✒️SAP MM / Presentación general de los Maestros de datos y Documentos Por Silvina Almaraz

Presentación general de los Maestros de datos y Documentos

Se inicia con la definicion del maestro de materiales. Los sucesivos pasos del proceso de Compras son: la definicion del maestro de proveedores y luego se comienza con los documentos de compras. Estos documentos son: Creacion de Solicitud de pedidos (SolPed), Liberacion de SolPed (en caso de que tenga estrategia de liberacion), se incluye como opcion la Creacion de Peticion de Oferta (modulo SRM) a uno o mas proveedores, luego su correspondiente Actualizacion Petición Oferta con la respuesta enviada por el proveedor, se continua con la Creacion del Pedido y su posterior Liberacion para ser enviado al proveedor. Posteriormente se realiza la recepcion de la mercaderia solicitada, la que es ingresada al Stock o para consumo. El esquema contempla el escenario de Devolucion de Mercaderia es decir que es devuelta al proveedor.

Terminado el ciclo anterior, se continua con el registro y verificacion de la factura enviada por el proveedor, es lo que llamamos: Creacion de factura. Se puede dar la situacion de devolucion de mercaderia y para ellos habra que realizr la Creación de Abono con una nota de credito que cancele parcialmente la factura. El Cargo Posterior corresponde a cargos adiciones: fletes, seguros, almacenaje, etc. Despues de todo esta analisis, se Libera la Factura.

Este proceso tendrá reportes para cada una de las etapas mencionadas: Reporte de Stock, Listado de Proveedores, Listado de Solped, Listado de pedidos, Listado de documentos de materiales, Listado de Factura.

En la etapa de Gestión de Materiales, se crea un material con la transacción: MM01. Se cargan los campos: Ramos, Tipo material y se puede utilizar la opción de modelo de un material. Seleccionaremos las vistas del material de acuerdo a las aplicaciones que tendrá el material.Si es necesario, se solicitará el Centro, Almacén, etc. Las vistas a ser completadas son:

• 'Contabilidad 1' que esta asociada al modulo FI para luego registrar el material en el sistema.
• Después se crea un nuevo Proveedor. Se completa sus datos generales: Organización de compras, Grupo de cuentas, Dirección y los asociado a las actividades de compras. Hay que completar la información del segmento de datos de Compras e Interlocutores. Esta información asocia al proveedor con el proceso de Compras, y mas específicamente ligado a la organización de compra para la cual se define. Luego se Graba el nuevo Proveedor.
• Para el registro de documentos contables asociados a los Proveedores, se ingresa por la transacción de Gestión de Proveedores centrales, se extienden los datos del Proveedor a una Sociedad.

Etapa de los Documentos de Compras

1. Creación de Solicitud de pedido (SOLPED) - ME51N: Se completa manualmente la información solicitada para el registro de la SolPed. Esta información tendra impacto en el proceso general. Los datos ingresados en este documento serán heredadas por los siguientes. La ME51N se puede ejecutar teniendo como modelo otra Solped, es decir crearlo 'con Referencia'. Se despliega esta opción, desde el botón Resume de documentos.
2. En caso que la SolPed tenga estrategia de liberación se debe proceder a liberarla (TRX= ME54N) con el usuario autorizado. De esta manera continua el proceso de compra.
3. Solicitud de cotización a los proveedores (TRX= ME41) suele ser un recurso muy conveniente para la obtención de condiciones de compras. Se completa las secciones: Cabecera y Posiciones.
4. Actualización de una Petición de oferta (TRX= ME47) registra las respuestas recibidas de los proveedores a las peticiones de Ofertas. Debe ser completado ya que servirá para comparas las distintas ofertas.
5. Creación de Petición de oferta (TRX = ME41) - Referencia a SolPed. Aquí se hace referencia a otro recurso para una Petición de Oferta y es tomando la Solped de Pedido a utilizar como Referencia y se completa la información solicitada para el registro de Petición.
6. Creación del Pedido y su liberación, para ser enviado al proveedor.
7. Recepción de la mercadería solicitada, la que es ingresada al stock o para consumo.
8. Puede haber una Devolución de Mercadería al proveedor por la razón que fuere.
9. Terminado el ciclo anterior, se continua con el registro y verificación de la factura enviada por el proveedor. También puede ser que hubo una devolución y por tanto una Nota de Crédito que cancele parcialmente la factura.
10. Creación de Abono, corresponde a gastos de fletes, seguros, almacenajes, etc.
11. Para completar la información, se generan diferentes Reportes existentes en SAP para cada uno de las etapas mencionadas.

