✒️SAP SD / Los flujos de datos y el control de copia Por Aixa Romeu

TAREAS Y PROCESOS DEL CONTROL DE COPIA

Las tablas de control de copia son un elemento muy importante en Customizing, ya que determinan muchas de las funciones que se ejecutan cuando se crea un documento que hace referencia a otro anterior.

Cláusulas condicionales

Al momento de copiar, SAP comprueba si se satisfacen las siguientes cláusulas condicionales:

• Si el solicitante es el mismo en el documento referencia que en el documento copiado
• Si se ha rechazado la posición copiada
• Si ya se ha hecho referencia a las posiciones que se están copiando
• Si ha excedido el período de validez del documento de referencia

También se puede determinar qué datos deben copiarse en la referencia, como datos de cabecera y datos o condiciones del interlocutor.

RESUMEN DEL CONTROL DE COPIA

Existen tablas de control de copia para todos los documentos ventas, separadas para:

• Documentos de venta
• Entregas
• Facturas

Niveles de control de copia

Hay 3 niveles de control de copia:

• Cabecera
• Posición
• Reparto

Criterios para el control de copia

• Documentos fuente y destino autorizados
• Rutinas de transferencia d datos
• ¿Debe actualizar el flujo de documentos?
• ¿Debe transferir repartos?
• Influencia en el status del documento
• Actualizar cantidad/valor
• Control de la determinación de precios
• Requisitos para copiar

Condiciones del control de copia

Las condiciones son subrutinas de ABAP que se asignan en las tablas de control de copia usando un número indicador. Es necesario reunir ciertas condiciones para copiar los datos del documento de referencia al documento de destino, pero dichas rutinas de transferencia no se ejecutan hasta que se cumplan los requisitos de copia.

Customizing

En la transacción VOFM se pueden crear rutinas propias. Cuando crea una nueva clase de documento de ventas/entrega/factura, ésta hereda los controles de copia del documento fuente, es decir, tendrá las mismas condiciones de copia y de transferencia de datos, y copiará las rutina de la clase de documento modelo al documento destino.

Ruta: SPRO > IMG de Referencia SAP > Comercial > Adaptaciones del sistema > Subrutinas > Definir Cláusulas condicionales de copia

NIVEL DE CABECERA DEL CONTROL DE COPIA

Importante: SAP no permite crea un documento con referencia a otro si el control de copia no está permitido, es decir, contenido en la tabla para las clases de documento pertinentes.

Nivel de cabecera

A nivel de cabecera se define qué clase de documento fuente se copia en qué clase de documento destino. En la tabla del control de copia se especifica lo siguiente para la clase de documento de ventas fuente-destino:

• Condiciones de copia: qué clase de doc. puede copiarse y dónde
• Rutinas de transferencia de datos: controlan los campos transferidos en el esquema de copia (ej. VBAK cabecera general, VBKD cabecera datos comerciales, VBPA, cabecera interlocutor…) y requisitos de copia (ej. sólo para un mismo solicitante)
• Si se debe copiar los números de posición en el documento de destino
• Referencia absoluta: si se copia el documento fuente completo, y si SAP emite un mensaje de aviso si alguien intenta cambiar una cantidad o eliminar una posición

NIVEL DE POSICIÓN DEL CONTROL DE COPIA

Los controles de nivel de posición para cada tipo de posición se definen para cada par de clase doc. destino/clase doc. fuente. La parametrización contiene:

• Condiciones de copia
• Rutinas de transferencia de datos (ej. si secopia lote, se reactiva la estructura, se copian repartos…)
• Cantidad/valor positivo / valor negativo: determina cómo afecta la operación de copiado a la cantidad completa de posición del documento fuente
• Cantidad de copia: determina la cantidad que se copia en el doc. destino
• Clase de determinación de precios: especifica cómo deben tratarse los datos de la determinación de precios durante el copiado
• Actualizar flujo de documento: si SAP actualiza el flujo después de copiar el documento

CONEXIÓN ENTRE EL CONTROL DE COPIA Y AL DETERMINACIÓN DEL TIPO DE POSICIÓN

Las reglas de determinación de posición también aplican al crear un documento de ventas con referencia, ya que SAP sólo puede encontrar un único tipo de posición. Si bien es posible modificar manualmente el tipo de posición en el documento fuente, en Customizing se tiene que rellenar el campo “Tipo de posición propuesto” para que se active el tipo de posición correspondiente en el documento destino al sustituir la determinación del tipo de posición.

OPERACIÓN DE FACTURACIÓN

Un documento de facturación siempre requiere de un documento modelo, que puede ser:

• Documento de ventas
• Entrega de salida
• Documento de facturación (ej. factura original en caso de realizar abono)

De hecho, en la transacción VF01 se debe introducir obligatoriamente un documento modelo.

