✒️SAP MM / Generalidades del documento Por Julio Shur Lozada
SAP MM Generalidades del documento
PROCEDIMIENTO DE VERIFICACIÓN DE FACTURA
GENERALIDADES DEL DOCUMENTO
1. VERIFICACIÓN DE FACTURA – GENERALIDADES
Esta parte específicamente se trata sobre la verificación y el ingreso de la factura del PROVEEDOR que constituye igualmente una etapa del proceso de compras dentro del modulo MM. Tenemos que tener o tomar en cuenta varios factores a considerar:
· Etapa de participación en el proceso (Procede luego del proceso de MOVIMIENTO DE MERCADERÍA)
· Sector o Integrantes de la empresa que lo conforman. (usuarios o consultores funcionales modulo MM)
· Interacción con los otros documentos o módulos del sistema (interactúa con el DOCUMENTO DE COMPRA y el SECTOR FI)
· Procedimiento de la creación de documentos (se ingresa a través de la TRANSACCIÓN MIRO)
· Diferentes opciones.
· Diferentes opciones de documentos (Facturas, Notas de crédito)
· Mención y análisis de los datos principales (Numero de pedido, Cálculo de costes, Importe)
· Concepto de cancelación parcial o completa.
· Información requerida para su gestión y creación de documentos FI.
· Reporting o herramientas de listados y estadísticas de documentos
En vista a lo anterior, analizaremos varias características importantes tales como:
· El ingresa de la FACTURA ocurre como consecuencia de la RECEPCIÓN DE MERCADERÍA y por lo tanto, la creación de una obligación de pago con el PROVEEDOR. La responsabilidad recae en los consultores usuarios aplicados al MODULO MM. Esta Decisión está sujeta a las pautas de la empresa.
· Está asociado a un documento ingresado manualmente, pero procesos de automatización puede ser que sean generados de forma automática.
· La factura suele ser registrada en el sistema a partir de un PEDIDO como referencia (escenario mas habitual) y considerando los datos de la ENTRADA DE MERCADERÍA EM para la validación correcta de la información.
· El proceso habitual es el REGISTRO Y VERIFICACIÓN DE LA FACTURA como etapa posterior a la ENTRADA DE MERCADERÍA, pero el sistema SAP puede admitir que el proceso sea invertido y primer exista un REGISTRO Y VERIFICACIÓN DE FACTURA y luego la ENTRADA DE MERCADERÍA.
· Los datos que serán solicitados dependerán del tipo de documento a registrar y la PARAMETRIZACIÓN del sistema, ya que habrá datos que serán opcionales en caso estándar, pero podrán ser convertidos en obligatorios para asegurar su ingreso.
· El ingreso de la FACTURA ocasionará la creación de un documento propio con la información contenida en el y de otro u otros que afectará o impactará directamente la contabilidad a través del módulo FI.
· Siendo un documento de gran importancia y que tiene un alto impacto en el MODULO MM Y FI, será fuertemente dependiente de la PARAMETRIZACIÓN del sistema y de muy diversas validaciones que el sistema, en forma automática disparará durante el registro y verificación.
· Su interdependencia con el MODULO FI ocasiona que el registro de factura recurra a diversos objetos definido en la CONTABILIDAD, como CUENTAS CONTABLES, DIVISIONES, INDICADORES DE IMPUESTOS, CONDICIONES DE PAGO, Entre otros.
· Es importante recordar, que, bajo un mismo AMBIENTE y SISTEMA, pueden varias SOCIEDADES LEGALES, permitir el registro de facturas asociadas a ellas.
NOTA: Al ingresar la TRANSACCIÓN será solicitado en sus generalidades los casos, el documento de referencia (PEDIDO) e indicando muy poca información, parte de la cual será obligatoria (Items y Cantidades a ingresar) y otra optativa (Nota de entrega, Textos) el documento podrá ser registrado. En casos particulares, serán solicitados los números de lotes y/o series (según el material)
2. VERIFICACIÓN DE FACTURA – PARTICIPACIÓN EN EL PROCESO DE COMPRAS
Habitualmente la VERIFICACIÓN DE FACTURA continua al proceso de INGRESO DE MERCADERÍA (Aunque como ya se menciono anteriormente, se pueden invertir os procedimientos) y el mismo es el resultado de recibir y registrar la factura del proveedor y generar la obligación de pago.
NOTA: No es de temer ingresar erróneamente a la transacción ya que el sistema cuenta con los procedimientos para su parcial o completa anulación, si fuera necesario.
El proceso a través de la TRANSACCIÓN MIRO corresponde al REGISTRO Y VERIFICACIÓN DE FACTURA, para su posterior pago. Este proceso se realizará solo y cuando exista un proceso completo de COMPRAS.
En otros casos, donde las características o importancia de la adquisición no justifique el mencionado proceso, es decir, las compras efectuadas a los proveedores serán asentadas dentro del ámbito exclusivo del MODULO FI. El cual tiene transacciones y recursos independientes del MODULO MM. Es importante destacar, el registro y verificación de factura se realizará desde el MODULO MM cuando se realicen operaciones de COMPRAS y existan documentos de solicitudes y ORDENES DE PEDIDO. Pero cuando la empres recurra a la adquisición de bienes sin efectuar el proceso de compras habitual (sin PEDIDOS, RECEPCIÓN DE PRODUCTOS) la misma podrá ser ingresada directamente mediante herramientas del MODULO FI.
3. TIPOS DE PROCEDIMIENTOS
Cuando se habla de REGISTRO Y VERIFICACIÓN DE FACTURA, se habla específicamente sobre la gestión de diferentes tipos de documentos y procedimientos tales como:
v FACTURA
v ABONO (NOTA DE CREDITO)
v CARGO POSTERIOR
v DESCARGO POSTERIOR
v ANULACIÓN DEL DOCUMENTO
v BLOQUEO Y DESBLOQUEO
v FACTURAS INTERCOMPAÑIAS
v VISUALIZACIÓN DEL DOCUMENTO
v REGISTRO PARCIAL O TEMPORARIO (RETENCIÓN DE DOCUMENTO)
4. DOCUMENTOS CONTABLES ASOCIADOS
Cuando Se efectúa un registro de documentos tales como: (NOTA DE DEBITO, NOTA DE CREDITO, FACTURA) se generarán automáticamente DOCUMENTOS CONTABLES que reflejen esta información en la contabilidad de la empresa. Cuando sea registrada una factura asociada a un PEDIDO, quedará asociada a este y registrada en el historial.
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Sobre el autor
Publicación académica de Julio Antonio Shur Lozada, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor SAP MM Nivel Inicial.
SAP Senior
Julio Antonio Shur Lozada
Profesión: Lic. Msc Gerencia Logística - Venezuela - Legajo: QV91F
✒️Autor de: 60 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: PartTime
Presentación:
Especialista en logística y gestión de la cadena de suministros. capacitado en tareas de aprovisionamiento, almacenamiento, gestión de inventario, transporte y distribución.
Certificación Académica de Julio Shur
