Introducción a los sistemas de workflow
Que es un workflow?
Es una herramienta que permite la implementación técnica de procesos de negocios.
Los sistemas workflow permiten da soporte y afilar el proceso de negocio ganando tiempo. Involucran llevar a cabo procesos de negocio complejos independientemente de l tiempo y el lugar.
El flujo de trabajo es controlado y coordinado por el sistema workflow, el control incluye la monitorización de pasos de trabajo individuales y el inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento.
En SAP, este sistema se integra con las unciones de negocio a través de sus Business Objects (BOR: Business Object Repository. BOR transacciones SWO1.
EL sistema workflow de sap permite su integración con la gestión organizacional lo que permite relación personas o estructuras organizativas a las tareas del workflow. El sistema de workflow cruce aspectos del proceso.
EL FLUJO(actividades) ........ La Gente (organización).........Los efectos(información)
Las caracteristicas mas comunes del los WorkFlow:
- Incluyen numero finito de actividades
- Las actividades siempre se llevan a cabo de la misma manera
- Involucran a diferentes personas y departamentos
- Requieren un alto grado de coordinación
Los sistemas de Workflow controlan los procesos basándose en un modelo y son particularmente útiles en organizaciones bien estructuradas.
2-Que no es un flow?
Un workflow no es:
- Un sistema de gestión de documentos
- Un sistema de e-mail
- Un sistema de distribución de datos entre sistemas ( para ello workflow utiliza ALE, EDI, Webforms-xml. etc)
- Una transacción para secuencias pantallas
- Administración de datos temporales
- Una herramienta que se utilice para realizar yentes en el sistema( si no se pude ejecutar la función manual en el sistema, entonces el sistema de workflow tampoco lo hará)
Analicemos el siguiente caso de una empresa que se beneficia de la aplicación del sistema de Workflow en su proceso de negocio. Un laboratorio cuya oficina central se encuentra en la capital del país posee varios locales de venta, dos centros de producción en el interior y subcontrata tres empresas para la fabricación de ciertos componentes de su gama de productos. El laboratorio tiene una gran variedad de procesos de negocio y producción que abarcan desde flujos de trabajos manuales y sencillos hasta procesos de negocio complejos e interrelacionados. Algunos únicamente se describen como procedimientos de trabajo manuales pero la gran mayoría se definen de manera centralizada en su Workflow, automatizando al máximo su ejecución y control. Un mayorista del laboratorio realiza un pedido. El laboratorio digitaliza el pedido y captura los datos importantes tales como el número de mayorista, los productos y las cantidades pedidas, para así almacenarlos en la base de datos central y archivarlos en un formato capaz de ser leído por otros programas. El sistema de Workflow consulta las existencias en el stock a los productos que hay en almacén le resta los pedidos y los marca como reservados para ese cliente. A continuación el Workflow envía un mensaje al departamento de envío de mercancías. Este por su parte procesa el envío consultando los productos marcados para éste mayorista, genera el remito o nota de entrega automáticamente y prepara el envío. El Workflow consulta además donde se fabrica cada producto de modo que actualiza también automáticamente la planificación para cada centro de producción y envía los e-mails con la información de los productos pedidos a cada una de las empresas subcontratadas.
3- Ventajas de utilizar un sistema de workflow
Para los usuarios:
- Tan pronto como una tara aparezca se le enviara electrónicamente a su bandeja de entrada o inbox
- La información, explicaciones e instrucciones se envían todas juntas en el mismo documento.
- EL sistema workflow lleva al usuario directamente a la transacción
- Permite escalar trabajos automáticamente y determina los responsables y superiores directamente utilizando la estructura organizativa.
Para la empresa:
- Aumenta la productividad.
- Agiliza los procesos.
- Aumenta la satisfacción de los clientes (mejores flujo de información, mayor rapidez en responder)
Otra ventaja que aportan los sistemas de Workflow son las siguientes:
- Aseguran el cumplimiento de los estándares de calidad y los procedimientos.
- Proporcionan el estado real de los procesos en cada momento.
- Mejoran la productividad de cada empleado.
- Detectan con antelación los cuellos de botella y posibles incumplimientos.
- Reduce sustancialmente el uso de papel.
4- Terminología WorkFlow
Los siguiente s términos son fundamentales en los sistemas de Workflow.
Workflow [Paso, Tarea], Papel [Agentes], Business Object [Evento], Business Workplace [Actividad].
