Verificación de Factura - Generalidades
El ingreso de la factura ocurre como consecuencia de la recepción de mercadería y por tanto la creación de una obligación de pago con el proveedor. El registro suele una tarea cuya responsabilidad reside en usuarios aplicados al módulo MM. No obstante, es una decisión sujeta a las pautas operativas de la Compañía.
En general va asociado a un documento ingresado manualmente, pero procesos de automatización pueden ocasionar que sean generados automáticamente.
La Factura suele ser registrada en el sistema a partir de un Pedido como referencia (escenario mas habitual) y considerando los datos de la Entrada de Mercadería (EM) para la validación correcta de la información.
Si bien, el proceso habitual es el registro de la Factura como etapa posterior al ingreso de la mercadería, SAP tiene previsto y admite que se invierta el orden de los procedimientos. La recepción y registración de la factura se hará en un estado bloqueado que no permita el pago hasta tanto se efectúe la recepción de las mercaderías y el desbloqueo para el pago.
Los datos que serán solicitados dependerán del tipo de documento a registrar y de la parametrización del sistema, ya que habrá datos que serán opcionales en casos estándar, pero podrán ser convertidos en obligatorio para asegurar su ingreso.
El ingreso de la Factura ocasionará la creación de un documento propio con la información contenida en él y de otro u otros que impactará directamente en la Contabilidad a través del módulo FI.
Siendo un documento que tiene alto impacto tanto en el módulo MM como FI, será fuertemente dependiente de la parametrización del sistema y de muy diversas validaciones que el sistema, en forma automática disparará durante el registro y verificación.
Su interdependencia con el módulo FI ocasiona que el registro de factura recurra a diversos objetos definidos en la Contabilidad, como Cuentas contables, Divisiones, Indicadores de Impuestos, Condiciones de pago, entre tantos otros.
Recordando que bajo un mismo sistema y ambiente pueden varias Sociedades legales, el sistema permitirá el registro de facturas asociadas a cualquiera de ellas.
1. Verificación de Factura - Participación en el Proceso de Compras
I. Determinación de necesidades
II. Creación de la Solicitud de Pedido
III. Liberación de la Solicitud de Pedido
IV. Determinación de la fuente de adquisición - Cotización
V. Selección del Proveedor - Comparación de Ofertas
VI. Gestión del Pedido (Orden de Compra)
VII. Liberación del Pedido
VIII. Recepción o Entrada de Mercadería
IX. Recepción y Control de Factura
X. Gestión de Pago
Es el resultado de recibir y registrar la factura del proveedor y generar la obligación de pago.
Si bien, el procedimiento analizado corresponde al registro de la factura del proveedor para su posterior pago, sólo se hará por esta vía cuando se encuentre asociado a un proceso completo de compras.
En otros casos, donde las características o importancia de la adquisición no justifique el mencionado proceso, las compras efectuadas a los proveedores serán asentadas dentro del ámbito exclusivo del módulo FI. El cual tiene las transacciones y recursos independientes del módulo MM.
2. Tipos de procedimientos
Cuando en el sistema se habla del ingreso de la factura del proveedor, en realidad se está asociando a una herramienta que permite la gestión de diferentes documentos y procedimientos; mencionaremos los distintos tipos que podrían presentaremos, a saber:
a) Factura
b) Abono (o nota de Crédito)
c) Cargo posterior
d) Descargo posterior
e) Anulación de la Factura
f) Bloqueo y desbloqueo de la factura
g) Facturación intercompañías
h) Visualización de los documentos
i) Registro parcial y temporario de la factura (Retener)
Cada una de estas opciones serán seleccionadas en la transacción correspondiente y llevarán asociadas procedimientos e información particular.
3. Documentos contables asociados
Cuando se efectúa el registro de un documento como los mencionados (factura, nota de crédito, nota de débito, etc.) se generarán en forma automática documentos contables que reflejen esta información en la Contabilidad de la Empresa y dependerá fundamentalmente, de la parametrización del sistema asociada a los requisitos contables definidos por el área correspondiente.
Toda vez que sea registrada una Factura asociada a un Pedido, quedará asociada a éste y registrada en su historial.