✒️ABAP / Introducción a los sistemas de Workflow Por Diego De Santiago Castanon
ABAP Introducción a los sistemas de Workflow
WORKFLOW
Es una herramienta que permite la implementación técnica de procesos de negocio.
Los sistemas de WORRKFLOW permiten dar soporte y agilizar el proceso de negocio ganando tiempo. Permiten a la gente involucrada llevar a cabo procesos de negocio complejos independientemente del tiempo y el lugar.
EL flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por el sistema de WORKFLOW. El controlador incluye la monitorización de pasos de trabajo individuales y el inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento.
En el sistema SAP, el sistema de WORKFLOW se integra completamente con las funciones de negocio a través de sus Business OBJECTS (BOR: BUSINESS OBJECT REPOSITORY - transacción SW01).
Adicionalmente el sistema de WORKFLOW de SAP permite su integración con la gestión organizacional lo que permite relacionar personas o estructuras organizativas a las tareas del WORKFLOW. El sistema de WORKFLOW cubre todos los aspectos del proceso:
Las siguientes características son comunes a todos los workflows:
-> Incluyen un número finito de actividades.
-> Las actividades siempre se llevan a cabo de la misma manera.
-> Involucran a diferentes personas y departamentos.
-> Requieren un alto grado de coordinación.
Qué no es un WORKFLOW
-> Un sistema de gestión de documentos
-> Un sistema de e-mail
-> Un sistema de distribución de datos entre sistemas
-> Una transacción para secuenciar pantallas
-> Administración de datos temporales.
-> Una herramienta que se utilice para realizar funciones no existentes en el sistema (si no se puede ejecutar la función manualmente en el sistema, entonces el sistema WORKFLOW tampoco lo hará).
Ventajas de utilizar un sistema de WORKFLOW
Para los usuarios
-> tan pronto como una tarea aparezca se le enviará electrónicamente a su bandeja de entrada o INBOX.
-> La información, explicaciones e instrucciones se envían todas juntas en un mismo documento.
-> El sistema WORKFLOW lleva al usuario directamente a la transacción.
-> Permite escalar trabajos automáticamente y determina los responsables y superiores directamente utilizando la estructura organizativa.
Para la empresa:
-> Aumenta la productividad.
-> Agiliza los procesos.
-> Aumenta la satisfacción de los clientes (mejores flujos de información, mayor rapidez en responder).
Terminología WORKFLOW
Los siguientes términos son fundamentales en los sistemas de WORKFLOW
-> ¿Quien?
-> ¿Cuando?
-> ¿En qué orden?
-> ¿Con que Objeto?
-> ¿Qué?
¿En qué orden? WORKFLOW
-> El WORKFLOW controla el flujo del proceso.
-> Consiste en un conjunto de pasos.
-> Puede ser lanzado mediante eventos.
La definición del WORKFLOW describe el proceso de negocio a implementar.
Cada WORKFLOW se compone de una serie de pasos enlazados. Cada paso tiene un tipo y un símbolo propio para que sea más fácil de leer. Cada paso del WORKFLOW procesa datos que van pasando de step a step a través de contenedores.
Un WORKFLOW se activa mediante uno o más eventos. El evento depende del WORKFLOW y debe estar activamente relacionado a él.
TRANSACCIÓN SWDD
El WORKFLOW se crea y modela mediante el WORKFLOW BUILDER transacción SWDD.
¿Qué? Actividad/tarea
-> Una actividad puede ser: Ejecutar una transacción, ejecutar un reporte, ejecutar un módulo de funciones, ejecutar una tarea en un sistema remoto, modificar un documento local, etc.
-> Generación y envío de documentos
-> Toma de decisiones
-> control de flujo
Por razones prácticas y por cuestiones de reusabilidad y consistencia de la lógica implementada, las actividades siempre utilizan tecnología orientada a objetos.
Las actividades pueden ser ejecutadas por el sistema o por una persona
Nota: En el tiempo de ejecución la actividad o tarea se denomina WORKITEM y le indica al responsable lo que debe hacer, así como también la información necesaria para ejecutar la actividad.
¿Con qué objeto? BUSINES OBJECT
Los objetos consisten en un conjunto de información relacionada que puede ser accedida mediante una clave o conjunto de claves.
Los objetos se crean en tiempo de ejecución y son instancias especificas de un tipo de objeto definido previamente al cual se le ha asignado valores.
Los componentes de un objeto son:
-> Atributos: son los campos que identifican el objeto
-> Métodos: indican operaciones que se pueden aplicar sobre el objeto.
-> Eventos: indican cambios de estado en el objeto: impreso, liberado, eliminado, etc.
En el WORKFLOW se utilizan los métodos de los tipos de objetos para modelar las actividades. A su vez se utilizan los eventos de los tipos de objetos para iniciar, finalizar o marcar eventos en el WORKFLOW.
TRANSACCÓN SW01
Los tipos de objetos se crean y definen mediante el Business OBJECT BUILDER transacción SW01.
¿Quién? Determinación agentes
Todas las tareas requieren la definición de agentes posibles. Los agentes posibles son rodas aquellas personas que pueden recibir esa tarea, excluyendo de esta manera a todos los que nunca la recibirán.,
Las tareas adicionales pueden definirse como tareas generales. En este tipo de tareas no existen restricciones en cuanto a las personas que pueden recibirla.
Luego se definen los agentes responsables. El agente responsable es quien recibirá la tarea en su BUSINESS WORKPLACE. Siempre un agente responsable es un agente posible.
TRANSACCÓN PFAC
Los agentes responsables se determinan siempre en tiempo real mediante papeles o roles mediante la transacción PFAC.
En un papel se definen ciertos criterios mediante los cuales de terminará en tiempo real quien es el usuarios de sistema responsable por ejecutar la tarea. existen varios tipos de papeles: por competencias, por función, por estructura organizativa o por atributos organizativos.
¿Cuándo? Evento
Los eventos informan al WORKFLOW que algo ha sucedido. El WORKFLOW a su vez puede reaccionar al evento si la relación entre ambos esta activada.
Los eventos los publica el sistema para que puedan ser evaluados por todos los WORKFLOWS.
Todas las tareas pueden dejar como resultado uno a más eventos (Por ejemplo la tarea aprobada pedido puede dejar los eventos aprobados, rechazado, modificado). De esta manera el flujo del WORKFLOW puede subdividirse en esa tarea en tres caminos diferentes.
Existen un tipo de pasos que implica esperar por un evento y otros pasos que permiten generar eventos.
Los eventos se configuran en los tipos de objeto y pueden generarse por:
-> Por programa (mediante funciones especificas de la API de WORKFLOW )
-> Mediante documento de cambio
-> Mediante el sistema de mensajes
-> Mediante la gestión de status de documento
-> Mediante el sistema d información de logística
-> Mediante documentos de cambio del modulo HR.
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Sobre el autor
Publicación académica de Diego Armando De Santiago Castanon, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor ABAP Nivel Avanzado.
SAP Senior
Diego Armando De Santiago Castanon
Profesión: Ingenieria en Sistemas Computaciona - Mexico - Legajo: CQ90U
✒️Autor de: 63 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Diego De
Disponibilidad Laboral: FullTime 
