✒️SAP SD / El análisis de los datos comerciales y el sistema de información Por Aixa Romeu

LISTAS E INFORMES

En SAP SD hay una herramienta llamada “Sistema de Información de Ventas” que permite comprimir los datos de los documentos comerciales y así obtener información para la toma de decisiones comerciales. Dentro de este Sistema Info, se encuentran

• análisis estándar o flexibles: importantes para la evaluación de los datos estadísticos de la actividad comercial de la empresa
• Listas e informes de SD: ayudan al ciclo comercial para la gestión de los documentos correspondientes y hay dos categorías: listas online y pools de trabajo.
• Queries de SAP: listan los datos que los informes habituales no satisfacen

Listas online

Son listados que muestran los documentos con un status que precisa de tratamiento y que consta de datos clave.

• Proporcionan datos para documentos
• Muestran documentos (para un cliente o material, con un status específico…)
• Permiten modificar y verificar los documentos

Campos clave

En estas listas se introduce la información que se quiere usar para restringir las opciones de selección y se visualizan los documentos, también se puede realizar un tratamiento de la lista usando filtros, clasificación y añadiendo o quitando campos del layout. Es recomendable instruir al usuario para que, al hacer una consulta, use datos clave y no quite performance a SAP.

Características tratamiento listas

Algunas de las principales características son:

• Filtrar (restringir) los datos
• Clasificar los datos
• Totalizar los datos
• Subtotalizar los datos
• Añadir o borrar campos

Status de documentos

Las listas online pueden derivar en reports definidos pro status, que sirven para analizar documentos pendientes, bloqueado, incompletos… y luego seguir con su tratamiento. Un ejemplo de esto es el flujo de documentos, que muestra el historia, permite visualizar los documentos y analizar el status de cada uno de ellos.

Transacciones de listas

• Transacción VA05N: muestra en forma de lista los documentos de ventas creados, con posibilidad de editar y visualizar.
• Transacción VF05N: muestra en forma de lista los documentos de facturación creados, con posibilidad de editar y visualizar.

Pools de trabajo

Los pools de trabajo permiten seleccionar determinadas tareas comerciales y realizar su tratamiento posterior, como por ejemplo la transacción VF04 para el pool de facturación. Dichas tareas están relacionadas con un área de responsabilidad (unidad organizativa) y varios criterios de selección (fecha factura, cliente…)

• Muestran actividades que deben ser realizadas
• Permiten organizar tareas en unidades de trabajo eficientes

Criterios de selección

Los pools de trabajo también constan de criterios de selección para ser ejecutados, de manera que se conozcan los documentos que se tratarán en dicho pool. Una vez seleccionados, se trata este pool de trabajo en sistema.

Tareas de los documentos

Las tareas de los documentos se pueden agrupar en documentos de referencia adecuada y las diversas tareas de un documento anterior, se pueden partir en varios documentos.

FUENTES DE INFORMACIÓN DEL SISTEMA

Una empresa debe analizar los datos desde diferentes perspectivas, por lo que los datos específicos de una o varias aplicaciones son clave para la toma de decisiones. El Sistema Info se usa para revisa y analizar ratios en toda el área comercial del sistema.

COMPOSICIÓN DE LAS ESTRUCTURAS DE LA INFORMACIÓN

La base del Sistema Info son las estructuras de información, que son tablas estadísticas especiales que contienen datos que provienen de procesos llevados a cabo por las distintas aplicaciones. Los datos se actualizan y se obtienen de manera constante mediante el sistema.

Composición de las estructuras

La composición de las estructuras viene dada por 3 clases básicas de información:

• Características: criterios que se especifican para obtener datos sobre un tema determinado (ej. info sobre org. de venta, oficinas comerciales, clientes, materiales…)
• Periodicidad: se pueden actualizar los datos de un período determinado
• Ratios: mediciones sobre los servicios prestados que proporcionan información clave sobre una característica determinada (ej. volumen de ventas, cálculo, porcentaje, adición…)

ESTRUCTURAS DE LA INFORMACIÓN EN COMERCIAL

SAP tiene una cantidad determinada de estructura de información predefinidas para SD (S001 a S006), que son muy diferentes en cuanto a características, ratios y periodicidad, como por ejemplo los datos de cliente, de oficina de ventas, de límite de crédito, etc.

Estándar SAP

SAP estándar contiene estructuras de información determinadas y listas para el análisis de gestión de créditos, gestión de rappel, soporte de ventas o tratamiento de contratos.

Customizing

Estas estructuras se pueden modificar sin tener que hacer grandes modificaciones en Customizing. Si se desean generar nuevas estructuras de información se tienen que usar en el rango de estructuras S501 a S999.

ANÁLISIS ESTÁNDAR

El análisis estándar ofrece una gran cantidad de funciones para obtener informes complejos de bases de datos y análisis del sistema de ventas. Estos análisis están formados por estructuras de la información y poseen:

• Alance de los datos necesarios
• Características
• Período de la estructura de la información

Estos datos se mantienen al ejecutar el análisis, pero se pueden desglosar luego para mostrar las diferentes características, por ejemplo, desglosar por org. ventas, por pedido, etc.

Funcionalidades de los análisis

Algunas de las funcionalidades de los análisis son

• Archivado posterior
• Vinculación a transacciones de datos maestros, documentos, etc.

Análisis estándar

Los análisis estándar tienen otras herramientas que garantizan un mejor análisis de los datos de SAP, como

• Curvas acumuladas
• Análisis ABC
• Series temporales
• Correlaciones
• Evaluaciones
• Top nº
• Clasificación
• Segmentación
• Consumo planif./real
• Curva de totales
• Otras comparaciones

Además, se pueden imprimir, exportar a Excel, enviar por SAP Office, etc.

ANÁLISIS FLEXIBLE

El análisis flexible permite determinar qué datos y en qué formato se combinan para crear un informe individual. El menú que ofrece un análisis flexible se selecciona y entonces de define el formato de la lista necesaria, que a su vez, ofrece diversas opciones para el tratamiento online interactivo.

Funcionalidades adicionales

Las funcionalidades adicionales existentes son:

• Se pueden combinar características y figuras claves de diferentes estructuras de información en una sola lista
• Se pueden generar nuevos ratios que se calculan según fórmulas independientes, basados en ratios ya existentes
• Hay varios layouts disponibles