Lección 1. Flujos de datos y Control de copia
1.Tareas y procesos de control de copia.
Para el sistema SAP, las tablas del control de copia constituyen un importante elemento del Customizing:
Las tablas del control de copia determinan muchas de las funciones que se ejecutan cuando se crea un documento que hace referencia a otro anterior.
Al momento de copiar, el sistema realiza una comprobación si se satisfacen ciertas cláusulas condicionales. Algunas de estas cláusulas condicionales son:
*El solicitante es el mismo en el documento de referencia y en el documento copiado?
*Se ha rechazado la posición copiada?
*Se ha hecho ya referencia a las posiciones que se están copiando?
*Se ha excedido el período de validez del documento de referencia?
2.Control de Copia: Resumen
Hay tablas separadas del control de copia para los documentos de ventas, las entregas y las facturas.
Existen tres niveles de control de copia en documento de ventas: cabecera, posición y reparto.
Cuando se copian los datos del documento de referencia en el documento de destino es necesario reunir ciertas condiciones.
Se puede además utilizar la transacción VOFM para crear rutinas propias.
La transacción VOFM, pertenece al customizing de la gestión comercial ubicada en la siguiente ruta
Comercial/Adaptaciones del sistema/Subrutias/Definir cláusulas condicionales de copia.
Las rutinas de transferencia de los datos especificados no se ejecutan hasta que se cumplan los requisitos de copia.
3.Control de copia: Nivel de cabecera.
En el nivel cabecera se define qué clases de documento fuente y destino se copiarán en qué clases de documentos destino.
Cuando se trata para la tabla del control de copia, con un par de clases de documentos de ventas (destino/fuente) se especifica:
*Condiciones de copia
*Rutinas de transferencia de datos
*El acuerdo sobre si se copian los números de posición en el documento de destino.
*El acuerdo referencia absoluta: sólo se copia el documento fuente completo en el documento de destino y posteriormente, si alguien intenta cambiar la cantidad del pedido o eliminar una posición se emiten mensajes del sistema)
4.Control de copia Nivel de posición.
En control de copia se definen controles de nivel de posición para cada tipo de posición, para cada par de Clase de documento de destino/Clase de documento fuente.
Cuando se determina el control de copia de la posición la parametrización contiene:
*Condiciones copia
*Rutinas de transferencia de datos
*Cantidad/valor positivo/valor negativo: Determina cómo afecta la operación de copiado a la cantidad completa de posición del documento fuente
*Cantidad de copia: determina la cantidad que se copia en documento de destino
*Clase de determinación de precios: especifica cómo deben tratarse los datos de la determinación de precios durante la operación de copiado.
*Actualizar flujo de documentos: especifica si el sistema actualiza el flujo de documentos después de copia el documento.
Flujo de documentos: Lista online donde se visualizan las conexiones entre los documentos de comercial y otros módulos.
5.Conexión entre el control de copia y la determinación del tipo de posición.
Las reglas de determinación del tipo de posición también son aplicables al crear documento de ventas con referencia. El sistema puede encontrar únicamente un tipo de posición.
6.Operación de facturación.
Cada documento de facturación siempre requiere de un documento modelo, como ser:
*Documento de ventas
*Entrega de salida
*Documento de facturación
Cuando usamos la transacción de facturación VF01, debemos introducir obligatoriamente un documento modelo.
7.Documento modelo
Cuando se crea la factura, siempre se remite o trata desde un documento existente.
De ese modo, los datos del documento modelo se copian en la factura.
El documento modelo se muestra como fuente en el nivel de cabecera de la tabla de control de copia.
8.Flujo de datos.
Hasta cierto punto, se puede ejercer cierta influencia sobre el flujo de datos de los documentos de referencia a los documentos de facturación. Esto se realiza mediante:
Clase de factura (por ejemplo textos o interlocutores)
Control de copia, las opciones de control son:
*sobre la cabecera:
-datos de comercio exterior
-número de asignación
-número de referencia
-asignación de números de posición
*en el nivel de posición:
-cantidad
-determinación de precios
9.Control de copia.
En la operación de facturación, el responsable del sistema determina el modo en el que se transfieren los datos mediante la tabla de control de copia. El control de copia se puede establecer para:
*Cabecera: destino clase de factura y su fuente clase de documento de ventas
*Posición: destino clase de factura, fuente: clase de documento comercial, tipo de posición.
En cuanto al nivel de cabecera se encuentras los siguientes controles para la copia:
*Documento de referencia: se determina qué documento puede utilizarse como referencia (como fuente) para la facturación (destino).
*Determinación de los datos de comercio exterior, números de asignación de referencia y de posición.
Sobre la disposición también poseemos controles para la copia:
*Cantidad de facturación: controlando qué cantidad se debe facturar (pedido o entrega).
*Determinación de precio y el tipo de cambio (documento o el del momento al que se factura)
*También al momento de la facturación podemos determinar precios nuevamente, por consiguiente debemos definir si se van a copiar los precios o del pedido o serán recalculados en la facturación y a qué tipo de cambio.
*Actualización de la cantidad y valor en el documento modelo.
*Si se incorporan nuevas condiciones por conceptos como transporte, otros recargos y costes.
10.Condiciones de copia
Condiciones del control de copia
Las cláusulas condicionales se pueden determinar para:
*Cabecera
*Posición
A través de las necesidades que existen por el control de copia, se podría en tal caso determinar si se debe contabilizar la salida de mercancías antes de efectuar la facturación.
11.Cantidad Facturada.
Las cantidades copiadas al momento de la facturación pueden referirse desde los documentos fuentes de diversas maneras. Pueden adoptarse la cantidad de entrega y la de pedido. Puede o no tener en cuenta la cantidad ya facturada (en función de la clase de factura que se utilice).
También es posible que el control de copia tome para la facturación en base a pedido la cantidad que ya fue entregada para la facturación.
12.Determinación de precio en el documento de facturación.
En el momento de la facturación se pueden determinar o predeterminar diferentes precios para las posiciones. Según una diferenciación de clases de terminación de precios para estas posiciones:
-A: los elementos de determinación del precio se copian del documento modelo y se actualizan de acuerdo a una escala
-B: la determinación de precio se realiza de nuevo
-C: los elementos de determinación de precio se copian del documento modelo sin modificaciones.
-G: los elementos de determinación de precio se copian del documento modelo sin modificaciones. Las condiciones de impuestos se determinan de nuevo.
-H: los elementos de determinación de precio se copian del documento modelo sin modificaciones. El porte se determina de nuevo.
Según la clase de factura o el tipo de posición se puede determinar en el customizing la clase de determinación para el tratamiento de las condiciones de precio al momento de la facturación.