✒️SAP MM / Presentación general de los Maestros de datos y Documentos Por Florencia Acosta

PRINCIPIOS BASICOS DE MAESTROS DE DATOS Y DOCUMENTOS:

Maestros de datos: Los Maestros de Datos de SAP para Power BI son conjuntos de datos que contienen información fundamental y estática sobre entidades empresariales, como clientes, proveedores, materiales y empleados, entre otros.

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS - PARTE 1:

Resumen del ciclo del proceso de compras en SAP:

1. Maestro de Datos (la base)

• Maestro de Materiales: Informacion de los productos (codigos, descripciones, unidad de medida, etc.).
• Maestro de Proveedores: Informacion de los proveedores (datos comerciales, condiciones de pago, etc.).

Estos son necesarios para poder realizar cualquier compra.

Completados los Maestros de datos y proveedores, se comienza con los documentos, estos son:

2. Solicitud y pedido.

• Creacion de Solicitud de Pedido (SolPed) : Se pide internamente un material o servicio.
• Liberacion de SolPed: Aprobacion de la solicitud.
• Creacion de Peticion de Oferta: Se consulta a distintos proveedores (cotizaciones).
• Actualizacion de Peticion de Oferta: Se cargan las respuestas de proveedores.
• Creacion del Pedido: Se selecciona al proveedor y se genera la orden de compra.
• Liberacion del Pedido: Aprobacion del pedido.

3. Recepcion de mercancia

• Entrada de Mercaderia: El proveedor entrega lo comprado, se registra en SAP el stock.
• Devolucion de Mercaderia: Si hay errores o defectos, se devuelve al proveedor.

4. Facturas y pagos (enviados por el proveedor)

• Creacion de Factura: El proveedor envia factura, se registra en SAP.
• Liberacion de Factura: Se aprueba para pagar.
• Creacion de Cargo Posterior: Son costos adicionales que se suman al pedido o factura original, por ejemplo: (fletes, costos de descarga o almacenaje, seguros, otros gastos relacionados con la entrega).
• Creacion de Abono: Es lo contrario, es una nota de credito que reduce el monto de la factura, por ejemplo: (descuentos posteriores, mercaderia defectuosa que se devuelve, diferencias de precio que se corrigen).

5. Reportes y consultas

• Reportes de Stock.
• Listado de Proveedores, SolPed, Pedidos, Materiales, Facturas.

Primero se definen los datos maestros (materiales y proveedores), luego se solicita y aprueba la compra, se consulta y selecciona proveedor, se recibe la mercaderia, se gestiona la factura, y finalmente se hacen reportes y seguimientos.

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PASOS PRINCIPALES EN LA CREACION DEL MATERIAL (MM01)

1. Ingresar la transaccion MM01

• Cargar el ramo (ej: industria), tipo de material (ej: materia prima, producto terminado, repuesto).
• Se puede usar un material modelo (existente) para copiar datos y ahorrar tiempo.

2. Seleccion de vistas

• Cada material puede tener diferentes vistas, que son como "capas de informacion".
• Ejemplos:

1. Datos basicos 1 y 2: descripcion del material, unidad de medida, grupo de articulos, peso.
2. Compras: informacion que usa el area de compras (tiempo de entrega, tolerancias de pedido).
3. Ventas: condiciones de ventas, textos comerciales.
4. Contabilidad/Gestion de Almacenes: valor del material, integracion con finanzas.

Elegis que vistas queres crear para ese material.

3. Niveles de organizacion

Relacionas el material con:

• Centro: (planta/fabrica/delegacion donde se usara o guardara).
• Almacen: (opcional, mas especifico dentro del centro).

Resumen facil: Con MM01 se crea un nuevo material en SAP. Elegir el tipo de material y si se copia de un modelo. Seleccionar las vistas (que info tendra: compras, ventas, contabilidad, etc.). Se asigna a un Centro (donde se gestiona ese material).

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CARGA DE INFORMACION DETALLADA DEL MATERIAL EN CADA VISTA SELECCIONADA (COMPRAS, VENTAS, ALMACEN, CONTABILIDAD)

• Ya elegi la vistas en el paso anterior.
• Ahora SAP me va a mostrar esas vistas para que complete los datos.

