✒️SAP SD Los flujos de datos y el control de copia

LOS FLUJOS DE DATOS Y EL CONTROL DE COPIA

Està lecciòn aprenderèmos, còmo en el proceso de ventas se deberàn especìficar los documentos modelos que se pueden tomar como fuente, para un documento posterior.

1- LAS TAREAS Y PROCESOS DE CONTROL DE COPIA

Para el sistema SAP, las tablas del control de copia constituyen un importante elemento del Customizing.

Las tablas del control de copia, determinan muchas de las funciones que se ejecutan cuando se crea un documento, que hace referencia a otro anterior.

Al momento de copiar, el sistema comprueba si se satisfacen ciertas clàusulas condicionales. Algunas de estas clàusulas condicionales son :

> ¿ El solicitante es el mismo en el documento de referencia y en el documento copiado?

> ¿ Se ha rechazado la posiciòn copiada ?

> ¿ Se ha hecho ya referencia a las posiciones que se estàn copiando?

> ¿ Se ha excedido el perìodo de validez del documento de referencia?

Tambièn, es posible, determinar què datos deben copiarse en la referencia, por ejemplo, los datos de la cabecera y los datos o condiciones del interlocutor.

Cuando creamos un documento comercial, la funciòn Crear con referencia se encuentra disponible en la pantalla de entrada inicial, asì como tambièn, durante la entrada del documento.

2 - EL RESUMEN DEL CONTROL DE COPIA

Existen tablas separadas del control de copia para los documentos de ventas, las entregas y las facturas.

Existen tablas de control para todos los niveles del documento de ventas

Hay tres niveles de control de copia en el documento de ventas : cabecera, posiciòn y reparto.

Cuando se copian los datos del documento de referencia en el documento de destino, es necesario reunir ciertas condiciones. Las condiciones son subrutinas de ABAP, que se asignan en las tablas del control de copia utilizando un nùmero indicador.

transacciòn VOFM

Se puede, ademàs, utilizar la transacciòn VOFM para crear rutinas propias. Esta transacciòn pertenece al Customizing de la gestiòn comercial ubicada en la siguiente ruta : Comercial >> Adaptaciones del sistema >>Subrutinas >>Definir Clàusulas condicionales de copia.

La rutina de transferencia de los datos especìficados, no se ejecutan hasta que se cumplan los requisitos de copia.

NOTA : Cuando se crean clases de documentos de venta, clases de factura o clases de entrega, al hacerse como copia de otra se mantiene sobre la nueva clase las condiciones de control de copia establecidos por la fuente, en la copia se toman en cuenta, las condiciones de copia y las condiciones de transferencia de datos, es decir la copia toma la referencia de todas las rutinas que tiene la clase de documento mòdelo, contra la clase de documento a destino la clase de factura o la clase de entrega.

3 - EL NIVEL DE CABECERA DEL CONTROL DE COPIA

En el nivel cabecera se define què clases de documento fuente, se copiaràn, en què clases de documentos destino.

El sistema no permitirà crear un documento con referencia a otro, si el control de copia no està permitido. Es decir, contenido en la tabla para estas clases de documentos de ventas pertinentes.

Cuando se trata para la tabla del control de copia, con un par de clases de documentos de ventas (destino/fuente), se especìfica :

> Condiciones de copia.

> Rutinas de transferencia de datos.

> El acuerdo sobre si se copian los nùmeros de posiciòn en el documento de destino.

> El acuerdo referencia absoluta : sòlo se copia el documento fuente completo, en el documento de destino. Y posteriormente, si alguien intenta cambiar la cantidad del pedido o eliminar una posiciòn, se emiten mensajes del sistema.

4 - EL NIVEL DE POSICIÒN DEL CONTROL DE COPIA

En control de copia, se definen controles de nivel de posiciòn para cada tipo de posiciòn, para cada par de Clase de documento de destino / Clase de documento fuente.

Cuando se determina el control de copia de la posiciòn, la parametrizaciòn contiene :

> Condiciones de copia

> Rutinas de transferencia de datos.

> Cantidad/ valor positivo/ valor negativo : determina còmo afecta la operaciòn de copiado a la cantidad completa de posiciòn del documento fuente.

> Cantidad de copia : determina la cantidad que se copia en el documento de destino

> Clase de determinaciòn de precios : especìfica còmo deben tratarse los datos de la determinaciòn de precios durante la operaciòn de copiado.

> Actualizar flujo de documentos : especìfica, si el sistema, actualiza el flujo de documentos despuès de copiar el documento.

Flujo de documentos : lista online donde se visualizan las conexiones entre los documentos de comercial y otros mòdelos.

5 - LA CONEXIÒN ENTRE EL CONTROL DE COPIA Y LA DETERMINACIÒN DEL TIPO DE POSICIÒN

Las reglas de determinaciòn del tipo de posiciòn, tambièn son aplicables al crear documento de ventas con referencia. El sistema puede encontrar ùnicamente un tipo de posiciòn.

Si se activa manualmente un tipo de posiciòn en el documento fuente, hay que rellenar el campo Tipo de posiciòn propuesto para que al sustituir la determinaciòn del tipo de posiciòn, se active el tipo de posiciòn correspondiente en el documento destino.

6 - LA OPERACIÒN DE FACTURACIÒN

Cada documento de facturaciòn siempre requiere de un documento modelo, como ser :

> Documento de ventas.

> Entrega de salida.

> Documento de facturaciòn.

