✒️SAP SD / El análisis de los datos comerciales y el sistema de información Por Freddy Meléndez Ponce

1- Listas e informes

Dentro del módulo SD, se tiene una herramienta denominada Sistema de Información de ventas. Este permite comprimir datos de los doc comerciales, para así, obtener información que colabora con las decisiones comerciales.

SIV -> Estructura de información -> Análisis estándar, Análisis flexibles

Datos Maestros y documentos -> Estructura de información, Query SAP, Listas e informes SD

Dentro del SIV (llamado también Sistema Info), se encuentran análisis estándar o flexibles que tienen importancia en la evaluación de datos estadísticos de la actividad comercial.

* Listas online

- Proporcionan datos para documentos

- Muestran documentos, por ejm: Para un cliente o un material, con status específico.

- Permiten verificar y modificar documentos.

* Pools de trabajo

- Muestran actividades que deben ser realizadas

- Permiten organizar tareas en unidades de trabajo eficientes

Por otro lado, SAP proporciona funciones de listas para crear pools de trabajo en ventas, entradas, picking y facturación.

En el caso que los informes o reportes no favorezcan a la necesidad que tiene el cliente, se pueden utilizar las query para extraer información.

LISTAS

Ayudan en el ciclo comercial para la gestión de documentos correspondientes (órdenes de venta, entregas, facturas, etc)

Dentro de la categoria de listas existen:

- LISTAS ON LINE: Muestran documentos con un status que precisa de tratamiento: Documentos de ventas (VA05N), documentos de facturación (VF05N).

En ellas, se introduce la información que se desea utilizar para restringir las opciones de selección y luego se visualizan los documentos correspondientes.

VA05N: Muestra en forma de lista los documentos de ventas creados, con la posibilidad de editarlos y visualizarlos.

VF05N: Muestra en forma de lista los documentos de facturación creados, con la posibilidad de editarlos y visualizarlos.

Se puede realizar un tratamiento de la lista utilizando: filtros, clasificación, adición y añadiendo o borrando campos del layout. También es posible visualizar o modificar un pedido de cliente y regresar de nuevo a la lista.

* Las listas online, pueden derivar en reportes definidos por status. Estos sirven para analizar documentos: Pendientes, bloqueados o incompletos, para luego continuar con el tratamiento.

* Un ejemplo de listas online es el flujo de documentos, que muestra el historial de documentos sucesivos. Todos los documentos asociados con el pedido de cliente. Con ello es posible analizar el status de todo el documento y de cada posición.

POOLS DE TRABAJO

Permiten seleccionar determinadas tareas comerciales y realizar su tratamiento posterior. Las tareas a realizar sobre ese pool están relacionadas con el área de responsabilidad (unidad organizativa) y según varios criterios de selección (fecha de factura, cliente, etc). Un ejemplo de pools de trabajo es la VF04 (pool de facturación).

Al igual que las listas online, el pool de trabajo consta de criterios de selección para ser ejecutados, así se conocen los documentos que serán tratados en el pool.

El segundo paso es tratar este pool: Las tareas de distintos documentos se puede agrupar en documentos de referencia de forma adecuada y las diversas tareas procedentes de un documento anterior, se pueden partir en varios documentos.

2- Fuentes de información del sistema

Una organización comercial analiza los datos desde distintas vistas o perspectivas.

El sistema de información se utiliza para revisar y analizar, ratios en todo el área comercial del sistema.

3- Composición de las estructuras de información

El sistema info de ventas está construido con la base en las estructuras de información. Las cuales, son tablas estadísticas especiales que contienen datos que provienen de procesos llevados a cabo por las distintas aplicaciones.

El sistema es el medio por el cual los datos se actualizan y se obtienen de manera constante.

La composición de estas estructuras está dada por 3 clases básicas de información:

- Las características: Criterios que se especifican para obtener datos sobre un determinado tema: Por ejem necesitamos información de ventas acerca de las org. de ventas, oficinas comerciales, los clientes y los materiales.

- La periodicidad: Es también un criterio utilizado en las estructuras de información. Puede actualizar los datos de un determinado periodo (por ejm un dia, una semana, un mes o un periodo de contabilización).

- Los ratios: mediciones sobre los servicios prestados. Proporcionan informac. clave sobre una determinada característica, generalmente es un cálculo, adición, sustracción, porcentaje, etc.

* Un ejemplo combinado de los 3 elementos, de una estructura de información, sería: volumen de ventas (ratio), del primer trimestre (periodicidad), de una organización de ventas (caracteristica).

4- Estructuras de información en Comercial

El sistema posee una cantidad determinada de estructuras de información ya predefinidas para SD (por ejm S001 a S006). Estas estructuras tienen diversidades en cuanto a características, ratios y periodicidad.

Las estructuras se pueden modificar sin tener que hacer grandes cambios en el customizing.

El sistema estándar contiene estructuras determinadas y listas para el análisis de gestión de créditos, gestión de rappel, soporte de ventas o tratamiento de contratos.

Se pueden realizar estructuras de información que se deseen generar, deben estar comprendidas entre la S501 a la S999, que son las habilitadas por SAP para incorporar.

5- Análisis estándar

El análisis estándar ofrece una gran cantidad de funciones para lograr informes complejos de base de datos y análisis del sistema info de ventas.

Estos datos se mantienen como los primeros al ejecutar el análisis y luego puede desglosarse para mostrar diferentes características.

Una funcionalidad de los análisis, es que pueden ser archivados para su posterior ejecución. Permiten vincularse a transacciones que permiten visualizar datos maestros, documentos, etc.

Poseen otras herramientas que garantizan un mejor análisis de datos: Curvas acumuladas, análisis ABC, series temporales, correlacionales, evaluaciones, top n y otras opciones de comparación.

* Como otros objetos de reporte o análisis de SAP, se pueden imprimir, exportar a una hoja de cálculo o enviar, a través del componente de SAP Office.

6- Análisis flexibles

El análisis flexible permite determinar qué datos y en qué formato, se combinan para crear un informe individual. La lista que surge como resultante, ofrece diversas opciones para el tratamiento online interactivo.

Como funcionalidades adicionales existen:

- Se pueden combinar caracteristicas y figuras clave precedentes de distintas estructuras de información, en una sola lista.

- Se pueden generar nuevos ratios que se calculan según fórmulas independientes, basados en los ratios ya existentes.

- Están disponibles diversos layouts.