✒️ABAP / Introducción a los sistemas de Workflow Por David Campillo Martinez
ABAP Introducción a los sistemas de Workflow
1. QUÉ ES UN WORKFLOW
Workflow es una herramienta que permite la implementación técnica de procesos de negocio. Permite independencia del tiempo y el lugar. Incluye la monitorización de pasos de trabajo individuales y el escalado de tareas según fecha de vencimiento.
El sistema de Workflow se integra con las funciones de negocio a través de sus Business Objects: BOR --> Tr. SWO1.
El sistema de Workflow permite su integración con la gestión organizativa logrando relacionar personas o estruct. organizativas a las tareas de Workflow (relación entre organización(gente), información (efectos) y el flujo (actividades)).
Caract. comunes de los Workflows:
- Tienen un número finito de actividades
- Las actividades se llevan a cabo de la misma manera
- Involucran a diferentes personas y departamentos
- Requieren un alto grado de coordinación
Se basan en un modelo y son muy útiles en organizaciones bien estructuradas.
2. QUÉ NO ES UN WORKFLOW
El sistema de workflow no es:
- Un sistema de gestion de documentos
- Un sistema de e-mail
- Un sistema de distribución de datos entre sistemas (ALE, EDI, WebForms-XML,..)
- Una transacción para secuenciar pantallas
- Administración de datos temporales
- Una herramienta para funciones no existentes en el sistema
3. VENTAJAS DE UTILIZAR UN SISTEMA DE WORKFLOW
Ventajas para los usuarios:
- Las tareas asignadas se le envían a su Inbox
- La info e instrucciones se envían todas juntas en un mismo documento
- El sistema Workflow lleva al usuario directamente a la transacción
- Permite escalar trabajos automáticamente. Determina los responsables y superiores usando la estructura organizativa
Ventajas para la empresa:
- Aumenta la productividad
- Agiliza los procesos
- Aumenta la satisfacción de los clientes (mejor flujo de info, mayor rapidez en responder)
Otras ventajas: aseguran cumplimiento de los estándares de calidad, proporcionan el estado real de los procesos en todo momento, mejoran la productividad de los empleados, detectan los cuellos de botella y posibles incumplimientos, reduce el uso de papel.
4. TERMINOLOGÍA WORKFLOW
En el diseño e implementación de un Workflow hay 5 preguntas que deben ser respondidas:
Quién, Qué, Cuándo, Con qué objeto y En qué orden.
- En qué orden? Workflow El workflow controla el flujo de procesos. Consiste en un conjunto de pasos. Puede ser lanzado mediante eventos. La definición del workflow describe el proceso de negocio a implementar. Cada workflow se compone de varios pasos enlazados (cada paso con un tipo y un símbolo propio). Cada paso del workflow procesa datos que se pasan de step a step a través de contenedores (Bindings entre containers). Un worflow se activa mediante 1 ó más eventos; evento que debe estar relacionado a él. El workflow se crea y modela mediante el Workflow Builder: tr. SWDD.
- Qué? Actividad/Tarea Una actividad puede ser: ejecutar una transacción, un report, un módulo de funciones, una tarea en un sistema remoto...; Generación y envío de documentos, Toma de decisiones, Control de Flujo. Las actividades siempre usan tecnología orientada a Objetos. Las actividades pueden ejecutarse por el sistema o por una persona (entonces requiere determinación de agentes). En tiempo de ejecución, la actividad se denomina WorkItem y le indica al responsable lo que debe hacer y cómo.
- Con qué Objeto? Business Object Los objetos son un conjunto de información relacionada que puede ser accedida mediante una clave o conjunto de claves. Los objetos se crean en tiempo de ejecución y son instancias de un tipo de objeto definido previamente. Componentes de un objeto: Atributos, Métodos y Eventos(cambios de estado en el objeto). Se usan los métodos para modelar las actividades. Se usan los eventos para iniciar, finalizar o marcar eventos del Workflow.
- Quién? Deteminación de Agentes Todas las tareas requieren la definición de agentes posibles. Los agentes posibles son todas las personas que pueden recibir esa tarea. Las tareas generales son las que no tienen restricciones en cuanto a las personas que pueden recibirla. El agente responsable es quien recibirá la tarea en su Business Workplace (un agente responsable es siempre un agente posible.). Los agentes responsables se determinan en tiempo real mediante roles (tr. PFAC). Existen varios tipos de roles/papeles: por competencias, por función, por estruct.organizativa o por atributos organizativos.
- Cuándo? Evento Los eventos informan al workflow que algo ha sucedido. El worflow puede reaccionar al evento si la relación entre ambos está activada. El sistema publica los eventos para que puedan ser evaluados por todos los workflows. Las tareas pueden dar como resultado 1 ó más eventos (subdivisión del flujo del workflow). Hay un tipo de paso para esperar un evento. Hay pasos para generar eventos. Los eventos se configuran en los tipos de Objeto y pueden generarse por: Programa (funciones de la API de Workflow), Documentos de cambio (Change docs), Sistema de mensajes usado en SD y MM, Gestión de status de documentos (PP, PM, QM,..), Sistema de info de Logística (Alertas), Documentos de cambio del módulo HR.
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Sobre el autor
Publicación académica de David Campillo Martinez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor ABAP Nivel Avanzado.
SAP Senior
David Campillo Martinez
Profesión: Administrador de Sistemas - España - Legajo: PC32Z
✒️Autor de: 56 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de David Campillo
Disponibilidad Laboral: FullTime 
