✒️SAP SD / Los flujos de datos y el control de copia Por Sebastian Zunino

FLUJOS DE DATOS Y CONTROL DE COPIA

Tareas y procesos de control de copia

Para el sistema SAP, las tablas del control de copia constituyen un importante elemento del customizing.

Las tablas del control de copia determinan muchas de las funciones que se ejecutan cuando se crea un documento, que hace referencia a otro anterior.

Al momento de copiar, el sistema comprueba si se satisfacen ciertas cláusulas condicionales. Algunas de estas cláusulas condicionales son:

- ¿El solicitante es el mismo en el documento de referencia y en el documento copiado?

- ¿Se ha rechazado la posición copiada?

- ¿Se ha hecho ya referencia a las posiciones que se están copiando?

- ¿Se ha excedido el periodo de validez del documento de referencia?

También es posible determinar qué datos deben copiarse en la referencia, por ejemplo los datos de la cabecera y los datos o condiciones del interlocutor.

Cuando creamos un documento comercial, la función Crear con referencia se encuentra disponible en la pantalla de entrada inicial, así como también durante la entrada del documento.

Control de copia: Resumen

Existen tablas separadas del control de copia para documentos de ventas, las entregas y las facturas. Las condiciones que se transfieren de un documento a otro mediante el control de copia son:

- Documento fuente y destino autorizados.

- Rutinas de transferencia de datos.

- ¿Actualizar flujo de documentos?

- ¿Transferir repartos?

- Influencia en el status del documento.

- Cantidad/valor a actualizar.

- Control de la determinación del precio.

- Requisitos para copiar.

(Gráfico 712)

Existen también tablas de control para todos los niveles del documento de ventas. Hay tres niveles de control de copia en el documento de ventas: cabecera, posición y reparto.

Cuando se copian los datos del documento de referencia en el documento de destino, es necesario reunir ciertas condiciones.

Las condiciones son subrutinas de ABAP que se asignan en las tablas del control de copia utilizando un número indicador.

Se puede también utilizar la transacción VOFM para crear rutinas propias. La transacción VOFM pertenece al customizing de la gestión comercial ubicada en la ruta: Comercial >> Adaptaciones del sistema >> Subrutinas >> Definir Cláusulas condicionales de copia.

Las rutinas de transferencia de los datos especificados no se ejecutan hasta que se cumplan los requisitos de copia.

Audio: Cuando se crean clases de documentos de ventas, clases de facturas o clases de entregas, al crearse como copias de otras se mantienen sobre la nueva clase las condiciones de control de copia establecidos por la fuente. En la copia se tienen en cuenta: las condiciones de copia y las condiciones de transferencias de datos. Es decir, la copia toma la referencia de todas las rutinas que tiene la clase de documentos modelo contra la clase de documento de ventas destino, la clase de entrega destino o la clase de factura destino.

Control de copia: Nivel de cabecera

En el nivel de cabecera del control de copia, se define qué clases de documento fuente se copiarán en qué clases de documentos destino.

El sistema no permitirá crear un documento con referencia a otro si el control de copia no está definido. Es decir, contenido en la tabla para estas clases de documentos de ventas pertinentes.

Cuando se trata la tabla del control de copia para un par de clases de documentos de ventas (destino y fuente) se especificarán:

- Condiciones de copia.

- Rutinas de transferencia de datos.

- El acuerdo sobre si se copian los números de posición en el documento de destino.

- El acuerdo referencia absoluta: sólo se copia el documento fuente completo en el documento destino. Y posteriormente, si alguien intenta cambiar la cantidad del pedido o eliminar una posición, se emiten mensajes en el sistema.

En el gráfico 713 vemos los detalles de configuración del control de copia. Se establece un documento fuente y un documento destino, permitiendo el sistema la copia solo si están aquí indicadas las clases permitidas. Se determina la configuración de la copia de requisitos (por ejemplo solo está permitido copiar para el mismo solicitante), se especifica si se copian los números de posición si se requiere una referencia completa copiando los datos completos en el documento destino. También se especifican las rutinas para controlar los campos transferidos en el esquema de copia.

