✒️ABAP / Introducción a los sistemas de Workflow Por Lisimaco Prieto Herrera

Introducción a los sistemas Workflow

¿Qué es un WorkFlow?

Es una herramienta que permite la implementación técnica de procesos de negocio.

Los sistemas de Workflow permiten dar soporte y agilizar el proceso de negocio ganando tiempo. Permiten a la gente involucrada llevar a cabo procesos de negocio complejos independientemente del tiempo y el lugar.

El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por el sistema Workflow. El control incluye la monitorización de pasos de trabajo individuales y el inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento.

En el sistema SAP, el sistema Workflow se integra completamente con las funciones de negocio a través de sus Business Objects (BOR: Business Object Repository- Transacción SW01).

Adicionalmente el sistema de Workflow de SAP permite su integración con la gestión organizacional lo que permite relacionar personas o estructuras organizativas a las tareas del Workflow. El sistema de workflow cubre todos los aspectos del proceso:

Las siguiente características son comunes a todos los Workflow:

Incluyen un número finito de actividades.

Las actividades siempre se llevan a cabo de la misma manera.

Involucran a diferentes personas y departamentos.

Requieren un alto grado de coordinación.

¿Que no es un WorkFlow?

Un Workflow no es:

Un sistema de gestión de documentos.

Un sistema de e-mail.

Un sistema de distribución de datos entre sistemas (para ello Workflow utiliza ALE, EDI, WebForms-XML, etc.).

Una transacción para secuenciar pantallas.

Administración de datos temporales

Una herramienta que se utilice para realizar funciones no existentes en el sistema (si n se puede ejecutar la función manualmente en el sistema, entonces el sistema Workflow tampoco lo hará).

Las ventajas de utilizar un sistema de WorkFlow

Para los usuarios:

Tan pronto como una tarea aparezca se le enviará electrónicamente a su bandeja de entrada o Inbox.

La información, explicaciones e instrucciones se envían todas juntas en un mismo documento.

El sistema Workflow lleva al usuario directamente a la transacción.

Permite escalar trabajos automáticamente y determina los responsables y superiores directamente utilizando la estructura organizativa.

Para la empresa:

Aumenta la productividad.

Agiliza los procesos.

Aumenta la satisfacción de los clientes /(mejores flujos de información, mayor rapidez en responder).

La terminología Workflow

Los siguientes términos son fundamentales en los sistemas de Workflow:

En el diseño e implementación de un Workflow existen 5 preguntas claves, que han de estar respondidas, para cada parte de un proceso de negocio:

¿En qué orden?

El workflow controla el flujo del proceso.

Consiste en un conjunto de pasos.

Puede ser lanzado mediante eventos.

La definición del Workflow describe el proceso de negocios a implementar.

Cada Workflow se compone de una serie de pasos enlazados. Cada paso tiene un tipo y un símbolo propio para que sea más fácil de leer. Cada paso del Workflow procesa datos que se van pasando de step a step a través de contenedores (bindings entre container).

Un Workflow se activa mediante uno o más eventos. El evento depende del Workflow y debe estar activamente relacionado a él.

Transacción SWDD - El Workflow se crea y modela mediante el Workflow Builder .

¿Qué?

Una actividad puede ser: Ejecutar una transacción, ejecutar un reporte, ejecutar un módulo de funciones, ejecutar una tarea en in sistema remoto, modificar un documento local, etc.

Generación y envío de documentos.

Toma de decisiones.

Control de flujo.

Por razones practicas y por cuestiones de reusabilidad y consistencia de la lógica implementada, las actividades siempre utilizan tecnología orientada a objetos.

Las actividades pueden ser ejecutadas por el sistema o por una persona (esto ultimo requerirá de la técnica de determinación de agentes).

En tiempo de ejecución la actividad o tarea se denomina Workitem y le indica al responsable lo que debe hacer, así como también la información necesaria para ejecutar la actividad.

¿Con qué objeto?

Los objetos consisten en un conjunto de información relacionada que puede ser accedida mediante una clave o conjunto de claves.

Los objetos se crean en tiempo de ejecución y son instancias de un tipo de objeto definido previamente al cual se le ha asignado valores.

Los componentes de un objeto son:

Atributos: son los campos que identifican el objeto.

Métodos: Indican operaciones que se pueden aplicar sobre el objeto.

Eventos: Indican cambios de estado en el objeto: impreso, liberado, creado, eliminado, etc.

En e Workflow se utilizan los métodos de los tipos de objetos para modelar las actividades. A su vez se utilizan los eventos de los tipos de objetos para iniciar, finalizar o marcar eventos en el Workflow.

Transacción SW01: Los tipos de objeto se crean y definen mediante el Business Object Builder.

¿Quien?

Todas las tareas requieren la definición de agentes posibles. Los agentes posibles son todas aquellas personas que pueden recibir esa tarea, excluyendo de esta manera a todos los que nunca la recibirán.