Ejemplos de datos que aparecen en cada pantalla de las vistas:

1. Datos generales

• Unidad de medida base: (ej: UN unidad, KG kilo).
• Grupo de articulos: (clasificacion interna (ej: Electrico, informatica, etc.).
• Sector: (donde se usa ese material).

2. Vista de Compras

• Unidad de medida pedido: (ej: cajas, unidades).
• Grupo de compras: (quien se encarga de comprar ese material).
• Plazos de suministro: (tiempo que tarda el proveedor en entregarlo).

3. Vista de Contabilidad y Gestion de Almacenes

• Unidad de medida base: en que unidad se gestiona el material (ej: UN, KG, tonelada, litro).
• Moneda: la moneda en la que se valorara (ej: ARS, USD).
• Categoria de valoracion: indica como se valorara el material (ej: materias primas, productos terminados).
• Control de precios:

S (estandar): se usa siempre un precio fijo definido.

V (variable/moving average): el precio cambia segun las entradas de mercaderia.

• Precio estandar: cuanto cuesta el material por unidad.
• Stock total: cuanto hay disponible.

Resumen: Elegir las vistas y centro. Completar los datos de cada vista (basicos, compras, ventas, almacen). Finalmente, completar la contabilidad: precio, categoria de valoracion, control de precios. Guardar: SAP confirma que el material fue creado exitosamente.

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CREACION DE UN NUEVO PROVEEDOR MK01

1. Acceso

• Elegir la Organizacion de Compras (a que unidad de compras va a estar asociado el proveedor).
• Indicar el Grupo de Cuentas (clasificacion del proveedor, ej: nacionales, internacionales, servicios, etc.).
• Se puede usar un proveedor modelo para copiar datos basicos.

2. Direccion

• Se cargan los datos generales del proveedor:

Nombre de la empresa.

Calle, numero, codigo postal, ciudad, pais y region.

Conceptos de busqueda (abreviaturas o alias para encontrarlo mas rapido en SAP).

3. Control

• Datos de control como:

Numero de cliente asociado ( si el proveedor tambien es cliente).

Datos fiscales (ej: CUIT).

Indicaciones especiales (empresa, persona fisica, etc.).

Resumen: Con MK01 das de alta un proveedor en SAP cargando: Organizacion de compras y grupo de cuentas estructura contable. Direccion datos generales del contacto. Control datos fiscales y de relacion con la empresa. Una vez guardado, el proveedor queda disponible para ser usado en pedidos de compra y procesos financieros.

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1. Datos de Compras del Proveedor

• Moneda de pedido: Ejemplo, USD (dolares).
• Condiciones de pago: Codigo que indica como se paga (ej: a 30 dias, contadp, etc.).
• Icoterms: Condiciones internacionales de entrega, ej: FOB (mercaderia puesta en el puerto de Buenos Aires).
• Valor minimo de pedido: Importe minimo que acepta el proveedor.
• Control de precios y esquemas: Configiracion estandar de como se manejan los precios con ese proveedor.
• Datos de contacto: Vendedor y telefono.

2. Funciones de Interlocutor

Aca se definen los roles del proveedor dentro del sistema:

• OP Direccion de pedido: A donde se envian los pedidos.
• PV Proveedor de mercancias: Quien entrega fisicamente la mercaderia.
• RE Receptor factura: Quien emite la factura.
• F Emisor de facturas: Datos de facturacion.

Esto sirve para que SAP sepa a quien enviar ordenes, facturas o pagos.

3. Ultima pantalla (confirmacion)

• SAP pegunta: ¿Desea que los datos se graben previamente?
• Al confirmar, el sistema crea el proveedor y asigna un numero unico (en este caso: 0000000319).

Resumen: Este paso completa la ficha del proveedor con datos de compras (moneda, pago, icoterms) y los interlocutores (quien recibe pedidos, quien factura, etc.). Finalmente, SAP guarda y genera un numero de proveedor para poder usarlo en pedidos de compra.

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EXTENSION DEL PROVEEDOR A UNA SOCIEDAD

1. Acceso

• Se indica el numero de proveedor ya creado (ej: 319).
• Se elige la Sociedad (ej: 3000).
• Se mantiene el grupo de cuentas (ej: ZDJF) y la organizacion de compras (ej: DJF1).

Esto significa que ahora el proveedor va a estar disponible no solo para compras, sino tambien para la contabilidad de esa Sociedad.

