✒️ABAP / Introducción a los sistemas de Workflow Por Victor Levi
ABAP Introducción a los sistemas de Workflow
1° Introducción a los Sistemas de Workflow
1- Qué es un Workflow?
Es una herramienta que permite la Implementación Técnica de Procesos de Negocio.
- Permiten dar soporte y agilizar el proceso de negocio
- Permiten realizar procesos de negocio complejos independientemente del tiempo y el lugar
- Controla y coordina activamente el flujo de trabajo, incluyendo la monitorización de pasos de trabajo individuales y el inicio de procesos para escalar tareas que lleguen a su fecha de vencimiento.
- Se integra con las funciones de negocio a través de sus Business Objects (Trx SW01).
- Se integra con la gestión organizacional, relacionando personas o estructuras a las tareas del WF.
- Características de los Worflows
- Incluyen un número finito de actividades
- Las actividades siempre se realizan de la misma manera
- Involucran a personas y departamentos
- Requieren un alto grado de coordinación.
2- Qué no es un Workflow?
- Un sistema de gestión de documentos
- Un sistema de e-mail
- Un sistema de distribución de datos entre sistemas
- Una transacción para secuenciar pantallas
- Una administración de datos temporales
- Una herramienta que realiza funciones no existentes en el sistema
- Ejemplo de Utilidad de un WF
- Conformación de la Empresa (Laboratorio)
- Casa Central en la Capital
- Varios Locales de Venta
- 2 Centros de Producción en el Interior
- Subcontrata 3 Empresas para la Fabricación de Ciertos Componentes
- Tiene una gran variedad de Procesos de Negocio y Producción (flujos de trabajo manuales y sencillos hasta complejos e interrelacionados). La mayoría están automatizados.
- Proceso de ejemplo
- Un Cliente del Laboratorio realiza un Pedido
- El laboratorio lo digitaliza y captura los datos importantes guardándolos en las Bases de Datos
- El sistema de WF consulta las existencias en el stock
- A los productos que tienen existencia en el almacén les resta los pedidos, reservándolos para el cliente
- Envía un mensaje al Departamento de Envío de Mercancía
- Este Departamento procesa el envío consultando los productos reservados para este cliente.
- Genera el Remito automáticamente y prepara el envío
- El WF consulta donde se fabrica cada producto, actualizando automáticamente la Planificación para cada Centro de Producción y envía los e-mails con la información de los Productos Pedidos a cada una de las Empresas subcontratadas
3- Ventajas de utilizar un Sistema de Workflow
- Para los Usuarios
- Se entera inmediatamente de las tareas que debe realizar
- Toda la información necesaria se envían en un mismo documento
- El Sistema WF lleva al usuario directamente a la transacción
- Escala automáticamente los trabajos utilizando la estructura organizativa.
- Para la Empresa
- Aumenta la Productividad
- Agiliza los Procesos
- Aumenta la Satisfacción del Cliente (al hacer más eficientes los circuitos involucrados)
- Adicionalmente
- Aseguran el cumplimiento de los Estándares de Calidad y los Procedimientos
- Entregan el Estado Real de los Procesos en cada momento
- Detectan con antelación los Cuellos de Botella
- Reducen sustancialmente el uso de Papel
4- Terminología Workflow
Términos fundamentales en los Sistemas de WF
- Workflow, Paso, Tarea
- Papel, Agentes
- Business Object, Evento
- Business Workplace, Actividad
En el Diseño e Implementación de un WF se deben responder 5 preguntas claves
- ¿En qué orden? (Workflow)
- El WF controla el Flujo de Proceso. Su definición describe el Proceso de Negocio a implementar
- Consiste en un Conjunto de Pasos enlazados.
- Cada paso tiene un Tipo y Símbolo propio para simplificar su lectura
- Cada paso Procesa Datos entre etapas a través de Reglas y Contenedores
- Puede ser lanzado mediante Eventos que dependen del WF y debe estar activamente relacionado
- El WF se crea y modela con la Trx SWDD
- ¿Qué? (Actividad / Tarea)
- Se utiliza Tecnología Orientada a Objetos (Practicidad, Reusabilidad y Consistencia de lógica)
- Pueden ser ejecutadas por el Sistema o por Personas (Agentes)
- En Tiempo de Ejecución se denominan Workitems (Instrucciones e Información necesarias)
- Ejemplos de Actividades a Ejecutar
- Transacciones
- Reportes
- Módulo de Funciones
- Tareas en un Sistema Remoto
- Modificar un Documento Local
- Generación y Envío de Documentos
- Toma de Decisiones
- Control de Flujo
- ¿Con qué Objeto? (Business Object)
- Objeto
- Conjunto de Información relacionada a la que se accede mediante Claves
- Se crean en Tiempos de Ejecución y son Instancias de un Tipo de Objeto definido previamente con Valores
- Componentes
- Atributos: Campos que identifican al Objeto
- Métodos: Operaciones a aplicar sobre el Objeto
- Eventos: Indican Cambios de Estado
- Los Tipos de Objeto se crean y definen mediante la Trx SW01 (Business Object Builder)
- ¿Quién? (Determinación de Agentes)
- Todas las Tareas requieren de Agentes Posibles que son quienes recibirán dichas tareas
- Las Tareas Generales no tienen restricciones de Agentes Posibles
- Agentes Responsables: Reciben las Tareas en su Business Workplace y siempre son Agentes Posibles.
- Los Agentes Responsables se determinan siempre en Tiempo Real mediante papeles o roles con la Trx PFAC.
- En un Papel se determinan los criterios de selección de los Usuarios a ejecutar las tareas
- Por Competencias
- Por Funciones
- Por Estructura Organizativa
- Por Atributos Organizativos
- ¿Cuándo? (Evento)
- Los Eventos informan al WF que algo ha sucedido y éste puede reaccionar si la relación entre ambos está activada
- Los Eventos son publicados por el sistema para que lo puedan evaluar todos los Workflows
- Todas las tareas pueden generar Eventos
- Ejemplo: La tarea Aprobar Pedido puede generar los Eventos Aprobado, Rechazado o Modificado por lo que el flujo del WF puede subdividirse en tres caminos posibles
- Existe un Tipo de Paso que implica esperar por un Evento y otros que permiten generar Eventos.
- Los Eventos se configuran en los Tipos de Objeto y se pueden generar
- Por Programa (mediante funciones específicas de la API de WF)
- Mediante Documentos de Cambio
- Mediante el Sistema de Mensajes (en SD y MM)
- Mediante Gestión de Status de Documentos (en PP, PM, QM, etc.)
- Mediante el Sistema de Información de Logística (alertas)
- Mediante Documentos de Cambio de Módulo HR.
Escanear / Compartir
Sobre el autor
Publicación académica de Victor Norberto Levi, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor ABAP Nivel Avanzado.
SAP Master
Victor Norberto Levi
Profesión: Analista Programador - Argentina - Legajo: VT17H
✒️Autor de: 111 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de Victor Levi
Disponibilidad Laboral: FullTime 