En el diseño e implementación de un workflow existen 5 preguntas clave para cada parte del proceso.
¿Quien? ¿Cuando? ¿En que orden? ¿Con que Objeto? ¿Qué?.
¿En que orden? Workflow
- El workflow controla el flujo del proceso.
- Consiste en un conjunto de pasos
- Puede ser lanzado mediante eventos.
La definición del workflow describe el proceso de negocio a implementar.
Cada workflow se compone de una serie de pasos enlazados. Cada paso tiene un tipo y un símbolo propio para que se mas fácil de leer. Cada paso del workflow procesa datos que se van pasando de step a step a través de contenedores (binding entre container)
Un workflow se activa mediante uno o mas eventos, el evento depende del workflow y debe estar activamente relacionado a él.
Transacción SWDD se crea y modela mediante el workflow bullidor transacción SWDD
¿Qué? Actividad/Tarea
- Una actividad puede ser: Ejecutar una transacción, ejecutar un reporte, ejecutar un modulo de funciones, ejecutar funciones, ejecutar tarea en un sistema remoto, modificar un documento local. Etc.
- Generación y envio de documentos
- Toma de decisiones
- Control de flujo
Por cuestiones practicas y consistencia lógica implementada lasactividades siempre utilizan tecnología orientada a objetos.
Las actividades pueden ser ejecutadas por el sistema o por una persona (esto ultimo requerirá de la técnica de determinación de agentes).
En el tiempo de ejecución las actividades o tarea e denomina Workitem y le indica al responsable los que debe hacer, así como también la información necesaria para ejecutar la actividad.
¿Con qué objetos? Business Object
Los objetos consisten en un conjunto de información relacionada que puede ser accedido hedienta una clave o conjunto de claves.
Los objetos se crean en tiempo de ejecución y son instancias especificas de un tipo de objeto definido previamente al cual se ha asignado valores.
Los componentes de un objetos:
- Atributos: son los campos que identifican el objeto
- Metodos: indican las operaciones que se pueden aplicar sobre el objeto
- Eventos: indican cambios de estado en el objeto: impreso, liberado, creado, eliminado, etc.
En Workflow métodos de los tipos de objetos para modelar actividades, a su vez se utilizan los eventos de los tipos de objetos para iniciar, finalizar o marcar en los workflow.
Transacción SWO1
Los tipos de objetos se crean y definen mediante el BUSINESS OBJECT BUILDER SWO1.
¿Quién? Determinación agentes.
Todas las tareas requieres la definición de agentes posibles, Los agentes posibles son todas ellas aquellas personas que pueden recibir una tarea, excluyendo de esta manera todos los que nunca recibirán.
Las tareas adicionalmente pueden definirse como tareas generales. En este tipo de tareas no existe restricciones en cuanto a las personas que puedan recibirla.
Luego se definen los agentes responsables, el agente responsable es quien recibirá la tarea en su Business Workplace. Siempre un agente responsable es un agente posible.
Transacción PFAC. Los agentes responsables se determinan siempre en el tiempo real mediante papeles o roles mediante la transacción mencionada.
En un papel se define ciertos criterios mediante los cuales se determinara en el tiempo real quien es el usuario del sistema responsable por ejecutarla tarea. Existen varios tipos de papeles: por competencias, por función, por estructura organizativa o por atributos organizativos.
¿Cuando? Evento.
Los eventos informan al workflow que algo sucedió El workflow a su vez puede reaccionar al evento si la relación entre ambos esta activada.
Los eventos los publica el sistema para que puedan ser evaluados por todos los workflows.
Todas la tareas pueden dejar como resultado uno o mas eventos ( ej: la tarea aprobar pedido puede dejar los eventos aprobados, rechazados, modificado). De esta manera el flujo del workflow pueden subdividirse en esa tarea en tres caminos diferentes.
Existe un tipo de paso que implica esperar por un evento y otros pasos que permiten generar eventos.
Los eventos se configuran en los tipos de objeto y pueden generarse por:
- Por programa (mediante funciones especificas de la API de workflow).
- Mediante documentos de cambio (Change Documentos)
- Mediante el sistema de mensajes (Utilizando en SD y MM)
- Mediante la gestión de estatus de documentos (utilizando en PP, PM, QM, etc).
- Mediante el sistema de información de logística (alertas).
- Mediante documentos de cambio del modulo HR.