job for clearing tasks

RSWWCOND Execute single background job for work item deadline monitoring

RSWWCLEAR Execute work item clearing work once

WF_HANDCUST WebFlow service handler maintenance

WF_EXTSRV Maintain Web Service Repository

WFWS Import WSDL files

SWIA WI Administration Report