✒️SAP MM / Facturación de Gastos Planeados y No Planeados Por German Giovannini

a Facturación de Gastos Planeados y No Planeados dentro del Procedimiento de Verificación de Facturas (MM-IV). Esta es un área importante para el manejo correcto de los costos adicionales asociados a la adquisición de bienes y servicios.

En SAP MM, los gastos adicionales a menudo incurridos durante el proceso de compra (como flete, aduanas, seguros, etc.) pueden ser gestionados de dos maneras en la verificación de facturas: como gastos planeados o como gastos no planeados. La forma en que se tratan impacta en cómo se registran contablemente y cómo se distribuyen los costos.

1. Facturación de Gastos Planeados (Planned Delivery Costs):

• Definición: Los gastos planeados son aquellos costos adicionales que se conocen y se acuerdan con el proveedor (o con un proveedor de servicios de transporte/aduanas separado) antes de la creación del pedido de compra. Estos costos se incluyen explícitamente como condiciones de precio separadas a nivel de cabecera o de posición dentro del pedido de compra (transacción ME21N).
• Características:
  • Visibilidad Temprana: Estos costos son visibles desde la creación del pedido.
  • Documento de Referencia: Están directamente ligados al pedido de compra.
  • Contabilización en la Recepción de Mercancías (Opcional): Si se configura adecuadamente, se pueden generar provisiones contables para estos costos en el momento de la recepción de mercancías (MIGO), utilizando cuentas de compensación específicas (por ejemplo, una cuenta de "Gastos de Flete Pendientes").
  • Facturación Específica: El proveedor de estos gastos planeados puede ser el mismo proveedor de los bienes o un proveedor diferente (por ejemplo, una empresa de transporte). En la verificación de facturas (MIRO), se pueden ingresar facturas específicas para estos gastos, referenciando el pedido de compra.
  • Distribución a las Posiciones del Pedido: El sistema puede distribuir los costos planeados a las diferentes posiciones del pedido, afectando el costo del material o servicio. La distribución puede basarse en la cantidad, el valor o un porcentaje.
  • Compensación de Cuentas: Al ingresar la factura del gasto planeado, se compensan las provisiones contables creadas en la recepción de mercancías (si se realizó esta contabilización).
• Procedimiento en MIRO:
  • Al referenciar el pedido en la MIRO, el sistema mostrará las condiciones de precio correspondientes a los gastos planeados.
  • Se ingresa la factura del proveedor de estos gastos, asignándola a las posiciones de gastos planeados en el documento de verificación de facturas.
  • El sistema compara el importe facturado con el importe esperado basado en el pedido.
  • Al contabilizar, se realizan los asientos contables correspondientes (pago al proveedor del gasto, compensación de provisiones, ajuste del costo del material si aplica).

2. Facturación de Gastos No Planeados (Unplanned Delivery Costs):

• Definición: Los gastos no planeados son aquellos costos adicionales que no se conocían o no se acordaron al momento de la creación del pedido de compra. Estos costos se informan por primera vez en la factura del proveedor de los bienes/servicios.
• Características:
  • Descubrimiento Tardío: Se conocen al recibir la factura.
  • Sin Condición en el Pedido: No existen condiciones de precio separadas para estos gastos en el pedido original.
  • Entrada Directa en MIRO: Se ingresan directamente en el documento de verificación de facturas (MIRO) a nivel de cabecera.
  • Distribución Proporcional: El sistema puede distribuir automáticamente estos costos no planeados a las diferentes posiciones del pedido en proporción al valor de las posiciones facturadas. También existe la opción de contabilizar estos costos a una cuenta de mayor específica.
  • Impacto en el Costo del Material: Al distribuirse a las posiciones del pedido, estos costos no planeados aumentan el costo de los materiales o servicios adquiridos.
  • Uso del Mismo Código de Impuesto: Generalmente, el código de impuesto utilizado para los gastos no planeados debe ser el mismo que el utilizado para las posiciones de los bienes/servicios.
• Procedimiento en MIRO:
  • Al referenciar el pedido en la MIRO, se ingresa el importe total de la factura, incluyendo los gastos no planeados.
  • En la cabecera del documento de verificación de facturas, existe un campo específico para ingresar el importe de los "Gastos Adicionales No Planificados" (Unplanned Delivery Costs).
  • El sistema, al contabilizar, distribuye este importe a las posiciones del pedido basándose en su valor relativo en la factura.
  • También se puede configurar para que estos gastos se contabilicen directamente a una cuenta de gasto específica (sin afectar el costo del material).

Diferencias Clave:

¡Absolutamente! Como consultor SAP MM, profundicemos en la Facturación de Gastos Planeados y No Planeados dentro del Procedimiento de Verificación de Facturas (MM-IV). Esta es un área importante para el manejo correcto de los costos adicionales asociados a la adquisición de bienes y servicios.

