✒️SAP SD / La creación de facturas Por José Saavedra Rodríguez
SAP SD La creación de facturas
CREACIÓN DE FACTURAS
Crearemos un documento de facturación a partir de un documento de ventas y de una entrega.
Para crear la factura seleccionamos la transacción VF01, o bien accedemos desde el menú: Logística >> Comercial >> Facturación >> Factura >> Crear.
Se introduce el número del pedido que queremos facturar en el campo "Documento", en este caso el número de un pedido. Se pulsa enter.
El sistema informa de que la factura no ha sido creada y que se ha producido un error. Accede al log de errores pulsando Shift F1, o desde el menú: "Tratar>>Log".
En la siguiente ventana el sistema informa de que el documento no es facturable. Según esté configurado el circuito, nos permitirá la facturación del pedido o de la entrega.
No es posible facturar cualquier documento siempre desde el pedido, ya que algunas posiciones del documento de facturación exigen que las mismas se facturen desde la entrega. De esta manera no aseguramos el correcto procesamiento del flujo.
Se accede al flujo de documentos para tomar nota de la entrega asociada, para lo cual se accede a la transacción VA03 y se pulsa en el botón del flojo de documentos. Veremos que el pedido tiene una entrega generada, para la cual están concluidas las operaciones de picking y la salida de mercancías.
Volvemos a la transacción VF01 y se informa el número de la entrega anterior. El sistema muestra el resumen de la factura, con las diferentes posiciones que la forman. Si pulsamos en el botón de la cabecera de la factura, accedemos la ventana correspondiente.
En la cabecera podemos observar diferentes datos en cada una de las pestañas existentes (Det.cab, InterlCabec, Condiciones, Com.ext/Aduana y TxtCabec).
De nuevo en el resumen, si se pulsa sobre una posición y sobre el botón de cabecera accedemos a los diferentes datos asociados a la posición
Como podemos observar, casi todos los datos de la cabecera y de las posiciones están grisados, y esto es porque el documento de facturación toma los datos qu necesita de los documentos de pedido y entrega. De esta forma se asegura que se facture lo que se envió ya que no es modificable.
Al pulsar sobre el botón de guardar, se genera el documento de factura.
Si accedemos en modificación sobre la factura generada (VA02), nos posicionamos en el campo con el número de factura y visualizamos el flujo de documentos, veremos que la entrega está concluida, y existe un documento de factura que está en estado "FI doc. generado" y un documento contable que está en estado "No compensado" y así permanecerá hasta que el cliente realice el pago del mismo.
Ahora se intenta facturar otra segunda entrega. Introduce el número del documento y pulsa enter. El sistema nuevamente informa un mensaje de error indicando que no ha sido posible realizar la factura.
Accedemos al log de errores, y el sistema informa que la entrega aún no ha sido contabilizada. El sistema no permite facturar una entrega si no se ha realizado la contabilización de la salida de mercancías de la entrega. Esta restricción tiene el objetivo de evitar inconsistencias entre lo que se retiró del almacén y lo que se factura al cliente.
Otra forma de facturar un documento es a partir de un documento de venta. Intentaremos facturar un pedido de nota de crédito. Se ingresa el pedido en la transacción de visualización de pedido (VA03) y accede al menú "Doc.venta >> Facturar". Esto nos lleva a la transacción VF01 con los datos informados. Pulsamos en grabar y la factura queda generada en el sistema.
Para anular un documento de facturación, se debe crear un documento de anulacion. El sistema copia los datos del documento modelo (en este caso factura) a la anulación, y traspasa la contrapartida a finanzas. El documento de modelo del documento de facturación, por ejemplo la entrega de la factura anulada, se puede facturar de nuevo. En el sistema estándar los abonos pueden anularse mediante la clase de factura S2.
Accede a la transacción de anular VF11-Anular, introduce el número del documento de factura a anular y guarda. Esto genera un documento de anulación.
Habitualmente la transferencia de los datos de contabilidad a gestión financiera, se efectua automáticamente. Sin embargo es posible que no se deseen traspasar automáticamente los datos de ciertas clases de facturas. Para ello, se puede fijar un bloqueo de contabilización para dichas clases de facturas.
El sistema crea los documentos contables solo si se han liberado previamente los documentos de facturación.
También puede ocurrir que ocurrir que se produzca un error y el sistema no pueda generar la factura.
Para ambos casos (por bloqueo o por error), se puede acceder a la transacción VFX3-Facturas bloqueadas y visualizar las facturas bloqueadas en el sistema.
En la transacción VFX3 se puede filtrar por determiandos criterios, y al pulsar en ejecutar aparece un reporte con el listado de las facturas que permanecen bloqueadas para contabilidad junto con un detalle con la información de las mismas. Se pueden seleccionar y liberarse, pulsando para ello el botón de la bandera verde.
Desde el botón de información se puede ver el log de errores. Es posible que haya que trabajar con el consultor FI para solventar algunos de los errores que se generen en este paso.
Otra forma de liberar la factura para la transacción es desde la transacción de modificación de facturas VF02. Para ello, se informa el código de factura en la transacción, y se pulsa sobre el botón: "Autorización para la contabilidad".
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Sobre el autor
Publicación académica de José Antonio Saavedra Rodríguez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP SD Nivel Inicial.
SAP Expert
José Antonio Saavedra Rodríguez
El Salvador - Legajo: SX28V
✒️Autor de: 166 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de José Saavedra
Disponibilidad Laboral: FullTime 
