UNIDAD 6 Lección 1: Introducción a los Sistemas de Workflow
Workflow es una herramienta que permite la implementación técnica de procesos de negocio.
El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por el sistema de workflow. El control incluye la monitorización de pasos de trabajo individuales y el inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento.
En SAP el sistema workflow se integra completamente con las funciones de negocio y gestión organizacional a través de sus Business Objects (BOR-Business Object Repository), Trx SWO1.
Los sistemas de workflow son particularmente útiles en organizaciones bien estructuradas.
Características:
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Incluyen nro finito de actividades.
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Las actividades siempre se llevan a cabo de la misma manera.
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Involucran a diferentes personas y departamentos.
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Requieren un alto grado de coordinación.
Workflow no es:
# Sistema de gestión de dcmtos o e-mails.
# Sistema de distribución de datos (para ello workflow usa ALE, EDI, Webforms-XML, etc.)
# Trx para secuenciar pantallas.
# Administración de datos temporales.
# Herramienta para realizar funciones inexistentes en sistema.
Ventajas de usar Workflow:
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Para Usuarios:
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Se envía a su Inbox la aparición de nueva tarea.
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Info, explicaciones e instrucciones se envían todas juntas en un dcmto.
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Lleva al usuario directamente a la Trx.
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Permite escalar trabajos automáticamente y determina responsables y superiores directamente (usa estructura organizativa).
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Para la Empresa:
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Otras ventajas:
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Aseguran cumplimiento de stándares de calidad y procedimientos.
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Proporcionan estado real de procesos en cada momento.
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Mejoran productividad de cada empleado.
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Detectan "cuellos de botella" o incumplimientos.
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Reducen sustancialmente uso de papel.
Preguntas que debe responder diseño e implementación de un Workflow.
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¿En qué orden? (WORKFLOW) Trx SWDD
Workflow controla flujo de procesos, con pasos enlazados, y puede ser lanzado por uno o más eventos (evento debe estar relacionado a Workflow).
Cada paso del Workflow procesa datos paso a paso a través de contenedores (bindings entre containers).
Trx SWDD - Workflow Builder (Crea y modela Workflows).
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¿Qué? (ACTIVIDAD o TAREA)
Una actividad puede ser ejecutar una Trx, reporte, módulo de funciones, tarea en sist. remoto, modificar dcmto local, etc.
Generación y envío de dcmtos.
Toma de decisiones.
Control del flujo.
Las actividades siempre usan tecnología orientada a objetos (OO).
Las actividades pueden ser ejecutadas por sistema o persona (esto último con técnica de Agentes).
En tiempo de ejecución la actividad o tarea se denomina WorkItem, e informa qué hacer y con qué hacerlo.
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¿Con qué objeto? (Business Object) Trx SWO1
Los objetos consisten en un conjunto de información relacionada que puede ser accedida mediante una clave o conjunto de claves.
Los objetos se crean en tiempo de ejecución y son instancias específicas de un tipo de objeto con:
- Atributos: campos del objeto.
- Métodos: operaciones que se pueden aplicar sobre el objeto.
- Eventos: indican cambio de estado en objeto (impreso, liberado, creado, eliminado, etc.).
En Workflow se usan los métodos del tipo de objeto para modelar las actividades, y sus eventos para iniciar, finalizar o marcar eventos en el Workflow.
Trx SWO1 - Business Object Builder (Integra workflow con funciones de negocio y gestión organizacional).
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¿Quién? (AGENTES) Trx PFAC
Todas las tareas (excepto las "tareas generales") requieren definición de agentes posibles/responsables (agentes=personas que pueden recibir tarea).
Trx PFAC - Define en tiempo real reglas/roles de agentes de tarea.
En un papel/rol/regla se definen criterios para determinar en tiempo real el agente responsable de una tarea. Los roles pueden ser: por competencias, por función, por estructura o atributos organizativos.
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¿Cuándo? (EVENTO)
Los eventos los publica el sistema para que puedan ser evaluados por todos los Workflow.
Todas las tareas pueden dejar como resultado uno o más eventos (: tarea aprobar pedido puede dejar los eventos aprobado, rechazado, modificado). Así, el Workflow subdivide esa tarea en 3 caminos diferentes.
Existe un tipo de paso que implica esperar por un evento, y otros pasos que generan eventos.
Los eventos se configuran en los tipos de objeto y pueden generarse así:
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Por programa (con funciones específicas de API de Workflow).
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Mediante dcmtos de cambio (Change Documents).
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Mediante el sistema de mensajes (usando en SD y MM).
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Mediante gestión de status de dcmtos (usado en PP, PM, QM, etc.)
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Mediante sistema de info logística (alertas).
- Mediante dcmtos de cambio de HR.