Información de los documentos
Mencionaremos por separado, los datos asociados a la cabecera y los ítems de los documentos.
Si tú te posicionas sobre un dato y pulsas la tecla "F1" obtendrán un texto explicativo del campo.
1.1. Datos del Encabezado
Los datos generales a nivel de cabecera son mínimos, ya que fuera de los básicos, sólo podrán ser incorporados textos explicativos a la Cabecera.
• Número del Documento: cada documento tendrá un único número que lo identifica y al cual se asociará toda su información. SAP permite que cada Empresa respete la numeración estándar o adopte la que crea más conveniente (efectuando la parametrización correspondiente).
• Tipo de Documento: El tipo " NB" es el considerado estándar, pero la Empresa puede definir tantos tipos diferentes como lo requieran sus procesos de negocio. Recordemos que es un dato muy relevante ya que determina la numeración, estado de los datos a ingresar (opcionales, obligatorios), entre otras opciones.
• Texto descriptivo: se trata de un espacio donde el operador podrá ingresar un texto libre que permita incluir aclaraciones o descripciones acerca de la totalidad del documento (para cada ítem utilizaremos otro sitio).
1.2. Datos de los Ítems
• Solapa datos del Material:
Lote: es un código que asocia el material a adquirir y recibir a un determinado lote o proceso de fabricación que lo identifica e individualiza. Los casos más comunes son los utilizados en los productos farmacéuticos y alimenticios (aquí no es obligatorio).
Grupo artículos: se trata de un dato con el fin de agrupar materiales o servicios.
Mat.prov.: hace referencia al código utilizado por el proveedor para este producto o servicio.
• Solapa Cantidades:
Cantidad: es la cantidad solicitada en el documento actual.
Cantidad pedida: indica cuantas unidades ya han sido pedidas.
Cantidad abierta: se refiere a la cantidad que resta ser pedida.
Concluida: es una marca que indica que se ha finalizado con el ítem y no pueden ser creados más Pedidos ni efectuados cambios. Puede ser fijado manual o automáticamente al crear el Pedido, no siendo necesario satisfacer la cantidad total solicitada.
Fecha solicitud: corresponde a la fecha asignada a la SolPed.
Fecha liberación: es la fecha límite en que debe ser aprobado el documento para cumplir con la fecha de entrega solicitada.
Fecha entrega: indica la fecha en que la mercadería debe ser entregada o prestado el servicio. Para asegurar su cumplimiento deben ser tenidos en cuenta una serie de factores tales como los datos restantes mencionados aquí.
Plaz.entr.prev.: hace referencia al plazo que el proveedor demora en efectuar la entrega una vez recibido el Pedido. Si se tuviera varios proveedores, se trataría, en general, de un tiempo medio.
Tmpo.tratam.EM: define el plazo que el Almacén se toma para efectuar la Entrada de Mercadería y dejarla de libre utilización para los solicitantes.
• Solapa Valoración:
Precio valor: hace referencia al valor de la cantidad base, siendo el producto de ambos el resultado del valor de la posición.
Cantidad base: indica la cantidad de unidades a las que hace referencia el Precio valor.
Moneda: es la clave de la moneda a la que hacen referencia los importes del ítem.
Entrada de Mercadería y Factura: son tres definiciones asociadas a procedimientos posteriores a la SolPed.
a) Entrada Mercadería: especifica que, como parte del proceso de compras, este documento espera una posterior Entrada de mercadería.
b) Recepción Factura: indica que una Factura del Proveedor será recibida como parte del proceso (no llevaría marca una entrega gratuita).
c) EMNoVal: mediante esta indicación, se determina que la mercadería será ingresada sin valorización (lo hará al momento de registrar la factura).
• Solapa fuente de aprovisionamiento:
Contrato: es un tipo de documento especial de SAP donde se registran los acuerdos a largo plazo realizado con los proveedores y sirve de base para sucesivas operaciones.
Proveedor fijo: hace referencia a un proveedor determinado a quien se compra este producto o contrata el servicio.
Proveedor deseado: indica un proveedor sugerido por el solicitante. Suele ser de mucha utilidad en los casos de compras técnicas o muy específicas, donde el solicitante tiene mayor conocimiento de los productos y el mercado.
Centro sumin.: menciona el Centro (dentro de la estructura de la organización) que proveerá el material solicitado. Es utilizado sólo en los casos de traslados.
• Solapa Status:
Status trat.: corresponde a un dato de llenado automático que indica el estado actual del documento (Pedido creado, Petición de Oferta creada, Pedido abierto creado, etc.).
IndBloq: es un recurso que permite bloquear el ítem para impedir su utilización.
Historial: presenta los documentos posteriores asociados al ítem de la SolPed.
• Solapa Textos:
Textos descriptivos: se utiliza para ingresar textos aclaratorios asociados al ítem, en el cual se haga referencia a condiciones especiales de suministro no reflejadas en ningún dato específico de SAP. Para facilitar su clasificación, viene clasificado en varias secciones:
Texto posición
Nota posición
Texto de suministro
Texto pedido de material
• Solapa Dirección de entrega:
Información: todos los datos incluidos informarán al proveedor del sitio donde debe ser entregada la mercadería o prestado el servicio. En principio, hace referencia al Centro para el cual se origina la compra, pero podrá ser modificado (subcontratación, entrega directa al cliente, etc.).
Cliente: en el caso de gestión de pedidos para terceros, se indicará en este sitio el cliente a quien deberá enviarse el material o prestar el servicio, y del cual será tomada la dirección del maestro de datos.
Proveedor: en las operaciones de subcontratación, en este sitio se indicará el proveedor a quien hacemos referencia para tomar la dirección de entrega.
Valores propuestos:
Se puede indicarle a SAP que cada vez que creemos una SolPed (o un Pedido, Contrato, etc.) nueva, tome valores predeterminados para ciertos campos (Centro, Grupo de Compras, Solicitante, entre otros).
Para ello iremos a la opción parametrización personal, solapa Valores de propuestas y completaremos con los valores deseados cada una de las opciones propuestas, luego tildamos la celda proponer siempre.