En SAP MM, los gastos adicionales a menudo incurridos durante el proceso de compra (como flete, aduanas, seguros, etc.) pueden ser gestionados de dos maneras en la verificación de facturas: como gastos planeados o como gastos no planeados. La forma en que se tratan impacta en cómo se registran contablemente y cómo se distribuyen los costos.

1. Facturación de Gastos Planeados (Planned Delivery Costs):

• Definición: Los gastos planeados son aquellos costos adicionales que se conocen y se acuerdan con el proveedor (o con un proveedor de servicios de transporte/aduanas separado) antes de la creación del pedido de compra. Estos costos se incluyen explícitamente como condiciones de precio separadas a nivel de cabecera o de posición dentro del pedido de compra (transacción ME21N).
• Características:
  • Visibilidad Temprana: Estos costos son visibles desde la creación del pedido.
  • Documento de Referencia: Están directamente ligados al pedido de compra.
  • Contabilización en la Recepción de Mercancías (Opcional): Si se configura adecuadamente, se pueden generar provisiones contables para estos costos en el momento de la recepción de mercancías (MIGO), utilizando cuentas de compensación específicas (por ejemplo, una cuenta de "Gastos de Flete Pendientes").
  • Facturación Específica: El proveedor de estos gastos planeados puede ser el mismo proveedor de los bienes o un proveedor diferente (por ejemplo, una empresa de transporte). En la verificación de facturas (MIRO), se pueden ingresar facturas específicas para estos gastos, referenciando el pedido de compra.
  • Distribución a las Posiciones del Pedido: El sistema puede distribuir los costos planeados a las diferentes posiciones del pedido, afectando el costo del material o servicio. La distribución puede basarse en la cantidad, el valor o un porcentaje.
  • Compensación de Cuentas: Al ingresar la factura del gasto planeado, se compensan las provisiones contables creadas en la recepción de mercancías (si se realizó esta contabilización).
• Procedimiento en MIRO:
  • Al referenciar el pedido en la MIRO, el sistema mostrará las condiciones de precio correspondientes a los gastos planeados.
  • Se ingresa la factura del proveedor de estos gastos, asignándola a las posiciones de gastos planeados en el documento de verificación de facturas.
  • El sistema compara el importe facturado con el importe esperado basado en el pedido.
  • Al contabilizar, se realizan los asientos contables correspondientes (pago al proveedor del gasto, compensación de provisiones, ajuste del costo del material si aplica).

2. Facturación de Gastos No Planeados (Unplanned Delivery Costs):

• Definición: Los gastos no planeados son aquellos costos adicionales que no se conocían o no se acordaron al momento de la creación del pedido de compra. Estos costos se informan por primera vez en la factura del proveedor de los bienes/servicios.
• Características:
  • Descubrimiento Tardío: Se conocen al recibir la factura.
  • Sin Condición en el Pedido: No existen condiciones de precio separadas para estos gastos en el pedido original.
  • Entrada Directa en MIRO: Se ingresan directamente en el documento de verificación de facturas (MIRO) a nivel de cabecera.
  • Distribución Proporcional: El sistema puede distribuir automáticamente estos costos no planeados a las diferentes posiciones del pedido en proporción al valor de las posiciones facturadas. También existe la opción de contabilizar estos costos a una cuenta de mayor específica.
  • Impacto en el Costo del Material: Al distribuirse a las posiciones del pedido, estos costos no planeados aumentan el costo de los materiales o servicios adquiridos.
  • Uso del Mismo Código de Impuesto: Generalmente, el código de impuesto utilizado para los gastos no planeados debe ser el mismo que el utilizado para las posiciones de los bienes/servicios.
• Procedimiento en MIRO:
  • Al referenciar el pedido en la MIRO, se ingresa el importe total de la factura, incluyendo los gastos no planeados.
  • En la cabecera del documento de verificación de facturas, existe un campo específico para ingresar el importe de los "Gastos Adicionales No Planificados" (Unplanned Delivery Costs).
  • El sistema, al contabilizar, distribuye este importe a las posiciones del pedido basándose en su valor relativo en la factura.
  • También se puede configurar para que estos gastos se contabilicen directamente a una cuenta de gasto específica (sin afectar el costo del material).

Diferencias Clave:

Importancia de la Correcta Gestión:

• Precisión Contable: Asegura que los costos se registren correctamente y se imputen a los objetos de costo adecuados (materiales, centros de costo, etc.).
• Transparencia de Costos: Proporciona una visión clara de todos los costos asociados a la adquisición.
• Control de Pagos: Permite verificar que se paguen los importes correctos tanto por los bienes/servicios como por los gastos adicionales.

En resumen, SAP MM ofrece mecanismos distintos para gestionar la facturación de gastos planeados y no planeados. Los gastos planeados se integran desde la etapa del pedido, permitiendo una planificación y contabilización más temprana, mientras que los gastos no planeados se manejan directamente en la verificación de facturas con una distribución basada en el valor de los ítems facturados. La elección entre uno u otro método depende de la previsibilidad y el acuerdo de estos costos durante el proceso de compra.