✒️ABAP / Introducción a los sistemas de Workflow Por Roberto Fluder Ahumada
ABAP Introducción a los sistemas de Workflow
Lección "1: Introducción a los Sistemas de Workflow"
• ¿Qué es un Workflow? Un Workflow es una herramienta que permite la implementación técnica de procesos de negocio. Su propósito es dar soporte y agilizar los procesos de negocio, permitiendo a las personas involucradas llevar a cabo procesos complejos sin importar el tiempo o el lugar. El sistema de Workflow controla y coordina activamente el flujo de trabajo, incluyendo la monitorización de pasos individuales y el inicio de procesos para escalar tareas que estén vencidas. En el sistema SAP, el Workflow se integra completamente con las funciones de negocio a través de sus Business Objects (BOR: Business Object Repository). Además, se integra con la gestión organizacional para relacionar personas o estructuras organizativas con las tareas del Workflow, cubriendo todos los aspectos del proceso.
â—¦ Características comunes a todos los Workflows:
â–ª Incluyen un número finito de actividades.
â–ª Las actividades siempre se llevan a cabo de la misma manera.
â–ª Involucran a diferentes personas y departamentos.
â–ª Requieren un alto grado de coordinación.
• ¿Qué no es un Workflow? Un Workflow no es:
â—¦ Un sistema de gestión de documentos.
â—¦ Un sistema de e-mail.
â—¦ Un sistema de distribución de datos entre sistemas (aunque utiliza herramientas como ALE, EDI, WebForms-XML para esto).
â—¦ Una transacción para secuenciar pantallas.
â—¦ Administración de datos temporales.
â—¦ Una herramienta para realizar funciones no existentes en el sistema (si la función no se puede ejecutar manualmente, el Workflow tampoco lo hará).
• Ventajas de utilizar un sistema de Workflow
â—¦ Para los usuarios:
â–ª Las tareas se envían electrónicamente a su bandeja de entrada o Inbox.
â–ª La información, explicaciones e instrucciones se envían juntas en un mismo documento.
â–ª El sistema Workflow lleva al usuario directamente a la transacción necesaria.
â–ª Permite escalar trabajos automáticamente y determina los responsables y superiores directamente usando la estructura organizativa.
â—¦ Para la empresa:
â–ª Aumenta la productividad.
â–ª Agiliza los procesos.
â–ª Aumenta la satisfacción de los clientes (gracias a mejores flujos de información y mayor rapidez en la respuesta).
• Terminología Workflow Para el diseño e implementación de un Workflow, hay 5 preguntas clave que deben ser respondidas para cada parte del proceso de negocio:
â—¦ WorkFlow (¿En qué orden?): Controla el flujo del proceso y consiste en un conjunto de pasos. Cada Workflow se compone de pasos enlazados, cada uno con un tipo y símbolo propio. Los pasos procesan datos que se transfieren a través de contenedores. Un Workflow se activa mediante uno o más eventos, que deben estar activamente relacionados con él. Se crea y modela con el Workflow Builder (transacción SWDD).
â—¦ Actividad/Tarea (¿Qué?): Indica una acción específica que necesita ser ejecutada. Puede ser ejecutar una transacción, un reporte, un módulo de funciones, una tarea en un sistema remoto, modificar un documento local, generar y enviar documentos, tomar decisiones o controlar el flujo. Las actividades siempre usan tecnología orientada a objetos por reusabilidad y consistencia. Pueden ser ejecutadas por el sistema o por una persona, lo que requiere la determinación de agentes.
â—¦ Business Object (Objeto de Negocio) (¿Con qué objeto?): Consiste en un conjunto de información relacionada accesible mediante una clave. Son instancias específicas de un tipo de objeto definido previamente con valores asignados. Sus componentes son atributos (campos que identifican el objeto), métodos (operaciones aplicables) y eventos (cambios de estado). En Workflow, los métodos modelan actividades y los eventos inician, finalizan o marcan eventos. Los tipos de objeto se definen en el Business Object Builder (transacción SWO1).
â—¦ Determinación de Agentes (¿Quién?): Proceso para definir quién debe realizar el trabajo en el Workflow. Todas las tareas requieren la definición de agentes posibles (quienes pueden recibir la tarea). Las tareas pueden ser generales, sin restricciones de receptores. El agente responsable es quien recibirá la tarea en su Business Workplace. Los agentes responsables se determinan en tiempo real mediante papeles o roles (transacción PFAC), con criterios como competencias, función, estructura organizativa o atributos organizativos.
â—¦ Evento (¿Cuándo?): Representa el cambio de estado de una instancia de un objeto de negocio. Los eventos informan al Workflow que algo ha sucedido, y el Workflow puede reaccionar si la relación está activada. El sistema publica eventos para que los Workflows los evalúen. Las tareas pueden generar uno o más eventos, permitiendo que el flujo se divida en diferentes caminos. Hay pasos para esperar eventos y otros para generarlos. Los eventos se configuran en los tipos de objeto y pueden generarse por programa, documentos de cambio, sistema de mensajes, gestión de status de documentos, sistema de información de logística o documentos de cambio del módulo HR.
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Sobre el autor
Publicación académica de Roberto Fluder Ahumada, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor ABAP Nivel Avanzado.
Roberto Fluder Ahumada
Profesión: Analista de Sistemas - Chile - Legajo: TD38U
✒️Autor de: 59 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Roberto Fluder
Disponibilidad Laboral: FullTime 