2. Gestion de cuenta contable/financiera

Aca se asignan datos financieros importantes:

• Cuenta asociada: cuenta contable donde se registraran automaticamente las transacciones con este proveedor.
• Grupo de tesoreria y condiciones de pago.
• Indicadores relacionados a intereses, bloqueos, tolerancias, etc.

Con esto SAP sabe como contabilizar las facturas y pagos de ese proveedor.

3. Pagos contabilidad financiera

• Condiciones de pago especificas (ej: a 30 dias, contado, etc.)
• Vias de pago (transferencia bancaria, cheque, etc.).
• Datos bancarios del proveedor (numero de banco, clave, cuenta).
• Autorizaciones para pagos automaticos.

Aca se define como se le paga al proveedor.

4. Mensaje final

Se confirma: "El acreedor 0000000319 se ha creado en la Sociedad 3000"

Esto significa que el proveedor ya quedo habilitado en esa Sociedad para usarse en compras y en la contabilidad (futuras, pagos, etc.).

Resumen: Primero se crea el proveedor de forma general (MK01). Despues, se lo extiende a una Sociedad para poder usarlo en la parte contable y financiera (pagos, facturas, registros en la cuenta mayor).

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TRANSACCION PARA CREAR UNA SOLICITUD DE PEDIDO (SOLPED)

1. Nota de cabecera: Texto que describe el pedido (ej: "Solicitud de materiales para oficina").
2. Posiciones de materiales: Ahi se cargan los materiales o servicios que se necesitan: (codigo de material - cantidad - unidad de medida - fecha de requerida - centro y almacen de destino).
3. Datos de valoracion: Precio estimado (ej: USD 150por unidad).
4. Fuente de aprovisionamiento: Si ya se conocen un proveedor o contrato marco.

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CREACION DE SOLICITUD DE PEDIDO - ME51N - DATOS DE POSICION

¿Qué significa “Datos de Posición”?

Es la información específica de cada material o servicio que estás solicitando. Mientras que la cabecera de la SolPed aplica al documento en general, los datos de posición son por cada línea del pedido (ejemplo: si pedís 10 notebooks y 20 sillas, cada uno es una posición).

Campos principales que aparecen:

1. Contrato / Proveedor fijo

   • Si ya existe un contrato marco o proveedor predeterminado, se puede asignar aquí.

   • Ejemplo: siempre compro papel de oficina al mismo proveedor → lo fijo.

2. Proveedor desea

   • Sugerencia del solicitante sobre quién podría proveer el material.

   • Pero no es vinculante: compras lo puede cambiar.

3. Solicitante

   • Quién está pidiendo el material (ej: Daniel).

4. Grupo de compras

   • Área o persona responsable de tramitar la compra.

5. Grupo de liberación / Estrategia de liberación

   • Indica el flujo de aprobación.

   • Ejemplo: primero lo aprueba el coordinador de compras, luego el jefe de area.

6. Textos de posicion

• Descripcion detallada del material o servicio que se esta pidiendo.
• Ejemplo: "Adquisicion de material modelo para el proceso de compras completo".

Una vez cargados los datos, podés copiar posiciones parecidas sin tener que escribir todo de nuevo.

Al guardar, SAP genera un número único de SolPed (ejemplo: 10000670). Ese número sirve para rastrear el pedido en el sistema.

Resumen: Esta pantalla sirve para detallar que se compra, a quien se le sugiere comprar, quien lo pide y como se aprueba.

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LIBERACION DE SOLICITUD DE PEDIDO - ME54N

¿Qué significa "liberación"?

En SAP, liberación = aprobación.
La SolPed no puede transformarse en pedido de compra hasta que alguien autorizado la apruebe.

Ejemplo:

• Daniel crea una SolPed pidiendo 10 repuestos.

• Pero el sistema no deja avanzar hasta que el Coordinador de Compras la libere (apruebe).

• Dependiendo de la estrategia, pueden ser varias aprobaciones: jefe gerente director.

Lo que muestra la pantalla:

1. Número de SolPed (10000670) el que se generó al crearla.

2. Datos de cabecera y posiciones se visualiza lo mismo que se cargó antes (material, cantidad, centro, almacén).

3. Grupo de liberación y estrategia de liberación

   • Ejemplo: “Coordinador de Compras” es el responsable que debe aprobar.

   • Pueden existir varios niveles (primero un coordinador, después un gerente).