Control de copia: Nivel de posición

En el control de copia se definen controles de nivel de posición para cada tipo de posición, para cada par de clase de documento de destino / clase de documento fuente.

Cuando se determina el control de copia de la posición, la parametrización contiene:

- Condiciones de copia.

- Rutinas de transferencia de datos.

- Cantidad / valor positivo / valor negativo: determina cómo afecta la operación de copiado a la cantidad completa de posición del documento fuente. Está relacionado con terminación de reglas en categorías de posición.

- Cantidad de copia: determina la cantidad que se copia en el documento destino.

- Clase de determinación de precios: especifica cómo deben tratarse los datos de la determinación de precios durante la operación de copiado.

- Actualizar flujo de documentos: especifica si el sistema actualiza el flujo de documentos después de copiar el documento. El Flujo de documentos es la lista online donde se visualizan las conexiones entre los documentos de comercial y otros módulos.

En el gráfico 714 vemos la configuración del control de copia a nivel de posición. Se ve que además de la copia a nivel de clase de documento también está la determinación de la copia a nivel de tipo de posición. Existen varios checks para marcar la configuración de la misma.

Conexión entre el control de copia y la determinación del tipo de posición

Las reglas de determinación del tipo de posición también son aplicables al crear documento de ventas con referencia. El sistema puede encontrar únicamente un tipo de posición.

Si se activa manualmente un tipo de posición en el documento fuente, hay que rellenar el campo Tipo de posición propuesto para que al sustituir la determinación del tipo de posición, se active el tipo de posición correspondiente en el documento destino.

En el gráfico 715 se contempla como en el caso de que se active el check de asignar clase de posición en el customizing de la posición del documento de ventas, el sistema no determina directamente el tipo de posición y hay que introducirla manualmente.

Operación de facturación

Cada documento de facturación siempre requiere de un documento modelo, que puede ser:

- Un documento de ventas.

- Un documento de entrega de salida.

- Un documento de facturación (para anulaciones).

Cuando utilizamos la transacción VF01 se debe introducir obligatoriamente un documento modelo.

Mediante la transacción VF01 se permite la creación de forma explícita de los documentos de facturación: factura, nota de crédito, nota de débito, etc.

(Gráfico 716) especifica los diferentes flujos de documentos en la operación de facturación.

Documento modelo

Cuando se crea la factura siempre se remite o se trata desde un documento existente.

De este modo, los datos del documento modelo se copian a la factura.

En el gráfico 717 vemos los diferentes documentos de facturación que pueden crearse y sus documentos de referencia.

=> Para una factura basada en la entrega, las cantidades a facturar se pueden tomar desde la entrega, pero los precios se toman del pedido en que se basa dicha entrega.

El documento modelo se muestra como fuente en el nivel de cabecera de la tabla del control de copia.

Flujo de datos

Hasta cierto punto, se puede ejercer cierta influencia sobre el flujo de datos de los documentos de referencia a los documentos de facturación. Esto se realiza mediante la clase de factura (por ejemplo, textos o interlocutores).

Como se ve en el gráfico 718, aunque el flujo de documentos es pedido -> entrega de salida -> factura, para una factura se puede establecer un flujo de datos desde el pedido que informe: pagador, número de posición, determinación del precio, textos, etc., e igualmente se puede establecer un flujo de datos desde la entrega de salida que informe: destinatario, cantidad, textos, etc.

En el control de copia, las opciones de control son:

Sobre la cabecera:

- Datos de comercio exterior.

- Número de asignación.

- Número de referencia.

- Asignación de números de posición.

En el nivel de posición:

- Cantidad.

- Determinación de precios.

Por otro lado, se encuentra la posibilidad de ejercer control sobre el flujo de datos para ajustarse a las necesidades propias del usuario a través del procedimiento de transferencia de datos. Por ejemplo, las condiciones de pago podrían copiarse a la factura desde el maestro de clientes en lugar del documento de ventas.

