✒️SAP BI / BW BO BEx Analyzer

1.- Qué es un libro de trabajo y cuales son sus ventajas?

Un libro de trabajo es aquel elemento que puede contener resultados de uno o más queries. Las consultas pueden aparecer en varias hojas de trabajo o en una individual.

Un libro de trabajo puede estar formateado según las necesidades del usuario (logotipos, fuentes, estilos, etc) y puede contener formato original de Excel como también otras funciones como tablas Pivot y filtros, entre otras funciones.

Cuando un libro de trabajo se graba, también se guarda el estado de navegación actual. Esto significa que cuando el usuario alcanza un estado de navegación útil, se podrá grabar el libro de trabajo de forma que la próxima vez que se abra el libro de trabajo, lo hará en la misma posición en que se ha cerrado.

El usuario también puede escoger refrescar los datos de forma automática cuando se vuelva a abrir el libro de trabajo o abrir el libro de trabajo con los datos antiguo primero y luego refrescar los datos manualmente.

2.- Accediento a BEx Analyzer

Existen diferentes alternativas para acceder a BEx Analyzer, las cuales son las siguientes:

- Desde Windows, Inicio -> Todos los programas -> Business Explorer -> Analyzer

- Desde SAP ingresando la transacción RRMX en la caja de diálogo.

Cuando se ejecuta por primera vez el BEx Analyzer aparecen dos barras de herramientas.

- Barra de Herramientas Análisis: Contiene todas las funciones utilizadas cuando el usuario está trabajando con los resultados de la consulta en el libro de trabajo.

- Barra de Herramientas Diseño: Contiene las funciones utilizadas al desarrollar el libro de trabajo.

3.- Barra de Herramientas de Análisis

Cuenta con los siguientes botones:

- Abrir: Permite abrir un libro de trabajo (workbook) grabado anteriormente o uno nuevo. Un libro de trabajo contiene uno o más queries y también puede contener filtros específicos, gráficos y formatos. Además, también puede estar formado por hojas de trabajo.

Cuando se quiere abrir un libro de trabajo ya existente, se puede hacer lo siguiente:

-- Basta con buscarlo en la opción Abrir,

-- Mediante el historial, en donde se visualizarán los últimos 15 libros de trabajo abiertos anteriormente.

-- Mediante los favoritos, en donde se visualizará cualquier libro de trabajo que haya añadido a los Favoritos.

-- Mediante roles, en donde un usuario puede estar asignado a uno o mas roles por el administrador del sistema. Los libros de trabajo pueden almacenarse frente a los roles. Si el usuario pulsa este botón, verá los roles que tiene asignados y frente a estos roles aparecerán los libros de trabajo asignados.

-- Mediante infoAreas, en donde se puede seleccionar un infoSitio.

IMPORTANTE: Un BEx query tiene como base reducir los datos que son extraídos del infoSitio. La opción de seleccionar el infoSitio directamente en el diálogo Abrir puede provocar que la ejecución sea muy lenta, ya que se extraen todos los datos.

- Grabar: Permite almacenar los cambios realizados y se cuenta con dos opciones:

-- Favoritos: Solo lo podrá ver el usuario que lo guardo.

-- Roles: Usuarios que compartan los mismos roles, pueden abrir un libro de trabajo que este guardado bajo esta opción. Permite compartir libros entre usuarios que compartan el mismo rol, como cualquiera del equipo puede editarlo, esto puede ser peligroso en cuanto a la modificación del libro ya que puede perjudicar los cambios realizados por otro usuario.

- Refrescar/Pausar actualización automática: Es un modo de trabajo el cual consiste en permitir la actualización después de cada cambio, esto puede ser complejo y molestoso al momento de aplicar varios filtros, ya que cada vez que se aplique un cambio se realizará la actualización, para eliminar este proceso automático, basta con seleccionar la opción de no actualizar. Luego cuando se terminaron de realizar todos los cambios, se presiona el botón actualizar y la opción de actualización automática.

- Valor de variable de modificación: Cuando un libro de trabajo que contiene una o mas variables esta abierto, éstas se deben completar, ingreso de valores, por lo cual existen posibilidades relacionadas con el procesamiento de variables en los libros de trabajo. Las parametrizaciones predefinidas del libro de trabajo harán aparecer el dialogo de ingreso de variables, de manera que el usuario pueda introducir los valores requeridos, este cuadro de dialogo contiene funciones que sirven para ayudar al usuario en la selección de valores a ingresar.

-- Variantes: Una variante BEx es una colección de valores de variable que anteriormente se han grabado para poder ser llamados fácilmente otra vez. Una variante puede ser útil cuando se necesitan las colecciones habituales de valores de variable. Esto evita que el usuario tenga que introducir los valores cada vez que se requieran, permitiendo buscar en la lista desplegable Variantes disponibles para seleccionar la variante apropiada. Para grabar una nueva variante seleccione el botón Grabar variante e indique un nombre con el cual podrá identificar la variante posteriormente.

Para grabar valores en una lista personal pulse el botón Personalizar variables. Los valores introducidos en los campos de selección de variables se añadirán a la lista del usuario. Para llamar la lista personal, simplemente pulse el botón Variables personalizadas.

-- Empezar con estos valores la próxima vez: Si esta casilla esta seleccionada, la próxima vez se abrirá el libro de trabajo utilizando los valores de variable de la ventana de diálogo.

- Parametrizaciones globales

Las parametrizaciones globales permiten definir el entorno en que se procesarán todos los libros de trabajo. Las parametrizaciones se organizan de la siguiente manera a través de solapas:

- Solapa Comportamiento:

-- Visualizar el nombre del sistema en el historial local: visualiza el histórico de libros abiertos.

-- Entrada al sistema con GUI vinculada: utilización del mismo ID usado en SAP BI para abrir BEx Analyzer

-- Iniciar la versión legado del RRMX: Permite seleccionar la versión BW 3.x anterior del BEx Analyzer, si esta opción esta activa.

-- Iniciar el Analyzer cada vez que se inicie Excel: tal como lo dice la opción, activar/desactivar la iniciación automática del BEx en Excel.