✒️SAP SD / Los flujos de datos y el control de copia Por Freddy Meléndez Ponce

1- Tareas y procesos de control de copia

Las tablas del control de copia constituyen un importante elemento del customizing.

Las tablas del control de copia determinan muchas de las funciones que se ejecutan cuando se crea un documento que hace referencia a otro anterior.

Oferta-> Pedido-> Entrega-> Factura

Devoluciones-> Entrega->Abono de devoluciones

Al momento de copiar, el sistema comprueba si se satisfacen ciertas cláusulas condicionales, como:

- El solicitante es el mismo en el documento referencia y en el copiado?

- Se ha rechazado la posición copiada?

- Se ha hecho ya referencia a las posiciones que se estan copiando?

- Se ha excedido el periodo de validez del documento de referencia?

También, es posible determinar, qué datos deben copiarse en la referencia (los datos de cabecera, los datos o condiciones del interlocutor)

Cuando creamos un documento comercial, la función Crear con referencia, se encuentra disponible en la pantalla de entrada inicial, asi como también, durante la entrada del documento.

2- Control de copia: Resumen

Existen tablas separadas del control de copia para los documentos de ventas, las entregas y las facturas.

Control de copia Doc. de Ventas, Entregas, Doc. de Facturación:

- Doc. fuentes y destino autorizados

- Rutinas de transferencia de datos

- Actualizar flujo de documentos?

- Transferir repartos?

- Influencia en el status del documento

- Cantidad/valor Actualizar

- Control de la determinación del precio

- Requisitos para copiar

Existen tablas de control para todos los niveles del documento de ventas. Hay 3 niveles de control de copia: Cabecera, posición y reparto.

Cuando se copian los datos del documento de referencia en el documento destino, es necesario reunir ciertas condiciones. Las condiciones son subrutinas de ABAP, que se asignan en las tablas de control de copia utilizando un número indicador.

Transacción VOFM: Para crear rutinas propias

Ubicada en la sgte ruta: Comercial-> Adaptaciones del sistema-> Subrutinas-> Definir cláusulas condicionales de copia.

Las rutinas de transferencia de datos especificados no se ejecutan hasta que se cumplan los requisitos de copia.

3- Control de copia: Nivel de cabecera

En el nivel de cabecera se define qué clases de documento fuente se copiarán en qué clases de documentos destino.

* El sistema no permitirá crear un documento con referencia a otro, si el control de copia no está permitido. Es decir, contenido en la tabla para estas clases de documentos de ventas.

Cuando se trata para la tabla del control de copia, con clases de doc. de ventas (fuente/destino), se especifica:

- Condiciones de copia

- Rutinas de transferencia de datos

- El acuerdo si se copian los números de posición en el documento de destino.

- El acuerdo referencia absoluta: Sólo se copia el documento fuente completo en el doc. de destino. Y si alguien intenta cambiar la cantidad del pedido o eliminar una posición, se emiten mensajes del sistema.

4- Control de copia: Nivel de posición

Se definen controles de nivel de posición para cada tipo de posición (para cada par de clase de doc. destino/clase de doc. fuente).

La parametrización contiene:

- Condiciones de copia

- Rutina de transferencia de datos

- Cantidad / valor positivo / valor negativo: determina cómo afecta la operación de copiado a la cantidad completa de posición del documento fuente.

- Cantidad de copia: Determina la cantidad que se copia en el doc. destino.

- Clase de determ. de precio: Especifica cómo deben tratarse los datos de la determinación de precios durante la operación de copiado.

- Actualizar flujo de documentos: Especifica si se actualiza el flujo de documentos después de copiar el documento.

Flujo de documento: Lista online donde se visualizan las conexiones entre los documentos de comercial y otros módulos.

5- Conexión entre el control de copia y la determinación del tipo de posición

Las reglas de determinación del tipo de posición, también son aplicables al crear documentos de ventas con referencia. El sistema puede encontrar unicamente un tipo de posición.

Si se activa manualmente un tipo de posición en el documento fuente, hay que rellenar el campo Tipo de Posición propuesto para que al sustituir la determinación del tipo de posición, se active el tipo de posición correspondiente en el documento destino.

6- Operación de facturación

Cada documento de facturación, siempre requiere de un documento modelo como:

- Doc. de ventas

- Entrega de salida

- Doc. de facturación

Cuando utilizamos la tx VF01, debemos introducir obligatoriamente un documento modelo.

VF01: Permite la creación de documentos de facturación: factura, nota de crédito, nota de débito, etc.

7- Documento modelo

Cuando se crea la factura, siempre se remite o trata desde un documento existente.

De ese modo, los datos del documento modelo se copian en la factura.