Cuando utilizamos la transacciòn de facturaciòn (VF01), debemos introducir obligatoriamente un documento modelo.

Transacciòn VF01 : permite la creaciòn, de forma explìcita, de los documentos de facturaciòn : factura, nota de crèdito, nota de dèbito, etc.

7 - EL DOCUMENTO MODELO

Cuando se crea la factura, siempre se remite o trata desde un documento existente. De ese modo, los datos del documento modelo se copian en la factura.

Para una factura basada en la entrega, las cantidades a facturar se pueden tomar desde la entrega; pero los precios se toman del pedido en que se basa dicha entrega.

El documento modelo se muestra como fuente en el nivel de cabecera de la tabla del control de copia.

8 - EL FLUJO DE DATOS

Hasta cierto punto, se puede ejercer cierta influencia sobre el flujo de datos de los documentos de referencia a los documentos de facturaciòn. Esto se realiza mediante :

Clases de factura (por ejemplo, textos o interlocutores).

Control de copia; las opciones de control son :

> Sobre la cabecera :

* Datos de comercio exterior

* Nùmero de asignaciòn

* Nùmero de referencia

* Asignaciòn de nùmeros de posiciòn

> En el nivel de posiciòn :

* Cantidad

* Determinaciòn de precios

Por otro lado, se encuentra la posibilidad de ejercer control sobre el flujo de datos para ajustarse a las necesidades propias del usuario, mediante el procedimiento de transferencia de datos. Por ejemplo, las condiciones de pago podrìan copiarse desde el maestro de clientes, en lugar del documento de ventas.

9 - EL CONTROL DE COPIA

En la operaciòn de facturaciòn, el responsable del sistema determina el modo en el que se transfieren los datos mediante la tabla del control de copia. El control de copia se puede establecer para :

> Cabecera : destino clase de factura y su fuente clase de documentos de ventas.

> Posiciòn : destino clase de factura, fuente : clase de documento comercial, tipo de posiciòn.

En cuanto al nivel de cabecera se encuentran los siguientes controles para la copia :

> Documento de referencia : se determina que documento puede utilizarse como referencia (como fuente) para la facturaciòn ( destino).

> Determinaciòn de los datos de comercio exterior, nùmeros de asignaciòn, de referencia y de posiciòn.

Sobre la posiciòn, tambièn poseemos controles para la copia :

> Cantidad de facturaciòn : controlando què cantidad se debe facturar (pedido o entrega).

> Determinaciòn de precio y el tipo de cambio (documento o del momento en el que se factura).

> Tambièn, al momento de la facturaciòn podemos determinar precios nuevamente. Por consiguiente, debemos definir si se van a copiar los precios del pedido o, si los mismos, seràn recalculados en la facturaciòn y a què tipo de cambio.

> Actualizaciòn de la cantidad y valor en el documento modelo.

> Si se incorporan nuevas condiciones por conceptos como transporte, otros recargos y costes.

10 - LAS CONDICIONES DE COPIA

Se pueden especificar las condiciones de copia, para la facturaciòn de un documento de venta, en las condiciones del control de copia.

Las clàusulas condicionales se pueden determinar para :

> Cabecera

> Posiciòn

A travès de las necesidades que existen por el control de copia, se podrìa en tal caso, determinar si se debe contabilizar la salida de mercancìas antes de efectuar la facturaciòn.

Es posible definir sus propias condiciones mediante la transacciòn VOFM.

11- LA CANTIDAD FACTURADA

Las cantidades copiadas al momento de la facturaciòn, pueden referirse desde los documentos fuentes de diversas maneras. Pueden adoptarse la cantidad de entrega y la cantidad de pedido. Puede o no tener en cuenta la cantidad ya facturada (en funciòn de la clase de factura que se utilice).

Los modelos estàndar son los que se encuentran en el gràfico 7111.

Tambièn es posible, que el control de copia tome para la facturaciòn en base a pedido, la cantidad que ya fue entregada para la facturaciòn.

12 - LA DETERMINACIÒN DE PRECIO EN EL DOCUMENTO DE FACTURACIÒN

La determinaciòn del precio se encuentra dada en el documento por el esquema ( que èste, està asignado de acuerdo a la determinaciòn o asignaciòn de esquema.

En el momento de la facturaciòn, se pueden determinar o predeterminar diferentes precios para las posiciones, Segùn una diferenciaciòn de clases de determinaciòn de precios para estas posiciones. :

>A : Los elementos de determinaciòn del precio se copian del documento modelo y se actualizan de acuerdo a una escala.

>B : La determinaciòn de precio se realiza de nuevo.

>C : Los elementos manuales de la determinaciòn del precio se copian y la determinaciòn de precio se realiza de nuevo.

>D : Los elementos de determinaciòn de precio se copian del documento modelo sin modificaciones.

>G : Los elementos de determinaciòn de precio se copian del documento modelo sin modificaciones. Las condiciones de impuestos se determinan de nuevo.

>H : Los elementos de determonaciòn de precio se copian del documento modelo sin modificaciones. El porte se determina de nuevo.

Se tiene que tener cuidado, porque al redeterminarse los precios en la copia pueden surgir diferencias sustanciales en los valores de condiciòn de los precios en la factura.

segùn la clase de factura o el tipo de posiciòn, se puede determinar en el Customizing la clase de determinaciòn para el tratamiento de las condiciones de precio al momento de la facturaciòn.

Tambièn, el tipo de cambio es un paràmetro que puede fijarse de la misma manera que los precios.