Creación de Pedido. TRX = ME21N - Selección de Referencia - Variantes: Se activa el 'Resumen de documentos' y mediante la opción: 'Mis solicitudes de pedido' u otra, se accede a la pantalla para obtener un listado de documentos como referencia. La utilización de una variante de usuario facilitara la visualización y utilización del documento correcto.

Creación de Pedido. TRX = ME21N - Vista General: La visualización general del Pedido permitirá determinar los datos que son solicitados.Muchos de los datos obtenidos desde el matcode o F4 provienen de la parametrización del sistema, actualización de las cuales son responsables los consultores.

Creación de Pedido. TRX = ME21N - Datos de Cabecera: Revisar los datos de Cabecera y Posición hasta ingresar todos los datos indicados.Observar si el documento tiene estrategia de liberación y requiere su aprobación.

Creación de Pedido. TRX = ME21N - Datos de Posición: Se revisan los datos de las solapas de Posiciones y se investiga acerca del cálculo de Impuestos.

Creación de Pedido. TRX = ME21N - Textos y Mensajes: se completa la información requerida en los segmentos de datos de texto. Los textos son aclaratorios y los mensajes para impresión o envío de e-mail al Proveedor.

Liberación de Pedid - ME29N - Vista General: Se busca por nro de pedido para visualizar el pedido y luego se libera o aprueban todos los niveles del pedido. Este pedido se envía al proveedor y permite la continuación del Proceso de Compras.

Continua el proceso con la registración de mercadería que entrega el proveedor (TRX = MIGO) donde se selecciona las posiciones a recibir y se completan los datos obligatorios. Se finaliza guardando el documento, pudiendo optar por 'Verificar' los datos previamente. Esta transacción tiene impacto en modulo FI por los documentos contables que genera.Se recomienda analizar el contenido del documento contable y las Cuentas contables e importes involucrados en el mismo.

Se puede presentar el escenario de mercadería devuelta. El análisis de las posiciones en la devolución reflejaran similitud en el ingreso salvo el sentido el sentido o signos de sus valores.

El análisis del documento contable nos dará una interpretación del impacto de una devolución de mercadería y su comparación con la recepción en cuanto al signo de las cantidades en su recepción.

Ingresando en la última etapa del proceso de compra, se crea la Factura con TRX = MIRO donde se registra los datos de la factura, muchos de ellos obligatorios y correctamente configurados en el sistema. Esta transacción tiene mucho impacto en el modulo FI.

Liberación Factura/Cargo posterior bloqueada - TRX = MRBR: ingresar a la transacción y efectuar el procedimiento para liberación del documento (cargo posterior) para el pago.

Si consultamos el pedido con TRX = ME23N en la solapa: Historial de pedido, vemos todos los documentos asociados al mismo. Estos son movimientos de mercadería y registración de facturas.

Reportes

Se obtienen listados de todos los objetos analizados anteriormente. Estos son los maestros de datos (TRX = MMBE) y documentos.

Listado de Proveedores - TRX MKVZ - Vista Selección y General: se ingresa en la transacción y se completan los datos requeridos para la selección de información del listado de proveedores.

Listado de SolPed - ME5A - Vista Selección y General

Listado de Pedidos - ME2W - Vista Selección y General: tener presente que l elección de opción: 'Alcance de la lista' modifica la información suministrada en la salida.

Listado de Documentos de Material - MB51: se visualiza el movimiento de mercadería. Y desde el menú se puede acceder a distintas funcionalidades.

Listado de Facturas - MIR5: nos interna en la información de la factura logistica registrada por la TRX MIRO y dese allí a la información asociada al módulo FI.