4. Indicador de liberación

   • Muestra si la posición está Sin liberar o Liberada.

"Se ingresa en la transaccion indicada y se aprueban todos los niveles. Se finaliza guardando el documento".

Esto significa que:

• El responsable entra con su usuario en ME54N.

• Aprueba (libera) la SolPed.

• SAP actualiza el documento a estado Liberado.

• Ahora sí se puede convertir en Pedido de Compra.

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CREACION DE SOLICITUD DE PEDIDO (SOLPED) - ME51N - CON REFERENCIA

¿Qué significa “con referencia”?

En lugar de cargar toda la información de cero (material, cantidades, centro, etc.), podés usar una SolPed anterior como modelo.
De esa manera:

• Se copian muchos datos automáticamente.

• Solo modificás lo necesario (por ejemplo, la cantidad o la fecha de entrega).

• Ahorras tiempo y evitas errores.

Lo que se ve en la pantalla:

1. Menú lateral (Resumen de documento)

   • Opción Solicitudes de pedidos.

   • Te permite buscar SolPed anteriores.

2. Criterios de búsqueda (panel derecho):

   • Nombre del solicitante (ejemplo: Daniel).

   • Nº de necesidad (ejemplo: 12345678).

   • Grupo de compras (DFJ1).

   • Otros filtros como fechas o estado (pendientes, liberados, etc.).

3. Resumen de documentos encontrados (parte inferior):

   • Se listan las SolPed disponibles según la búsqueda.

   • Ejemplo: SolPed N° 10000670 → con material DJF-Material Modelo-2012.

Traducción simple:

1. Entrás a ME51N.

2. Buscás una SolPed existente en Resumen de documento.

3. Usás esa SolPed como referencia (se copian los datos).

4. Ajustás lo que haga falta.

5. Guardás → SAP genera un nuevo número de SolPed.

Resumen: La diferencia con la creacion normal es que aca te apoyas en un documento previo para no empezar desde cero.

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CREACION DE PETICION DE OFERTA - ME41 - VISTA GENERAL - POSICION

¿Qué es una Petición de Oferta (PetOf o RFQ)?

Es un documento que la empresa envía a los proveedores para pedirles cotizaciones de un material o servicio.
Sirve para comparar precios y condiciones antes de generar el Pedido de Compra.

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Lo que muestra la imagen:

1. Pantalla de Acceso (arriba izquierda)

   • Clase de petición de oferta (AN) tipo estándar.

   • Fecha pet. oferta y Plazo de oferta hasta qué día tienen los proveedores para enviar la cotización.

   • Datos de organización:

     • Organización de compras (DFJ1).

     • Grupo de compras (DF1).

   • Datos de propuesta de posiciones:

     • Tipo de posición, fecha de entrega, centro, almacén, número de necesidad.

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2. Resumen de posiciones (arriba derecha)

   • Lista de materiales o servicios incluidos en la petición de oferta.

   • Ejemplo: material “DJF-Material Modelo-2012 Guía completa”.

   • Se ven datos como cantidad, unidad de medida, centro y fechas.

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3. Detalle de posición (abajo)

   • Cada material tiene su ficha individual.

   • Se cargan:

     • Cantidad requerida.

     • Fecha de entrega.

     • Número de necesidad.

     • Observaciones adicionales si hace falta.

   • También aparecen las reclamaciones (primer, segunda, tercera), que SAP permite usar si el proveedor se demora en responder.

En palabras simples:

1. Completás primero los datos generales (cabecera).

2. Después detallás los materiales/servicios (posiciones).

3. Revisás que todo esté correcto.

4. Guardás → SAP genera el número de la Petición de Oferta.

Resumen: La ME41 es el paso donde se invita a los proveedores a cotizar, cargando fechas, cantidades y condiciones. Después, las respuestas se cargan en SAP y se comparan para decidir a quién comprarle.

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CREACION DE PETICION DE OFERTA - ME41 - DATOS DE CABECERA

Qué se ve en la imagen:

1. Datos de Cabecera:

   • Clase de petición de oferta (AN).

   • Sociedad: la empresa que compra (ejemplo: 3000).

   • Organización de compras (DFJ).

   • Proveedor: se selecciona el proveedor al que se enviará la petición.

   • Fecha de petición de oferta, plazo de validez, idioma.

   • Número de licitación y fecha límite de oferta.

