El control de duplicados es la búsqueda que hace Employee Central, durante un alta por pantalla, para detectar si la persona ya existe en la instancia. La academia oficial explica que busca coincidencias entre los registros activos e inactivos con tres criterios: nombre, apellido y fecha de nacimiento; nombre y apellido; y documento de identidad.
Cuando encuentra una coincidencia, el administrador elige entre tres opciones. Con aceptar la coincidencia, el sistema copia la información anterior del empleado, a la fecha de su baja, en la pantalla del alta para que se actualice. Con recontratar con nuevo empleo, se cargan todos los datos del empleo nuevo, y la persona conserva su identificador. Con ignorar las coincidencias, se carga todo como si fuera una persona nueva, con datos de persona y de empleo nuevos.
El comportamiento se puede ajustar con el objeto de configuración de recontratación que entrega SAP. La nota de SAP 2543912, que trata la recontratación y la función de usar una coincidencia, remite a la nota 2346919, que explica cómo configurar esa función en el asistente del alta. Y los permisos para aceptar una coincidencia están en Gestionar contrataciones: recontratar empleado inactivo por coincidencia en el alta y recontratar con nuevo empleo por coincidencia en el alta.
Ignorar una coincidencia tiene consecuencias. Si la persona ya había trabajado en la empresa y se la carga como nueva, queda duplicada: dos identificadores de persona, dos historias separadas y una antigüedad que no se puede calcular. Los informes de rotación cuentan dos personas donde hay una, y las integraciones, como la nómina, reciben dos registros. Por eso la L1 lo presenta como Error común y recomienda revisar la coincidencia con RR. HH. antes de ignorarla, y el Tip 1.1 de audio insiste en que ignorar una coincidencia es una decisión, no un atajo.
El control de duplicados es propio del alta por pantalla y de Gestionar contrataciones pendientes. La importación de datos de empleados no lo hace: si una persona ya existe con otro identificador, el archivo la crea de nuevo sin avisar. La L3 lo señala en un recuadro Importante, y propone revisar con un informe que nadie de la lista esté en la instancia antes de importar altas.
En el caso del curso, el Video 1.1 muestra el momento del control al continuar el alta de Martín Gómez. Como Martín es nuevo, no hay coincidencias, y la narración explica qué opciones aparecerían si las hubiera.
En el ejercicio de la L1, la primera situación es una persona que trabajó en Best Run Brasil y aparece como coincidencia. La solución elige recontratar con nuevo empleo, porque cambia de empresa. En la evaluación de la L1, una pregunta pide los criterios del control de duplicados.
