Unidad # 8
Lección # 1: Generalidades del documento
El ingreso de la factura del proveedor es una etapa incluida dentro del Proceso de compras de SAP y gestionado dentro del ámbito de MM. A fin de profundizar en su contenido y operatividad, veremos contenidos referidos a los siguientes conceptos:
· Etapa de participación en el Proceso
· Sector o integrantes de la empresa que lo procesan
· Interacción con otros documentos o módulos del sistema
· Procedimiento de creación de los documentos
· Diferentes opciones de documentos (Factura, nota de crédito, etc.)
· Mención y análisis de los datos principales
· Concepto de cancelación parcial o completa
· Información requerida para su gestión y creación de documentos FI
· Reporting o herramientas de listados y estadísticas de documentos
Características del documento
· El ingreso de la factura ocurre como consecuencia de la recepción de mercadería y por tanto la creación de una obligación de pago con el proveedor.
· Asociado a un documento ingresado manualmente, pero procesos de automatización pueden ocasionar que sean generados automáticamente.
· La Factura suele ser registrada en el sistema a partir de un Pedido como referencia y considerando los datos de la Entrada de Mercadería (EM) para la validación correcta de información.
· El proceso habitual es el registro de la Factura como etapa posterior al ingreso de la mercadería, SAP tiene previste y admite que se invierta el orden de los procedimientos
· Los datos que serán solicitados dependerán del tipo de documento a registrar y de la parametrización del sistema, ya que habrá datos que serán opcionales en casos estándar, pero podrán ser convertidos en obligatorio para asegurar su ingreso.
· El ingreso de la factura ocasionará la creación de un documento propio con la información contenida en él y de otro u otros que impactarán directamente en la contabilidad atraves del módulo FI.
· Siendo un documento que tiene alto impacto tanto en el modulo MM como FI, será fuertemente dependiente de la parametrización del sistema y de muy diversas validaciones que el sistema, de forma automática disparará durante el registro y verificación.
· Su interdependencia con el modulo FI ocasiona que le registro de factura recurra a diversos objetos definidos en la Contabilidad, como Cuentas contables, divisiones, indicadores de impuestos, condiciones de pago, etc.
· Recordando que bajo un mismo sistema y ambientes pueden varias sociedades legales el sistema permitirá el registro de facturas asociadas a cualquiera de ellas.
Al ingresar a la transacción será solicitado en la generalidad de los casos el documento de referencia del PEDIDO e indicando muy poca información, parte de la cual será obligatoria (ítems y cantidades a ingresar) y otra optativa (nota de entrega, textos, etc) el documento podrá ser registrado.
En casos particulares será solicitados los números de LOTE y/o serie según el material y algún dato adicional.
Pudiendo registrar facturas para diferentes Sociedad, es posible que en algunos casos, al ingresar a la transacción sea solicitado el código de la SOCIEDAD a la cual registrar el documento.
2.VERIFICACIÓN DE FACTURAS – PARTICIPACIÓN EN EL PROCESO DE COMPRAS
El sistema cuenta con procedimientos para su parcial o completa anulación, si fuera necesario
El documento continua al ingreso de la Mercadería aunque puede invertirse el orden cronológico y es el resultado de recibir y registrar la factura del proveedor y generar la obligación del pago.
3.TIPO DE PROCEDIMIENTOS
Cuando el sistema se habla del ingreso de la factura del proveedor, en realidad se está asociando a una herramienta que permite la gestión de diferentes documentos y procedimientos; mencionaremos los distintos tipos que podrían presentarnos, a saber:
· Factura
· Abono (nota de crédito)
· Cargo posterior
· Descargo posterior
· Anulación de la Factura
· Bloqueo y desbloqueo de la factura
· Facturación intercompañías
· Visualización de los documentos
· Registro parcial y temporaro de la factura (retener)
4.DOCUMENTOS CONTABLES ASOCIADOS
Cuando se efectua el registro de un documento como los mencionados (Factura, nota de crédito, nota de debito, etc) se generán en forma automática documentos contables que refelejen esta información en la contabilidad de la Empresa
Importante: Toda vez que sea registrada una factura asociada a un Pedido, quedar asociada a este y registrada a su historial.