DOCUMENTO MODELO

Al crear una factura, siempre se remite desde un documento ya existente, por lo que los daos del documento modelo se copian en la factura. El documento modelo se muestra como fuente a nivel de cabecera de la tabla de control de copia. Atención: en el caso de la factura basada en entrega, si bien las cantidades se toman de la entrega, los precios se toman del pedido en el que se basa dicha entrega.

Documentos modelo

Doc. de facturación	Documento de referencia (modelo)
Factura	Doc. venta o entrega
Abono	Solicitud abono o factura
Nota de cargo	Solicitud nota cargo o factura
Abono de devoluciones	Solicitud de devoluciones
Abono	Sol. Corrección factura
Factura proforma	Pedido o entrega
Factura de cancelación	Doc. facturación
Abono de anulación	Abono
Lista de facturas	Doc. de facturación
Doc. factur. operación externa	Operaciones externas
Facturación interna	Entregas
Abono para rappel	Solicitud de rappel

FLUJO DE DATOS

Se puede ejercer cierta influencia sobre el flujo de datos de los documentos de referencia a los documentos de facturación mediante:

• Clase de factura (textos o interlocutores)
• Control de copia
• Procedimiento de transferencia de datos

Control de copia

Las opciones de control de copia son:

Sobre la cabecera

• Datos de comercio exterior
• Número de asignación
• Número de referencia
• Asignación de números de posición

A nivel de posición

• Cantidad
• Determinación de precios

Procedimiento de transferencia de datos

Es posible controlar el flujo de datos para que éste ase ajuste a las necesidades del usuario mediante el procedimiento de transferencia de datos, por ejemplo, las condiciones de pago se podrían copiar del maestro de clientes en vez de ser desde el pedido.

CONTROL DE COPIA

El responsable de sistema es quien determina cómo se transfieren los datos en la operación de facturación mediante la tabla de control de copia; este control se puede establecer para la cabecera y para la posición.

Cabecera

Documento de referencia: se determina qué documento se puede usar como referencia para la facturación

• Destino: clase de factura
• Fuente: clase de documentos de ventas
• Determinación de los datos de comercio exterior, números de asignación, de referencia y de posición.

Posición

• Destino: clase de factura
• Fuente: clase de documento comercial y tipo de posición
• Cantidad de facturación: qué cantidades se deben facturar y si desde pedido o entrega
• Determinación de precio y tipo de cambio (documento o momento en el que se factura)
• Redeterminación precios, si aplica: definir si se copian los precios del pedido o si se recalculan al facturar y a qué tipo de cambio
• Actualización de la cantidad y valor en el documento modelo
• Nuevas condiciones: conceptos como transporte, recargos y costes.

CONDICIONES DE COPIA

Las condiciones de copia para la facturación de un documento de venta se especifican en las condiciones del control de copia. Las cláusulas condiciones se pueden determinar para tanto para la cabecera como para la posición.

• ¿Status de factura?
• Hay bloqueo de factura?
• Salida de mercancías: se puede determinar si se debe contabilizar la SM antes de facturar
• ¿Terminación?

Condiciones propias

Las condiciones propias se definen en la transacción VOFM.

CANTIDAD FACTURADA

Las cantidades que se copian en factura se pueden referir de diferentes maneras desde los documentos fuente, es decir, se puede copiar la

• Cantidad de entrega
• Cantidad de pedido
• Debe o no tener en cuenta la cantidad ya facturada
• …

Modelos estándar

Doc. de facturación, en base a	Cantidad de facturación
Pedido	- Cantidad pedido menos cantidad ya facturada - Cantidad ya entregada menos cantidad ya facturada - Cantidad ya entregada
Solicitud de abono	Cantidad pedido menos cantidad ya facturada
Entrega	Cantidad ya entregada menos cantidad ya facturada
Factura proforma F5	Cantidad de pedido
Factura proforma F8	Cantidad de entrega

DETERMINACIÓN DE PRECIO EN EL DOC. DE FACTURACIÓN

La determinación de precio se encuentra dada por el esquema, por lo que en el momento de facturar, se pueden determinar o pre-determinar diferentes precios para las posiciones.

Clases de determinación

• A – los elementos de determinación de precio se copian del doc. modelo y se actualizan de acuerdo a una escala
• B – la determinación de precio se realiza de nuevo
• C – se copian los elementos manuales de la determinación de precio y se re-determinan los otros
• D – se copian los elementos de determinación de precio del doc. modelo sin modificaciones
• G – se re-determinan las condiciones de impuestos, el resto se copia del doc. modelo sin modificaciones
• H – se re-determina el porte, el resto de copia del doc. modelo sin modificaciones

Importante: la re-determinación de precios puede crear diferencias sustanciales en los valores de condición de precio entre pedido/entrega y factura.

Customizing

En Customizing se puede definir la clase de determinación para el tratamiento de las condiciones de precio a la hora de facturar según

• Clase de factura
• Tipo de posición

El tipo de cambio también es un parámetro que se puede fijar de igual manera que los precios.