Control de copia

En la operación de facturación, el responsable del sistema determina el modo en el que se transfieren los datos mediante la tabla del control de copia. El control de copia se puede establecer para:

- Cabecera: destino: clase de factura, fuente: clase de documento de ventas.

- Posición: destino: clase de factura, fuente: clase de documento comercial, tipo de posición.

(Gráfico 719)

En cuanto al nivel de cabecera se encuentran los siguientes controles para copia:

- Documento de referencia: se determina qué documento puede utilizarse como referencia (como fuente) para la facturación (destino).

- Determinación de los datos de comercio exterior, números de asignación, de referencia y de posición.

En cuanto a la posición se encuentran los siguientes controles para copia:

- Cantidad de facturación: controlando qué cantidad se debe facturar (pedido o entrega).

- Determinación de precio y el tipo de cambio (documento o del momento en el que se factura).

- También, al momento de la facturación podemos determinar precios nuevamente. Por consiguiente, debemos definir si se van a copiar los precios del pedido o si los mismos serán recalculados en la facturación y a qué tipo de cambio.

- Actualización de la cantidad y valor en el documento modelo.

- Si se incorporan nuevas condiciones por conceptos como transporte, otros recargos y costes.

Condiciones de copia

Se pueden especificar las condiciones de copia para la facturación de un documento de venta en las condiciones del control de copia.

Las cláusulas condicionales se pueden determinar para la cabecera y para la posición.

A través de las necesidades que existen por el control de copia, se podría en determinar si se debe contabilizar la salida de mercancías antes de efectuar la facturación.

Es posible definir condiciones propias mediante la transacción VOFM.

Desde el documento de ventas al documento de facturación, se pueden establecer por ejemplo las siguientes condiciones de copia:

Cabecera

- ¿Status de factura?

- ¿Bloqueo de factura?

- ¿Salida de mercancía?

- ¿Terminación?

Posición

¿Status de factura?

¿Bloqueo de factura?

(Grafico 7110)

Cantidad facturada

Las cantidades copiadas al momento de la facturación pueden referirse desde los documentos fuentes de diversas maneras. Pueden adoptarse la cantidad de entrega y la cantidad de pedido. Puede o no tener en cuenta la cantidad ya facturada (en función de la clase de factura que se utilice).

Los modelos estándar son los que se encuentran en el siguiente gráfico (7111).

También es posible que el control de copia tome para la facturación en base al pedido la cantidad que ya fue entregada para la facturación.

Determinación de precio en el documento de facturación

La determinación del precio se encuentra dada en el documento por el esquema (donde este está asignado de acuerdo a la determinación o asignación de esquema, como vimos en la unidad 6, lección 1).

En el momento de la facturación, se pueden determinar o predeterminar diferentes precios para las posiciones, según una diferenciación de clases de determinación de precios para estas posiciones:

- A: Los elementos de determinación del precio se copian del documento modelo y se actualizan de acuerdo a una escala.

- B: La determinación de precios se realiza de nuevo.

- C: Los elementos manuales de la determinación del precio se copian y la determinación de precio se realiza de nuevo para los otros.

- D: Los elementos de determinación de precio se copian del documento modelo sin modificaciones.

- G: Los elementos de determinación de precio se copian del documento modelo sin modificaciones. Las condiciones de impuestos se determinan de nuevo.

- H: Los elementos de determinación de precio se copian del documento modelo sin modificaciones. El porte se determina de nuevo.

En el gráfico 7112 vemos como un pedido realizado y facturado posteriormente, de modo que en ese periodo ha existido un cambio de precios para el material, en función de su condición de determinación de precio en el documento de facturación los precios del material y aplicación o no de descuentos varían según la configuración.

Se tiene que tener cuidado, porque al re determinarse los precios en la copia pueden surgir diferencias sustanciales en los valores de condición de los precios de la factura.

Según la clase de factura o el tipo de posición, se puede determinar en el customizing la clase de determinación para el tratamiento de las condiciones de precio de la facturación.

También, el tipo de cambio es un parámetro que puede fijarse de la misma manera que los precios.