La cabecera agrupa toda la info general del documento, que es común a todas las posiciones.

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2. Domicilio del Proveedor:

   • Se cargan los datos específicos del proveedor:

     • Código de proveedor (ejemplo: 319).

     • Nombre / Razón social (CVOSOFT-Proveedor modelo).

     • Dirección, calle, número, localidad, etc.

Esto asegura que SAP sepa a quién y dónde enviar la petición.

Una vez cargada la cabecera + proveedor + posiciones, guardás y SAP genera automáticamente un número de documento (ejemplo: 6000000033).

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ACTUALIZACION DE UNA PETICION DE OFERTA - ME47

Qué significa esta transacción:

• Una vez que el proveedor responde la Petición de Oferta (ME41) con su cotización (precio, condiciones, fechas, etc.), en SAP se usa ME47 para cargar esa información en el sistema.

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Lo que se ve en la imagen:

1. Acceso a la oferta:

   • Se ingresa el número de la Petición de Oferta creada en ME41 (ejemplo: 6000000003).

2. Resumen de posiciones:

   • Lista de materiales y cantidades solicitadas al proveedor.

   • Muestra la fecha de entrega y el estado general.

3. Detalle de posición:

   • Material y descripción.

   • Cantidad solicitada y fecha de entrega.

   • Datos de la oferta del proveedor:

     • Precio neto ofrecido (ejemplo: 180 USD).

     • Moneda.

     • Número de la oferta del proveedor.

   • Fechas de reclamación (para seguimiento si no se recibe respuesta).

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En otras palabras:

• ME41 = Petición de Oferta (se envía al proveedor).

• ME47 = Actualización de la oferta (se carga lo que contestó el proveedor: precio, fechas, condiciones).

Cuando se guarda, SAP actualiza la Petición de Oferta con la cotización real del proveedor.

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CREACION DE PETICION DE OFERTA - ME41 - REFERENCIA A SOLPED

¿Qué significa?

• En lugar de cargar la Petición de Oferta desde cero, SAP permite usar como base una SolPed (ME51N).

• Esto evita volver a tipear datos como material, cantidad, centro y fechas, porque se copian directamente de la SolPed seleccionada.

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Lo que se ve en la imagen:

1. Acceso (arriba izquierda):

   • Se activa la opción “Refer. a sol pedido”.

   • Ahí se elige el número de la SolPed que se quiere usar como referencia.

2. Selección de solicitudes de pedido (abajo izquierda):

   • Se coloca el número de la SolPed (ejemplo: 10000670).

   • Se completan datos de organización de compras y tipo de posición.

3. Resumen de posiciones (arriba derecha):

   • Se copian los datos del material desde la SolPed (material, cantidad, fecha de entrega, centro, almacén, etc.).

4. Detalle de la posición (abajo derecha):

• Permite ajustar información si hace falta (ejemplo: cambiar cantidad o fecha).

Resumen rápido:

• ME51N: Creo la Solicitud de Pedido (necesidad interna).

• ME41 con referencia a SolPed: Paso esa necesidad a una Petición de Oferta para pedir cotizaciones al proveedor.

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PROCEDIMIENTO COMPLETO DE COMPRAS - PARTE 2

CREACION DE PEDIDO - ME21N - SELECCION DE REFERENCIA - VARIANTES

Qué significa la pantalla:

1. Transacción ME21N – Crear Pedido de Compras

   • Esta transacción sirve para generar un documento de compra formal que se enviará al proveedor.

   • Se puede crear desde cero o tomando como referencia una SolPed ya aprobada.

2. Resumen de documentos (izquierda):

   • Se activa la opción “Mis solicitudes de pedido”.

   • Allí SAP muestra un listado de SolPed disponibles.

3. Selección de variante (arriba derecha):

   • SAP permite elegir una variante de visualización (ejemplo: DJF-SOLPED).

   • Esto organiza los datos para que sea más fácil interpretar qué SolPed usar.

4. Resumen de documentos (abajo):

   • Una vez seleccionada la SolPed, se cargan automáticamente los datos en el Pedido (material, cantidad, centro, etc.).

   • Solo queda revisar, ajustar si hace falta (precio, proveedor, fechas) y guardar el Pedido de Compras.

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En otras palabras:

• SAP te deja tomar como base una SolPed para crear un Pedido de Compras.

• La variante es solo una forma de ver la información más ordenada.

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