Las taeras adicionalmente pueden definirse como tareas generales. En este tipo de tareas no existe restricciones en cuanto a las personas que puedan recibirla.

Luego se definen los agentes responsable. El agente responsable es quien recibe la tarea en su Business Workplace.

Siempre un agente responsable es un agente posible.

Transacción PFAC - Los agentes responsables se determinan siempre en tiempo real mediante papeles o roles mediante, a través de esta transacción.

En un papel se definen ciertos criterios mediante los cuales se determinará en tiempo real quien es el usuario del sistema responsable por ejecutar la tarea. Existen varios tipos de papeles: por función, por estructura organizativa o por atributos organizativos.

¿Cuando?

Los eventos informan al Workflow que algo ha sucedido. El Workflow a su vez puede reaccionar al evento si la relación entre ambos esta activada.

Los eventos los publica el sistema para que puedan ser evaluados por todos los Workflow.

Todas las tareas pueden dejar como resultado uno o más eventos (por ejemplo la tarea aprobar pedido puede dejar los eventos aprobado, rechazado, modificado). De esta manera el flujo del Workflow puede subdividirse en esa tarea en 3 caminos diferentes.

Existe un tipo de paso que implica esperar por un evento y otros pasos que permiten generar eventos.

Los eventos se configuran en los tipos de objeto y pueden generarse por:

Por programa (mediante funciones especificas de la API de workflow).

Mediante documentos de cambio (Change Documents).

Mediante el sistema de mensajes (utilizado en SD y MM)

Mediante la gestión de status de documentos (utilizando en PP, PM, QM, etc.).

Mediante el sistema de información de logística (alertas).

Mediante documentos de cambio del módulo HR.

Transacciones útiles de WorkFlow:

A continuación te presentamos un listado completo de las transacciones relacionadas a SAP Business WorkFlow.

Si bien en el estudio de la unidad no utilizaremos a todas, siempre es útil saber que existen por si en algún momento las necesitamos.

Transacción Descripción

OOAW Evaluation paths

PFAC Create and maintain Rules

PFOM Maintain assignment to SAP organizational objects

PFOS Display assignment to SAP organizational objects

PFSO Organizational environment of a user

PFTC Create and maintain tasks

PPOCW Create organizational plan

PPOMW Maintain organizational plan

PPOSW Display organizational plan

SWDA Workflow Builder (Calls the Workflow Builder in alphanumeric mode)

SWDD Workflow Builder

SWDS Workflow Builder (Selection)

SWDD_CONFIG Workflow configuration

SBWP The Business Workplace

SWDC_DEFINITION Workflow Builder administration data

SWDC_RUNTIME Workflow runtime administration data

SWNCONFIG Extended notifications for business workflow

SWDM Business Workflow Explorer

SWEINST Evaluation and maintenance of instance linkages

SWEINSTVC Evaluation and maintenance of instance linkages

SWE2 Evaluation and maintenance of type linkages

SWE3 Evaluation and maintenance of instance linkages

SWE4 Switch event trace on/off

SWEL Display event trace

RSWELOGD Delete event trace

SWEC Link change documents to events

SWED Assign change document objects to object types

SWEQADM_1 Event queue administration

SWEQBROWSER Administration of event queue browser

SWETYPV Evaluation and maintenance of type linkages

SWI1 Selection report for work items

SWI2_FREQ Work items per task

SWI2_DEAD Work items with monitored deadlines

SWI2_DURA Work items by processing duration

SWI11 Tasks in workflows

SWI13 Task profile

SWI5 Workload analysis

SWL1 Settings for dynamic columns

SWLV Maintain work item views

SWFVISU Parameters for Work Item Visualization in the UWL

SWO1 Business Object Builder

SWO6 Customizing object types

SWR_WEBSERVER Customizing Web server

SWU_CONT_PERSISTENCE Administration of container persistence

SWU_EWCD Wizard for event creation using change documents

SWU_EWLIS Wizard for event creation using the Logistics Information System

SWU_BTE Wizard for event creation using Business Transaction Events

SWU0 Event simulation

SWU2 RFC monitor

SWU3 Automatic Workflow Customizing

SWU4 Consistency check for standard tasks

SWU5 Consistency check for customer tasks

SWU6 Consistency check for workflow tasks

SWU7 Consistency check for workflow templates

SWU8 Switch workflow trace on/off

SWU9 Display workflow trace

SWU10 Delete workflow trace

SWUD Diagnostic tools

SWUE Trigger event

SWUI Start workflows/tasks

SWUS Testing workflows/tasks

SWXML Display XML documents

SWUY Wizard for linking messages to workflows

SWWCOND_INSERT Schedule background job for work item deadline monitoring

SWWCLEAR_INSERT Schedule background job for clearing tasks

RSWWCOND Execute single background job for work item deadline monitoring

RSWWCLEAR Execute work item clearing work once

WF_HANDCUST WebFlow service handler maintenance

WF_EXTSRV Maintain Web Service Repository

WFWS Import WSDL files

SWIA WI Administration Report