✒️ABAP / Introducción a los sistemas de Workflow Por Jhon Cano Pineda

Unidad 6

WorkFlow

Lección 1: Introducción a los sistemas del WorkFlow

1 Que es un WorkFlow:

Es una herramienta que permite la implementación técnica de procesos de negocio.

Los sistemas de WorkFlow permiten dar soporte y agilizar el proceso de negocio ganando tiempo. Permiten a la gente involucrada llevar a cabo procesos de negocio complejos independientemente del tiempo y el ligar

El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por el sistema de WorkFlow. El control incluye la monitorización de pasos de trabajo individuales y el inicio de procesos para escalar las tareas que llegan a su fecha de vencimiento.

En el sistema Sap, el sistema WorkFlow se integra completamente con las funciones de negocio a través de sus Bussines Objects (BOR: Bussines Objects Repository) – Transacción SW01.

Adicionalmente el sistema de WorkFlow de Sap permite su integración con la gestión organizacional lo que permite relacionar personas o estructuras organizativas a las tareas del WorkFlow. El sistema de WorkFlow cubre todos los aspectos del proceso:

Las siguientes características son comunes a todos los WorkFlows:

ü Incluyen un número finito de actividades.

ü Las actividades siempre se llevan a cabo de la misma manera.

ü Involucran a diferentes personas y departamentos.

ü Requieren un alto grado de coordinación.

Audio Tips: Los sistemas de WorkFlow controlan los procesos basándose en un modelo y son particularmente útiles en organizaciones bien estructuradas

2 Que no es un WorkFlow

Un WorkFlow no es:

v Un sistema de gestión de documentación

v Un sistema de e-mail

v Un sistema de distribución de datos entre sistemas (para ello WorkFlow utiliza ALE, EDI) webForms-XML etc.).

v Una transacción para secuenciar pantallas.

v Administración de datos temporales

v Una herramienta que se utiliza para realizar funciones no existentes en el sistema (si no se puede ejecutar la función manualmente en el sistema, entonces el sistema de WorkFlow tampoco lo hará).

Audio Tips:

3 Ventajas de utilizar un sistema de WorkFlow

Para los usuarios:

Ø Tan pronto como una tares aparezca se le enviara electrónicamente a su bandeja de entrada o inbox

Ø La información, explicaciones e instrucciones se envían todas juntas en un mismo documento.

Ø El sistema WorkFlow lleva al usuario directamente a la transacción.

Ø Permite escalar trabajos automáticamente y determinar los responsables y superiores directamente utilizando la estructura organizativa.

Para la empresa:

Ø Aumenta la productividad.

Ø Agiliza los procesos.

Ø Aumenta la satisfacción de los clientes (mejora flujos de información, mayor rapidez en responder)

Audio Tips: otra ventaja de los sistemas de WorkFlow son las siguientes mejoran el cumplimento de los estándares de calidad de los procedimientos, proporcionan el estado real de los procesos en cada momento, mejoran la productividad de cada empleado, se detectan con antelación los cuellos de botella y posibles incumplimientos y reduce sustancialmente el uso de papel.

4 Terminología WorkFlow

En el diseño e implementación de un WorkFlow existen 5 Preguntas clave, que han de estar respondidas, para cada parte de un proceso de negocio:

Que es Orden? WorkFlow

Ø El WorkFlow controla el flujo del proceso.

Ø Consiste en un conjunto de pasos

Ø Pueden ser lanzados mediante eventos.

La definición del WorkFlow describe el proceso de negocio a implementar.

Cada WorkFlow se compone de una serie de pasos enlazados. Cada paso tiene un tipo y un símbolo propio para que sea más fácil de leer. Cada paso del WorkFlow procesa daos que se van a pasando de step a step a través de contenedores (binding entre conteiner).

Un WorkFlow se activa mediante uno o más eventos. El evento depende del WorkFlow y debe estar activamente relacionado a él.

Transacción SWDD

El WorkFlow se crea y modela mediante el WorkFlow builder transacción SWDD

Qué actividad/tarea

Ø Una actividad puede ser: Ejecutar una transacción, ejecutar un reporte, ejecutar un módulo de funciones, ejecutar una tarea en un sistema remoto, modificar un documento local. Etc.

Generar y envió de documentos

Ø Toma de decocciones

Ø Control de flujos

Por razones prácticas y por cuestiones de reusabilidad y consistencia de la lógica implantada, las actividades siempre utilizan tecnología orientada a Objetos.

Las actividades pueden ser ejecutadas por el sistema o para una persona (esto último requerirá de la técnica de terminación de agentes.)

Definiciones: En tiempo de ejecución la actividad o tarea se denomina WorkItem y le indica al responsable lo que debe hacer, así como también la información necesaria para ejecutar la actividad.

Con Que objeto Bussines Objects

Los objetos consisten en un conjunto de información relacionada que puede ser accedida mediante una clave o conjunto de claves.

Los objetos se crean en tempo de ejecución y son instancias específicas de un tipo de objeto definido previamente al cual se le ha asignado valores.

Los componentes de un objeto son:

Ø Atributos: son los campos que identifican el objeto

Ø Métodos: indican operaciones que se pueden aplicar sobre el objeto

Ø Eventos: indican cambio de estado en el objeto: impreso, liberado, creado, eliminado. Etc.

En el WorkFlow se utilizan los métodos de los tipos de objetos para modelar las actividades. A su vez se utilizan los eventos de los tipos de objetos para iniciar, finalizar o marcar eventos ene l WorkFlow

Transacción SW01: los tipos de objetos se crean y definen mediante el Business Objects Builder transacción Sw01.

Quienes? Determinación agente

Todas las tareas requieren la definición de agentes posibles son todas aquellas personas que pueden recibir esa tarea, excluyendo de esta manera a todos los que nunca recibirán.

Las tareas adicionalmente pueden definirse como tareas generales. En este tipo de tareas no existen restricciones en cuanto a las personas que pueden recibirla.

Luego se definen los agentes responsables. El agente responsable es quien recibirá la tarea en su Bussines Workplace. Siempre un agente responsable es agente posible.

Transacción PFAC: los agentes responsables se determinan siempre en tiempo real mediante papeles o roles mediante la transacción PFAC

En un papel se define ciertos criterios mediante los cuales se determina en tiempo real quien es el usuario del sistema responsable por ejecutar la tarea. Existen varios tipos de papeles: por competencias, por función, por estructura organizativa o por atributo organizativos.

Cuando? Evento

Los eventos informan al WorkFlow que algo ha sucedido. El WorkFlow a su vez puede reaccionar al evento si la relación entre ambos esta activa.

Los eventos los publica el sistema para que puedan ser evaluados por todos los WorkFlows.

Todas las tareas pueden dejar como resultado uno o mas eventos (por ejemplo la tarea aprobar pedido pueden dejar los eventos aprobados, rechazados, modificados). De esta manera el flujo del WorkFlow puede subdividirse en esa tarea en tres caminos diferentes.

Existen un tipo de paso que aplica implica esperar por un evento y otro pasos que permite generar eventos.

Los eventos se configuran en los tipos de objetos y pueden generarse por:

ü Por programa (mediante funciones especiales de la API de WorkFlow)

ü Mediante documentos de cambio(change Documensts)

ü Mediante el sistema de mensajes (utilizando en SD y MM)

ü Mediante la gestión de estatus de documentos (utilizando en PP, PM, QM etc.).

ü Mediante el sistema de información de logística (alertas).

ü Mediante documentos de cambio de módulo HR.