Doc. facturación -> Doc. de referencia

Factura -> Doc. de venta o entrega

Abono -> Sol. abono/doc. facturación

Nota de cargo -> Sol. nota cargo/doc. facturación

Abono de devoluciones -> Devoluciones

Abono -> Sol. corrección de factura

Factura proforma -> Doc. de venta o entrega

Factura de cancelación -> Doc. de facturación

Abono de anulación -> Abono

Lista de facturas -> Doc. de facturación

Doc. fact. operación externa -> Operaciones externas

Facturación interna -> Entrega

Abono de rappel -> Solicitud de rappel

* Para una factura basada en la entrega, las cantidades a facturar se pueden tomar desde la entrega, pero los precios se toman del pedido en que se basa dicha entrega.

* El documento modelo se muestra como fuente en el nivel de cabecera de la tabla de copia.

8- Flujo de datos

Se puede ejercer cierta influencia sobre el flujo de datos de los documentos de referencia a los documentos de facturación. Esto se realiza mediante:

- Clase de factura (textos o interlocutores)

- Control de copia, las opciones de control son:

* Sobre la cabecera:

- Datos de comercio exterior

- Número de asignación

- Número de referencia

- Asignación de números de posición

* En el nivel de posición:

- Cantidad

- Determinación de precios

* Se encuentra posibilidad de ejercer control sobre el flujo de datos, para ajustarse a las necesidades propias del usuario, mediante el procedimiento de transferencia de datos. Ejemplo: Las condiciones de pago podrian copiarse desde el maestro de clientes en lugar del documento de ventas.

9- Control de copia

El control de copia se puede establecer para:

- Cabecera: destino clase de factura y su fuente clase de documento de venta.

- Posición: destino clase de factura, fuente: clase de documento comercial, tipo de posición.

Cabecera: Destino clase de factura (F2), fuente Clase Entrega (LF)

Posición: Destino clase de factura (F2), fuente Clase Entrega (LF), fuente tipo posición (TAN).

En cuanto al nivel de cabecera, se encuentran los siguientes controles para la copia:

- Dcto de referencia: Se determina qué documento puede utilizarse como referencia (como fuente) para la facturación (destino).

- Deter. de datos de comercio exterior, números de asignación, de referencia y de posición.

Sobre la posición, también poseemos controles para la copia:

- Cantidad de facturación: controlando qué cantidad se debe facturar (pedido o entrega)

- Deter. de precio y el tipo de cambio (docto o del momento en que se factura)

- Al momento de la facturación, podemos determinar precios nuevamente. Definir si se copian los precios del pedido o si serán recalculados en la facturación y a qué tipo de cambio.

- Actualización de la cantidad y valor en el documento modelo

- Si se incorporan nuevas condiciones por conceptos de transporte, otros recargos y costes.

10- Condiciones de copia

Las cláusulas condicionales se pueden determinar para:

- Cabecera (Status de factura, bloqueo de factura, salida de mercancias, terminación)

- Posición (Status de factura, bloqueo de factura).

* A través de las necesidades que existen por el control de copia, se podria determinar si se debe contabilizar la salida de mercancias antes de efectuar la facturación.

* Es posible definir sus propias condiciones mediante la transacción VOFM.

11- Cantidad Facturada

Las cantidades copiadas al momento de la facturación pueden referirse desde los documentos fuentes de diversas maneras: Adoptarse la cantidad de entrega y cantidad de pedido. Puede o no tener en cuenta la cantidad ya facturada (en función de la clase de factura que se utilice).

Doc. de facturación -> Cantidad de facturación

- Basada en un pedido (ejm pedido esándar) -> Cantidad de pedido menos cantidad ya facturada, cantidad ya entregada menos cantidad ya facturada.

- Basada en una solicitud de abono -> Cantidad de pedido menos cantidad ya facturada.

- Basada en una entrega -> cantidad ya entregada menos cantidad ya facturada.

- Factura proforma F5 -> Cantidad de pedido

- Factura proforma F8 -> Cantidad de entrega

* También es posible que el control de copia, tome para la facturación en base a pedido, la cantidad que ya fue entregada para la facturación.

12- Determinación de precio en el doc. de facturación

La determ. del precio se encuentra dada por el esquema.

En el momento de la facturación se pueden determinar o predeterminar diferentes precios para las posiciones. Según una diferenciación de clases de determ. de precios para estas posiciones:

A: Los elementos de determ. del precio se copian del documento modelo y se actualizan de acuerdo a una escala.

B: La determ. de precio se realiza de nuevo.

C: Los elementos manuales de la determ. de precio se copian y la determ. de precio se realiza de nuevo para los otros.

D: Los elementos de determ. de precios se copian del documento modelo sin modificaciones.

G: Los elementos de determ. de precios se copian del documento modelo sin modificaciones. Las condiciones de impuestos se determinan de nuevo.

H: Los elementos de determ. de precios se copian del documento modelo sin modificaciones. El porte se determina de nuevo.

* Se tiene que tener cuidado porque al redeterminarse los precios en la copia, pueden surgir diferencias sustanciales en los valores de condición de los precios en la factura.

* Según la clase de factura o el tipo de posición, se puede determinar en el customizing las clase de determinación para el tratamiento de las condiciones de precio al momento de la facturación..

También, el tipo de cambio es un parámetro que puede fijarse de la misma manera que los precios.